Uproszczenie tworzenia harmonogramu zasobów obejmującego wiele projektów
Przeglądaj tematy
Odpowiedni harmonogram zasobów pozwala utrzymać płynność pracy zespołu. Gdy zasoby są właściwie przydzielane, projekty są realizowane na czas, a produktywność wzrasta.
W dziedzinie zarządzania projektami tworzenie harmonogramu zasobów może być nie lada wyzwaniem, szczególnie dla menedżerów projektów. W przypadku dużych zespołów i wielu strumieni pracy łatwo o nieprawidłowe zarządzanie zasobami firmy. Gdy trzeba dopasować zasoby do projektów bez powodowania konfliktów, wystarczy jedna nieoczekiwana sytuacja, aby realizacja planów się skomplikowała.
W tym artykule określimy definicję tworzenia harmonogramu zasobów i jego znaczenie w zarządzaniu projektami, a także wspomnimy o typowych wyzwaniach z nim związanych.
Użyj bezpłatnego szablonu harmonogramu projektu w Jirze, aby usprawnić tworzenie harmonogramu zasobów.
Czym jest tworzenie harmonogramu zasobów?
Tworzenie harmonogramu zasobów polega na przydzielaniu zasobów do określonych zadań i projektów w wyznaczonych ramach czasowych. W zależności od branży zasobami mogą być członkowie zespołu, sprzęt lub obiekty.
Każdy ma dostęp do harmonogramu zasobów, który określa zobowiązania czasowe i obowiązki w całym cyklu życia projektu, pomagając ustrzec się nieporozumień.
W przypadku większości zespołów tworzenie harmonogramu zasobów polega na udzieleniu odpowiedzi na trzy pytania:
- Jakich zasobów potrzebuje ten projekt?
- Kiedy będą potrzebne te zasoby?
- Czy te zasoby są dostępne?
Udzielenie odpowiedzi na te pytania pozwala wszystkim działać zgodnie z planem i zapobiega opóźnieniom.
Znaczenie tworzenia harmonogramu zasobów w zarządzaniu projektami
Bez harmonogramu zasobów zachowanie kontroli nad zmieniającymi się priorytetami jest o wiele bardziej skomplikowane. Planowanie zasobów pozwala utrzymać tempo prac mimo ograniczonych zasobów i napiętych terminów.
Oto dlaczego utworzenie harmonogramu zasobów jest tak ważne:
Zwiększona wydajność realizacji projektów
Istnieje kilka sposobów na zrujnowanie wydajności projektu, od przypisywania niewłaściwych zasobów po zbyt późne delegowanie zadań. Utworzenie harmonogramu zasobów pozwala menedżerom zobaczyć cały zakres projektu i potrzeby każdego projektu.
Załóżmy, że potrzebujesz starszego programisty do pracy nad firmową aplikacją, ale nie utworzysz harmonogramu zasobów. Może się zdarzyć, że zbyt późno zorientujesz się, iż programista musi współpracować z zespołem finansowym, co zmusi Cię do zmiany harmonogramu projektu.
Tworzenie harmonogramu zasobów pozwala przypisać wszystkie zasoby i zadania podczas fazy planowania projektu. Wówczas nie musisz się martwić o rozwiązywanie konfliktów związanych z zasobami.
Zapobieganie nadmiernej alokacji zasobów
Załóżmy, że masz w zespole starszego programistę pracującego nad nową aplikacją. Czy zajmuje się on także nową witryną internetową? A co z zarządzaniem czatbotami, które chcesz uruchomić w tym samym czasie? Jeśli proces decyzyjny uwzględnia tylko to, kiedy programista jest dostępny, łatwo go przeciążyć pracą.
Zarządzanie zasobami pozwala równomiernie rozłożyć prace, aby uniknąć wypalenia. Dzięki niemu wiesz, czy ktoś wziął na siebie za dużo obowiązków albo nie jest zbytnio obciążony pracą.
Zapobieganie nadmiernej alokacji ma sens finansowy. Jeśli Twój harmonogram zasobów nie istnieje lub jest błędny, można się spodziewać przypisania zbyt wielu zasobów do projektu. Dodatkowe zasoby zwiększają ostateczny koszt i ograniczają zdolność zespołu do wykonywania innych zadań.
Oprogramowanie do planowania zasobów powstrzymuje nadmierną alokację. Opanowanie jego obsługi może jednak zająć trochę czasu. Oceń średnią produktywność swojego zespołu, aby zapewnić sprawiedliwą alokację zadań.
Poprawia harmonogram i realizację projektu
Typowy projekt może mieć przypisanych wiele terminów. Aby wprowadzić nową funkcję do swojej witryny, zaplanuj kontrole projektu, testy użytkowników i przegląd budżetu.
Może to stać się zagmatwane, jeśli nie używasz narzędzi do zarządzania zasobami. Nadmierna alokacja, niezauważone zależności między zadaniami i inne czynniki mogą spowodować niedotrzymanie terminu.
Planowanie zasobów pozwala zespołowi zobaczyć wszystkie zasoby i projekty, a Tobie utworzyć sensowną oś czasu projektu. Może nie warto spędzać teraz paru godzin na doskonaleniu projektu witryny, jeśli ta praca spycha inne projekty na dalszy plan.
Realizację projektu usprawniają również ulepszone osie czasu. Wszyscy są zadowoleni, gdy projekty są gotowe na czas i spełniają główne parametry.
Zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów
Planowanie zasobów pokazuje, w jaki sposób zespół wykorzystuje swoje zasoby. Czy członkowie zespołu siedzą bezczynnie, ponieważ ich projekty nie wypełniają całego dnia pracy? Czy członkowie zespołu pracują ponad swoje siły?
Optymalne wykorzystanie zasobów osiągasz, gdy uzyskujesz najwyższą produktywność swoich zasobów przy minimalnym marnotrawstwie. Ręczne znalezienie tej równowagi jest prawie niemożliwe.
Bez planowania zasobów tracisz ogólny obraz zasobów i ich dostępności. Rozpoznanie niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywanych zasobów staje się trudne i możesz mieć problemy z efektywnym przypisywaniem ról.
Planowanie zasobów prezentuje zadania każdego członka zespołu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można się szybko dostosować, gdy pojawią się problemy. Możesz na przykład zmienić przypisanie zadania na osobę, która ma więcej czasu i umiejętności, lub zrównoważyć możliwości zespołu.
Typowe wyzwania związane z planowaniem zasobów
W idealnym świecie planowanie zasobów byłoby wolne od drobnych problemów. Harmonogramy byłyby dotrzymywane bez większych tarć, a zasoby zawsze dostępne.
Zespoły często borykają się z ograniczeniami projektu, różnymi zakresami i rozbieżnymi interesami. Przykładowo zespół ds. treści chce wykorzystać nowego freelancera do tworzenia blogów internetowych, podczas gdy zespół ds. reklamy uważa, że treść nowej reklamy powinna być na pierwszym miejscu.
Ustalanie priorytetów jest istotną częścią planowania zasobów. Oto cztery typowe wyzwania, które możesz napotkać:
Konflikty zasobów i nadmierna alokacja
Nadmierna alokacja może być największym problemem Twojego zespołu. Proste planowanie zasobów zwykle zapobiega ekstremalnym przypadkom nadmiernej alokacji. Problem jest jednak bardziej trwały niż się wydaje.
Powiedzmy, że przydzielasz komuś trzy równoległe zadania, z których każde zajmuje jedną trzecią dnia pracy. To pozostawia niewielki margines. Jeśli jeden projekt pozostanie w tyle, pracownik będzie musiał w stresie walczyć także o realizację pozostałych. I już mamy w zespole konflikt zasobów.
Wyeliminowanie problemów z nadmierną alokacją przy pomocy planowania zasobów może być niemożliwe, ale można ograniczyć ich występowanie. Upewnij się, że masz plan zarządzania zasobami i pilnuj aktualizacji.
Kierowanie dostępnością zasobów i umiejętnościami
Planowanie zasobów ułatwia przypisywanie zadań, ale co, jeżeli ktoś nie jest dostępny?
Jeśli polegasz na arkuszach kalkulacyjnych i tablicach, możesz mieć trudności ze znalezieniem niezbędnych informacji. Przegląd tego, kto pracuje nad konkretnym projektem nie pomoże, gdy szukasz określonych umiejętności lub dostępności.
Dzięki oprogramowaniu, takiemu jak Jira, i jego narzędziom do zarządzania zasobami możesz śledzić harmonogram i umiejętności każdego członka zespołu. To oprogramowanie pozwala wykryć potencjalne wąskie gardła, zanim staną się prawdziwymi przeszkodami, oraz zastosować taktyki, takie jak bilansowanie zasobów.
Bilansowanie zasobów oznacza przesunięcia terminów wykonania zadań w celu uwzględnienia ograniczonych zasobów. Przykładowo jeśli jeden projektant musi pracować nad dwiema kampaniami reklamowymi, można wydłużyć oś czasu projektu zamiast zatrudniać kolejnego projektanta.
Zarządzanie zmianami i niepewnością
Planowanie zasobów pomaga zespołowi zarządzającemu projektami reagować na zmiany, ale może nie wystarczyć, jeśli harmonogram ma ograniczoną przestrzeń.
Może się pojawić nowy klient, a jedna z pracowniczek może pójść na urlop macierzyński. Jak sobie z tym poradzisz, jeśli harmonogram jest wypełniony i nie masz dodatkowych zasobów?
Masz trzy opcje: możesz wstrzymać projekt, wydłużyć terminy lub zatrudnić nowych pracowników.
Korzystanie z oprogramowania sprawia, że zmianami łatwiej zarządzać. Dzięki Jirze otrzymujesz automatyczne powiadomienia o zmianach i masz więcej czasu, aby wymyślić, co zrobić.
Równoważenie wielu projektów i priorytetów
Każdy członek zespołu ma swoje projekty i priorytety. Prawidłowe planowanie zasobów pomaga łagodzić trudności, ale nie jest to jedyne rozwiązanie. Można przeoczyć indywidualne motywacje. Kluczowe znaczenie ma regularna komunikacja z zespołem.
Poproś o aktualizacje projektu i zachowaj otwartość na krytykę.
Nawet jeśli cele członków zespołu są zgodne, i tak musisz zrównoważyć różne projekty. Planowanie zasobów nie wyjaśnia, jak ustalać priorytety. Nabierz dystansu i krytycznie zastanów się nad celem każdego projektu.
Nadanie priorytetu planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami za pomocą Jiry
Wiele zmiennych łączy się ze sobą, aby zarządzanie projektem działało. Jedną z nich jest doskonały plan zasobów. Tablica Kanban w Jirze pomaga równoważyć obowiązki zespołu i realizować projekty na czas. Dzięki Jirze możesz łatwo przypisać zadania właściwej osobie. Tablice Jiry zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w możliwości zespołu i śledzenie każdego zgłoszenia.
Dzięki funkcjom, takim jak tablice wieloprojektowe i analizy, Jira może Cię odciążyć. Pozwól Jirze analizować szczegóły projektu i przedstawiać pomysły w oparciu o typ zgłoszeń i wydajność sprintów w przeszłości. Jeśli coś jest nie tak, Jira pozwala szybko przenosić zadania i przywracać równowagę w zespole.
Planowanie zasobów jest procesem ciągłym. Nie przestawaj oceniać i korygować, aby jak najlepiej wykorzystać każdy projekt i zespół. Jira oferuje Ci narzędzia i analizy służące temu celowi.