Przewodnik po konstruowaniu projektów w zarządzaniu projektami

Czym jest konstruowanie projektu?

Konstruowanie projektu to proces polegający na planowaniu celów, struktury, zadań i rezultatów projektu oraz podejmowaniu decyzji dotyczących definicji jego ukończenia. Kierownicy projektów realizują proces konstruowania przed wdrożeniem, aby dostosować zespoły do celów projektu.

Opracowanie alternatywnych konstrukcji pomaga interesariuszom w wyborze najlepszego planu wykonania. Odpowiednio przygotowana konstrukcja projektu może uzyskać poparcie ze strony interesariuszy. Ważne jest, aby jak najszybciej uzyskać poparcie interesariuszy, co pozwoli uniknąć otrzymywania ich opinii na późnym etapie procesu — może to spowodować znaczne utrudnienia.

Jak przebiega konstruowanie projektu

Konstruowanie projektu odbywa się na wczesnym etapie pięciu faz zarządzania projektem. Konstrukcja ma charakter ogólnego szablonu poprzedzającego dalsze szczegółowe planowanie projektu.

Konstrukcja projektu wykorzystuje wykresy Gantta i schematy blokowe, aby zapewnić jego przegląd. Wyjaśnia plan, oś czasu i harmonogram projektu, ustanawiając punkt odniesienia dla zespołu i interesariuszy. Szablon planu projektu przedstawia konstrukcję projektu.

Dlaczego konstrukcja projektu jest ważna?

Konstrukcja projektu zapewnia jego rentowność i powodzenie oraz pomaga przekazać jego wartość zainteresowanym stronom. Na przykład możesz zademonstrować interesariuszom swoje plany i określić oczekiwania dotyczące całego projektu.
Oto niektóre z zalet konstrukcji projektu:

• Zapewnienie sukcesu projektu: bez wcześniejszego podsumowania potencjalnego zakresu i zasobów projektu będziesz tworzyć jego plan po omacku.
• Minimalizacja ryzyka: konstrukcja projektu będzie uwzględniać potencjalne przeszkody. W ten sposób możesz z wyprzedzeniem opracować sposoby na ich obejście.
• Maksymalizacja wykorzystania zasobów: po przygotowaniu konstrukcji projektu będziesz wiedzieć, jakie zasoby są dostępne i jak je lepiej wykorzystać.

Na etapie konstruowania projektu określane są wymagane zasoby i zapewniane jest ich efektywne wykorzystanie.

Kroki w procesie konstruowania projektu

Istnieje siedem kroków w procesie konstruowania projektu, które są ważne dla zespołów Agile, ponieważ upraszczają proces zarządzania projektami Agile i pozwalają zaplanować, w jaki sposób projekt będzie się rozwijał.

Aby opracować efektywną konstrukcję projektu, zespoły muszą postępować zgodnie z poniższymi siedmioma krokami:

Zdefiniowanie celów

Cele projektu powinny być jasne i osiągalne; nigdy nie powinny przekraczać możliwości członków zespołu.

Powinny również być zgodne z założeniami projektu i celami biznesowymi. Każdy kierownik projektu powinien rozważyć, czy cele projektu stanowią wartość dodaną dla produktów i klientów firmy.

System SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound) jest sprawdzoną metodą ustalania celów. Możesz użyć szablonu w Confluence, aby uzyskać pomoc. Pozwala on zespołowi wyznaczyć konkretne i mierzalne cele.

Określenie wyników

Nakreśl wymagane wyniki projektu i dostosuj je do jego celów. Wyniki powinny rozwiązywać problemy użytkowników związane z produktem, np. z jego funkcjonalnością i użytecznością. Krótko mówiąc, powinny one jeszcze bardziej ulepszyć produkt. Wynikiem może być na przykład poprawa przepływu sprzedaży produktu.

Ważne jest, aby pamiętać, że wyniki nie są rezultatami ani efektami pracy. Określają raczej sposób, w jaki klienci będą korzystać z dostarczanych produktów, oraz ich wartość dla klientów i firmy.

Nakreślenie wyników projektu zapewnia miarę sukcesu i definicję ukończenia. Na podstawie tych wyników można lepiej ocenić wpływ projektów.

Identyfikacja ryzyka

Zarządzanie ryzykiem ma zasadnicze znaczenie dla konstrukcji projektu. Zadaniem kierownika projektu jest przewidywanie problemów. Należy poszukać potencjalnych przeszkód, związanych np. z obecnymi możliwościami rozwoju, i określić ich wpływ na projekt.

Ryzyko obejmuje ograniczone zasoby, wysokie koszty lub pełzanie zakresu. Na przykład po zidentyfikowaniu pełzania zakresu jako potencjalnego ryzyka można je ograniczyć, tworząc jasne parametry projektu oraz identyfikując rezultaty i dążąc do ich osiągnięcia.

Tworzenie strategii projektu

Strategia jest podstawą planu projektu i pozwala zespołowi osiągnąć założone cele przy jednoczesnym przestrzeganiu ograniczeń projektowych. Strategię należy tworzyć w tym samym czasie co przegląd projektu, aby zapewnić precyzję wykonania.

Aby stworzyć doskonałą strategię projektu, przeanalizuj podobne projekty i wyciągnij z nich wnioski. Może to pomóc zidentyfikować typowe pułapki i przygotować się na nie. Po określeniu kilku potencjalnych strategii rozważ zalety i wady każdej z nich i wykorzystaj swoje badania, aby wybrać najlepszą. Proces ten jest częścią ciągłego doskonalenia.

Ustalenie budżetu

Następnym krokiem jest opracowanie budżetu na podstawie informacji zebranych w poprzednich krokach. Budżet projektu będzie zależał od jego wymaganych zasobów. Darmowy szablon budżetu dostępny w Jirze jest niezwykle przydatny przy tworzeniu budżetu projektu.

Opracowanie budżetu pomaga zmniejszyć prawdopodobieństwo wzrostu kosztów i niewłaściwej alokacji zasobów. Interesariusze doceniają kierowników projektów, którzy trzymają się budżetu.

Przygotowanie planu awaryjnego

Ważne jest, aby stworzyć plan awaryjny na wypadek każdego zidentyfikowanego ryzyka. Na przykład może zaistnieć potrzeba poinformowania klientów o zmianie, zwłaszcza jeśli zmiana ta zasadniczo wpływa na podstawową funkcję produktu. Jeśli tego rodzaju zmiana nie zostanie odpowiednio zakomunikowana, może wiązać się z ryzykiem utraty użytkowników. Plan awaryjny może więc obejmować szkolenie w zakresie wdrażania i obsługi klienta kładące nacisk na informowanie klientów o wszelkich zmianach.

Śledzenie rezultatów

Dobrze opracowana konstrukcja projektu zawiera szczegółowe informacje na temat elementów dostarczanych. Ważne jest, aby monitorować i śledzić postępy w dostarczaniu poszczególnych elementów w trakcie projektu — w ten sposób można kontrolować, czy zespół trzyma się celu, mieści się w budżecie i dotrzymuje terminów.

Jira pomaga kierownikom projektów śledzić dostarczane elementy za pomocą wykresów Gantta lub tablic Kanban w celu monitorowania postępów projektu.

Jak opracować najlepszą konstrukcję projektu

Aby opracować efektywną konstrukcję dla swojej firmy, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach:

• Zadbaj o skuteczną komunikację. Komunikacja i przejrzystość mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Jira zawiera zaawansowane plany działania ułatwiające komunikację. Umożliwiają one zespołom współpracę oraz wizualizację tablic, projektów i filtrów w celu uzyskania wglądu w konstrukcję. Za pomocą Confluence można utworzyć dokumentację projektu i zorganizować zespół.
• Zaangażuj interesariuszy. Jak najszybsze uzyskanie poparcia interesariuszy gwarantuje, że projekt spełni ich oczekiwania.
• Dostosuj się do zmian. Szybko reaguj na zmiany, sprawdzając plan awaryjny i sprawnie rozwiązując pojawiające się problemy. Jira umożliwia realizację planu, ponieważ z wyprzedzeniem wskazuje wszelkie możliwe przeszkody. Co więcej, Jira integruje się z Confluence, zapewniając płynne zarządzanie projektami.

Odnieś sukces w konstruowaniu projektów, korzystając z Jiry

Teraz, gdy rozumiesz już, na czym polega konstruowanie projektów, możesz wykorzystać ten proces w swoim kolejnym przedsięwzięciu. Efektywna konstrukcja projektu jest podstawą sukcesu i zapewnia jego realizację na czas i w ramach założonego budżetu.

Jira pozwala opracować efektywną konstrukcję projektu oraz pomaga zespołowi w zrozumieniu jego celów i dzieleniu się nimi z innymi członkami. Korzystaj z Confluence i Jiry do śledzenia projektów i tworzenia dokumentacji.

Jak zdefiniować zakres projektu?

Zakres projektu określa wszystkie jego aspekty, w tym terminy i oczekiwane rezultaty. Opisuje granice projektu i pomaga dokładnie przedstawić jego charakter kluczowym interesariuszom.

Zakres projektu staje się dokumentem pozwalającym członkom zespołu zrozumieć wyniki projektu.

Jaka jest różnica między zakresem projektu a celami projektu?

Zakres projektu to ogólny wynik projektu. Nakreślasz w nim wszystkie zadania i oczekiwane rezultaty konkretnego projektu. Cele projektu definiują końcowy efekt projektu i to, co zespół chce osiągnąć. Celem może na przykład być właściwość, która zwiększy wydajność produktu.

W jaki sposób struktura projektu przyczynia się do jego ogólnego sukcesu?

Dobrze zaprojektowany plan projektu pozwala zwiększyć wydajność, zminimalizować ryzyko i poprowadzić projekt do korzystnej realizacji. Struktura projektu łączy w sobie szczegóły projektu w celu zapewnienia przejrzystości, dając zespołowi pewność wydajności w działaniu.