Czym jest czas wdrażania? Definicja i strategie optymalizacji

Definicja czasu wdrażania

Czas wdrażania to czas, który upłynął od rozpoczęcia procesu do jego zakończenia. Można go zastosować do każdego procesu obejmującego zestaw czynności. Przykładowo wysoce spersonalizowany produkt, taki jak dzieło sztuki, może mieć długi czas wdrażania ze względu na związane z nim unikalne, zorientowane na klienta wymagania. Produkty standaryzowane, takie jak odkurzacze, mogą mieć krótki czas wdrażania z uwagi na ustalone procesy produkcyjne i zarządzanie zapasami.

Wskaźniki czasu wdrażania są kluczowe dla zrozumienia i optymalizacji różnych procesów biznesowych. Stanowią one istotną część planowania strategicznego i podejmowania decyzji, prowadząc do poprawy zadowolenia klientów i ciągłego doskonalenia.

Rodzaje czasu wdrażania

Istnieją trzy rodzaje czasu wdrażania:

• Czas wdrażania klienta to czas między złożeniem zamówienia przez klienta a otrzymaniem przez niego produktu. Często zaczyna się od potwierdzenia zamówienia, ale może obejmować czas składania zamówienia. Zawiera w sobie przygotowanie produktu, pakowanie i wysyłkę, a kończy się ostateczną dostawą.
• Czas wdrażania materiałów jest często wykorzystywany w procesie wytwarzania produktu. Określa czas między zidentyfikowaniem zapotrzebowania na materiały a ich otrzymaniem. Przykładowo jeśli producent używa surowej stali, czas wdrażania materiału obejmuje określenie potrzebnej ilości i gatunku, złożenie zamówienia u dostawcy, ustalenie czasu wdrażania dostawcy, aby materiały były zgodne ze specyfikacjami, pakowanie i wysyłkę.
• Czas wdrażania produkcji to czas potrzebny do wytworzenia produktu, gdy wszystkie surowce są już dostępne. Ten wewnętrzny wskaźnik czasu wdrażania nie obejmuje wysyłki do klientów, ale kończy się statusem gotowości produktu. Przykładowo czas wdrażania produkcji przy tworzeniu oprogramowania obejmuje zebranie wymagań, opracowanie specyfikacji projektowania i rozwoju, stworzenie, przetestowanie i wydanie oprogramowania.

Chociaż są mierzone oddzielnie, można je uwzględnić w skumulowanym czasie wdrażania, który obejmuje cały cykl, np. od surowca do rąk klienta.

Komponenty czasu wdrażania

Czas wdrażania dzieli się na określone elementy, które pomagają mierzyć, śledzić i optymalizować procesy. Komponenty te obejmują:

• Przetwarzanie wstępne zawiera w sobie czynności wykonywane przed zakupem materiałów lub produktów, takie jak identyfikacja wymagań, utworzenie zadania lub zestawienia prac oraz zakup. Działania te poprzedzają złożenie rzeczywistego zamówienia i mogą się różnić w zależności od branży.
• Przetwarzanie obejmuje czas od otrzymania zamówienia do wytworzenia produktu. W przypadku rozwoju oprogramowania jest to czas stworzenia nowej funkcji. W przypadku produkcji to czas wytworzenia fizycznego produktu.
• Czas oczekiwania to czas między przetwarzaniem wstępnym a przetwarzaniem. Przykładowo jeśli produkt znajduje się w strategicznym harmonogramie, ale poprzedzają go projekty, czas oczekiwania to czas, jaki upłynął między złożeniem zamówienia a rozpoczęciem przetwarzania.
• Przechowywanie oznacza czas przechowywania produktu w obiekcie, takim jak magazyn, przed wysyłką.
• Transport to czas, w którym produkt jest przewożony, od opuszczenia magazynu do dotarcia do klienta.
• Kontrola ma miejsce, gdy klient musi sprawdzić, czy produkt odpowiada jego wymaganiom. W przypadku wyprodukowanych elementów może to być badanie, czy produkt działa zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku rozwoju oprogramowania jest to zwykle okres testowania akceptacyjnego przez użytkowników. We wszystkich przykładach czas kontroli może obejmować wprowadzanie poprawek do produktu.

Czynniki wpływające na czas wdrażania

Wiele czynników może mieć wpływ na czas wdrażania, w tym:

• Dostępność dostawcy: Twoje prognozy dotyczące czasu wdrażania są tylko tak dobre, jak prognozy dostawcy. Jeśli dostawca nie jest w stanie zabezpieczyć materiałów, jego czas wdrażania wydłuża się.
• Niezawodność dostawcy: jakość materiałów otrzymanych przez dostawcę może wpłynąć na czas wdrażania, zwłaszcza jeśli produkty wymagają naprawy lub wymiany.
• Procesy produkcyjne: każdy etap procesu produkcyjnego może wydłużyć lub skrócić czas wdrażania. Efektywne procesy poprawiają czas wdrażania, podczas gdy te nieprzejrzyste lub złożone mogą go wydłużyć.
• Poziomy zapasów: niski poziom zapasów w okresie dużego popytu może wydłużyć czas wdrażania. Jednak zbyt duża ilość zapasów wymagających przechowywania może również prowadzić do nieefektywnego przetwarzania zamówień.
• Transport: na czas wdrożenia może wpłynąć odległość, jaką produkty muszą pokonać między magazynem a klientem, albo to, czy muszą one przejść odprawę celną lub kontrolę regulacyjną.
• Jakość: niezawodność Twoich produktów i to, czy spełniają one oczekiwania klientów, mogą skutkować wysyłką produktów zastępczych. Kiedy tak się dzieje, czas wdrażania od zamówienia do dostawy z grubsza się podwaja.
• Popyt: zapotrzebowanie na produkty może mieć charakter sezonowy. Przykładowo jeśli produkujesz meble ogrodowe, popyt wzrasta w ciepłych miesiącach. Jeśli proces produkcyjny nie nadąża za popytem, może to spowodować zaległości w realizacji zamówień. Każda chwila, gdy zamówienie jest zaległe, wydłuża średni czas wdrażania.
• Komunikacja: słaba komunikacja między zespołami lub z dostawcami i spedytorami może powodować nieefektywność. Przykładowo zamówienia mogą nie być wysyłane, gdy produkt jest dostępny, albo może wystąpić opóźnienie w zamawianiu surowców.
• Zdarzenia zewnętrzne: pandemia covid zakłóciła łańcuch dostaw, powodując długi czas wdrażania. Wpływ na niego mogą mieć także inne wydarzenia, takie jak klęski żywiołowe, przerwy w dostawie prądu, budowa dróg i wydarzenia polityczne.

Jak mierzyć czas wdrażania

Ogólny wzór obliczania czasu wdrażania to data zakończenia procesu minus data rozpoczęcia procesu.

W przypadku określonych typów czasu wdrażania wzory są następujące:

• Czas wdrażania produkcji to suma czasu produkcji, czasu zakupu i czasu wysyłki.
• Czas wdrażania zapasów to suma czasu opóźnienia dostawy i czasu opóźnienia ponownego zamówienia.
• Czas wdrażania realizacji zamówienia to data dostawy zamówienia minus data otrzymania zamówienia.

Strategie skracania czasu wdrażania

Istnieje wiele sposobów skrócenia czasu wdrażania, a wszystkie prowadzą do opracowania strategii, która mierzy, śledzi i optymalizuje każdy etap procesów. Ten iteracyjny proces jest integralną częścią ogólnej strategii produktowej. Oto kilka sposobów na skrócenie czasu wdrażania:

Optymalizacja procesów

Przejrzyj procesy, które przyczyniają się do wydłużenia czasu wdrażania. Jeśli znajdziesz niepotrzebne kroki lub marnotrawstwo, wyeliminuj je. Pamiętaj, że optymalizacja procesu może wymagać dodania nowych kroków w celu skrócenia czasu wdrażania.

Przykładowo jeśli przeglądy regulacyjne wpływają na czas wdrażania, określ szybkość przeróbek gotowych produktów. Przypisz osobę lub zespół, aby zrozumieć zgodność i sprawdzić, czy specyfikacje spełniają te wymagania. Pomocne mogą być również dodatkowe kroki, takie jak testowanie zgodności gotowych produktów. Chociaż te kroki mogą początkowo wydłużyć czas wdrażania produkcji, to mogą też skrócić skumulowany czas wdrażania Twoich produktów.

Jeśli kupujesz surowce, sprawdź szybkość ponownego zamówienia i odrzucenia z powodu problemów z jakością. Poszukaj możliwości poprawy jakości. Może to być określenie jaśniejszych wymagań dotyczących potrzebnych materiałów, audyt jakości różnych dostawców oraz przegląd sposobu przechowywania i wykorzystania materiałów.

Automatyzacja

Zautomatyzowane raporty podczas planowania projektu i każdej fazy zarządzania projektem mogą Cię ostrzec o niskim poziomie zapasów, dłuższych niż zwykle terminach wdrażania, zmiennym zapotrzebowaniu klientów i błędach w zakresie zgodności. Dzięki narzędziom takim jak raporty Jira możesz śledzić czasy cyklu oraz zgłoszenia, które na nie wpływają. Przykładowo kumulacyjny diagram przepływu może pomóc w wykrywaniu zatorów w czasie rzeczywistym, a wykres kontrolny może dostarczyć analiz cyklu i czasu wdrażania.

Dodatkowe kroki automatyzacji mogą obejmować alerty po osiągnięciu określonego poziomu zapasów, błędy krytyczne podczas testowania produktu lub wyzwalacze działające po przesłaniu opinii przez klienta. Aby usprawnić dostarczanie, wprowadź automatyzację wpływu czasu realizacji jako standardową funkcję zarządzania projektami.

Zarządzanie relacjami z dostawcami

Poznaj swoich dostawców i odpowiednio się przygotuj. Nawet najtańsze produkty mogą stać się najdroższymi, jeśli ich modyfikacje, zawodność lub niespójna dostępność wydłużą czas realizacji. Zarządzanie relacjami z dostawcami jest kluczowe w celu pozyskiwania wysokiej jakości materiałów, negocjowania cen i postępowania z materiałami odrzuconymi lub wymagającymi powtórnej obróbki.

Wybierając dostawców, sprawdź ich czasy realizacji, lokalizację i niezawodność. Lokalni dostawcy często mogą oferować szybsze dostawy, a bliskość pozwala na nawiązanie lepszych relacji. W przypadku wystąpienia problemu dobre relacje z dostawcą mogą pomóc w szybkim przezwyciężeniu wyzwań.

Techniki Lean manufacturing

Lean manufacturing to filozofia i praktyka opracowana przez Toyotę, którą wiele firm przyjęło w celu wyeliminowania marnotrawstwa w swoich procesach. Jej celem jest dostarczenie klientom jak największej wartości przy wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów. Zasady Lean obejmują:

• Zidentyfikowanie wartości poprzez mapowanie strumienia wartości. Jest to analiza wartości dostarczanej klientowi na każdym etapie procesu. Pozwala ona określić i wyeliminować działania oferujące niewielką lub żadną wartość, na które firmy poświęcają czas i zasoby.
• Utworzenie przepływu dzięki usunięciu wąskich gardeł i skutecznemu określeniu kolejności etapów procesu od początku do końca.
• Wdrożenie systemu ssącego poprzez wytwarzanie produktów zgodnie z rzeczywistym popytem. Pozwala to ograniczyć nadmierne zapasy, ponieważ produkowane jest tylko to, co niezbędne i wtedy, gdy jest potrzebne.

Zasady Lean dążą do uzyskania doskonałości produktów i procesów poprzez wprowadzanie działań związanych z ciągłym doskonaleniem w całym cyklu rozwoju produktu.

Optymalizacja czasu realizacji dzięki Jirze

Jira zapewnia analizy w czasie rzeczywistym, które mogą pomóc w skróceniu czasu realizacji i ogólnym zarządzaniu pracą. Od zarządzania prognozami po śledzenie czasu rozwiązania — Jira pomaga zespołom wcześnie identyfikować i eliminować problemy.

Raportowanie Agile w Jirze pomaga zespołom identyfikować nadmierne zaangażowanie i pełzanie zakresu w sprintach, śledzić postępy na wykresach spalania i ulepszać oszacowania prac dzięki wykresom prędkości.

W środowiskach Lean i Agile wykorzystuje się Jirę do optymalizacji przepływów pracy, aby zapewnić ciągłe dostarczanie i doskonalenie.

Czas realizacji: często zadawane pytania

Co stanowi przykład czasu realizacji?

Czas realizacji może dotyczyć dowolnego produktu lub dowolnej usługi. Przykładowo, będąc pośrednikiem w obrocie nieruchomościami i pomagając rodzinie kupić dom, czasy realizacji mogą być następujące:

• Wyszukanie dostępnych nieruchomości wymaga czterech godzin.
• Prezentowanie potencjalnych domów trwa dwa dni.
• Zabezpieczenie zaakceptowanej oferty może nastąpić w ciągu dwóch dni.
• Inspekcja trwa 10 dni.
• Realizacja płatności poprzez rachunek depozytowy wymaga pięciu dni.

Mogą wystąpić dodatkowe kroki z czasami realizacji, takie jak zabezpieczenie finansowania, negocjowanie napraw itp. Dzięki zoptymalizowanemu procesowi czas realizacji od rozpoczęcia przez rodzinę procesu zakupu do wprowadzenia się do nowego domu może wynieść zaledwie 31 dni.

Jaka jest różnica między czasem realizacji a czasem obsługi?

Czas realizacji i czas obsługi mierzą różne działania. Czas realizacji to czas, który upłynął od rozpoczęcia do zakończenia procesu, takiego jak realizacja zamówienia klienta lub produkcja części składowej.

Czas obsługi mierzy czas trwania procedury, takiej jak zamówienie posiłku w restauracji lub wizyta w przychodni. W przypadku przychodni czas obsługi to czas przebywania pacjenta w przychodni: rejestracja, oczekiwanie na wizytę u lekarza, spotkanie z lekarzem i zapłata za wizytę. Czas realizacji jest zazwyczaj krótszy i obejmuje więcej zmiennych. Przykładowo pacjent może czekać dłużej, jeśli inny pacjent z poważniejszą dolegliwością zostanie potraktowany priorytetowo.

Czy czas realizacji i czas dostawy to to samo?

Ludzie używają tych pojęć zamiennie, ale czas realizacji i czas dostawy to nie to samo. Czas realizacji to czas potrzebny na ukończenie określonego procesu biznesowego, który może obejmować dostawę, ale nie musi. Czas dostawy to bardziej szczegółowy termin, określający czas, który upłynął od złożenia zamówienia przez klienta do jego dostarczenia.