Umieszczenie wideo na stronie pozwala zwiększyć współpracę i zaangażowanie

Nie bez przypadku zdarza Ci się włączyć jeden filmik na YouTube, po czym skończyć oglądanie jakieś dwie godziny później. Wideo w Internecie to po prostu doskonała zabawa. Dlaczego więc nie wykorzystać tego w firmie? Gdy zarówno tekst, jak i wideo na ten sam temat są dostępne na tej samej stronie, 59% kadry kierowniczej wybiera wideo.

Oczywiście wciąż są sytuacje, kiedy trzeba organizować wideokonferencje. Może to być kreatywna burza mózgów, rozmowa kwalifikacyjna czy przegląd wyników. Każda rozmowa, która wymaga wymiany opinii, powinna odbywać się w czasie rzeczywistym, osobiście lub na platformie takiej jak Zoom. Z drugiej strony często organizowanie spotkania nie jest konieczne i zamiast tego możesz wysłać dokument, SMS lub e-mail. Oprócz tego jest jednak jeszcze wiele rozwiązań pośrednich. W takich przypadkach osadzenie asynchronicznego wideo daje kilka korzyści w porównaniu z wideokonferencjami lub wiadomościami tekstowymi. Oto one:

• możliwość dostępu do wideo w dogodnym czasie, co jest szczególnie ważne w przypadku rozproszonych zespołów pracujących w różnych strefach czasowych
• możliwość pokazywania zamiast werbalnego opisywania, tak jak podczas nagrana demonstracja na żywo
• jest to materiał, do którego członkowie zespołu mogą wracać do dowolnej chwili (oraz zatrzymywać, przewijać do przodu i przewijać do tyłu, aby zapoznać się z nim we własnym tempie)
• dla zapracowanych menadżerów jest to doskonały sposób, by przekazać coś zespołom w całej organizacji bez przeciążania ich harmonogramów lub konieczności powtarzania tego samego na wielu spotkaniach.

Istnieje też mnóstwo możliwych zastosowań.

Oto kilka sytuacji, w których można ograniczyć wirtualne lub osobiste spotkania i zastąpić je wideo.

Kiedy członkowie zespołu muszą zapisać wszystkie postępy, jakie poczynili w ciągu ostatnich 90 dni, tak duża ilość szczegółów może być przytłaczająca. Możesz więc umieścić to wszystko w szablonie przeglądu biznesowego Confluence Executive, a następnie ożywić prezentację oraz podzielić się swoimi emocjami za pomocą osadzonego wideo. Pracownicy dostaną krótkie podsumowanie do obejrzenia i szczegóły do przeczytania, a nikt w APAC nie będzie musiał siedzieć po nocy, by wziąć udział w spotkaniu. A dodatkowo możesz zadbać, aby kluczowe informacje były równie klarowne, jak podczas osobistej prezentacji.

Nowozatrudnieni pracownicy powinni zostać serdecznie powitani, ale trudno oczekiwać, by dyrektor generalny porozmawiał na czacie wideo z każdym z nich. Mogą również potrzebować, by ktoś obeznany zapoznał ich z określonym tematem. Zacznij od umieszczenia instrukcji wdrażania nowych pracowników w szablonie planu 90-dniowego w Confluence, a następnie w razie potrzeby dodaj wiadomości wideo. Może to być wiadomość powitalna od prezesa lub wyjaśnienie dotyczące ubezpieczenia przedstawione przez specjalistę ds. świadczeń — wszystko, co sprawia że pracownicy mogą poczuć związek z organizacją, nawet jeśli jeszcze nie postawili stopy w biurze.

Czasami potrzebna jest demonstracja, aby klarownie wyrazić myśl, zwłaszcza gdy członek zespołu zapoznaje się z nowym oprogramowaniem lub próbuje rozwiązać problem techniczny. Szablon artykułu dotyczącego rozwiązywania problemów w Confluence umożliwia udostępnienie filmu pokazującego użytkownikom zawartość ekranu wraz z listą pisemnych instrukcji i łączami do innych zasobów pomocy. Połączenie tekstu i wideo powinno zapewnić wystarczająco dużo szczegółów, aby ograniczyć zgłoszenia pomocy technicznej i sesje 1:1 z zespołem technicznym, przynosząc jednocześnie pomoc pracownikom o różnych poziomach biegłości technicznej.

Chcesz przedstawić plan strategiczny lub prezentację w swojej organizacji? Gdy trzeba zaprosić zapracowanych menedżerów, szefów działów, a może nawet członków zarządu, trudno jest zorganizować spotkanie ich wszystkich w jednym terminie, nawet wirtualnie. Przedstawienie im szablonu planu strategicznego Confluence umożliwia zaangażowanie wszystkich interesariuszy, ponieważ mogą oni zapoznać się ze szczegółami w dogodnym dla siebie czasie. Dodanie osadzonego wprowadzenia wideo lub podsumowania pomaga zaangażować wszystkich i pozwala Ci być bardziej komunikatywnym.

Pamiętaj jedynie, aby wideo były krótkie i na temat. Filmy trwające ponad dwie minuty są oglądane dużo mniej chętnie. A nie warto zastępować długich spotkań długimi filmami asynchronicznymi. Przecież chodzi o to, żeby zaoszczędzić czas!

Confluence umożliwia dodawanie niemal dowolnego rodzaju wideo do przestrzeni roboczej. W przypadku filmu zapisanego na komputerze wystarczy przesłać plik na stronę. Jeśli film jest online, wystarczy wkleić adres URL jako tekst. Jako Smart Link adres URL automatycznie wyświetli ikonę platformy wideo, informując odbiorców, że łącze doprowadzi na przykład do filmu na YouTube. Jeśli zostawisz Smart Link bez zmian, wideo otworzy się po jego kliknięciu. Możesz też osadzić wideo bezpośrednio na stronie, klikając łącze w trybie edycji i wybierając opcję „Display embed” (Wyświetl osadzone).

Ponadto Confluence oferuje szereg integracji upraszczających ten proces. Przykładowo integracja Loom ma łatwe w użyciu rozszerzenie dla przeglądarki Chrome, które umożliwia nagrywanie wideo bez opuszczania strony Confluence. Inne pomocne integracje to Microsoft Stream for Confluence oraz Advanced YouTube i Vimeo Integration. Jest nawet wtyczka Zoom Plugin na wypadek, gdyby odbycie spotkania było konieczne, ale chcemy zapisać jego nagranie dla potomności (i dla każdego, kto nie mógł w nim uczestniczyć).

Bez względu na to, jak to zrobisz, możesz dostosować rozmiar i położenie ramki wideo w Confluence, aby pracować z układem strony.

Asynchroniczne wideo pozwala członkom zespołu angażować się na własnych warunkach i we własnym czasie, co sprzyja zarówno więziom międzyludzkim, jak i efektywnemu dzieleniu się wiedzą. Współpraca nad projektami opiera się na ludzkim zrozumieniu, dzięki czemu zespoły mogą wprowadzać innowacje z dowolnego miejsca, czego właśnie potrzebujemy teraz — i zawsze.