Jak prowadzić skuteczne sesje tworzenia tablic — siedem wskazówek strategicznych

Na czym polega tworzenie tablic?

Tworzenie tablic to technika współpracy polegająca na wizualnej burzy mózgów na tablicy fizycznej lub wirtualnej. Takie podejście umożliwia zespołom rejestrowanie pomysłów i ilustrowanie koncepcji w sposób interaktywny, zwiększając jednocześnie kreatywność i zaangażowanie.

Dzięki tablicom każdy członek zespołu czuje się zachęcony do udziału w sesji burzy mózgów, a to z kolei poprawia komunikację w zespole. Tak powstaje kreatywne środowisko, w którym można dalej udoskonalić te pomysły i przekształcić je w możliwe do zrealizowania strategie. Tablice to zaawansowane narzędzie do rozwiązywania problemów i wizualizacji pomysłów. Dzięki diagramom, wykresom i pomocom wizualnym złożone pomysły stają się bardziej przystępne i użyteczne dla każdego.

Sesje tworzenia tablic pomagają zapewnić koordynację działań interesariuszy ze wspólnymi celami projektu. Dlatego są one korzystne w fazie inicjowania cyklu życia projektu, która jest kluczowym etapem zarządzania projektem, kiedy to kierownik projektu ustala zakres i cele. Podczas tej fazy zespół i jego interesariusze mogą tworzyć pomysły na realizację projektu, zanim opracują pełny plan.

Dlaczego zespoły biznesowe prowadzą sesje tworzenia tablic?

Sesje tworzenia tablic to dynamiczne platformy zachęcające do współpracy. Pomagają również generować pomysły, które stanowią rozwiązania problemów lub uruchamiają nowe strumienie przychodów. Główne cele sesji tworzenia tablic:

• Współpraca: Tworzenie tablic sprzyja zaangażowaniu członków zespołu. Zyskują oni przestrzeń, w której mogą swobodnie dzielić się pomysłami i opiniami. Czują się słyszani, gdy inni rozważają ich pomysły. Tworzenie tablic może dać im taką możliwość.
• Wizualizacja: Zapisywanie pomysłów na tablicy pomaga przekształcić abstrakcyjne pomysły w konkretne wizje, które pomogą wszystkim je zrozumieć i udoskonalić. Może to również pomóc grupie, w której pojawiają się rozbieżne pomysły. Przykładowo jeśli Twój zespół prowadzi burzę mózgów nad nowym projektem, możesz użyć schematów blokowych, aby zwizualizować, jak wszystkie kolejne etapy projektu są ze sobą powiązane.
• Zaangażowanie: Wizualny charakter tablic zachęca do interakcji i zaangażowania wszystkich uczestników. Dzieje się tak dlatego, że bardzo łatwo jest wnieść wkład w sesję tworzenia tablicy. Poza tym udział w dyskusji i możliwość zobaczenia swojego pomysłu na tablicy przynosi satysfakcję.

• Produktywność: Tworzenie tablic zwiększa produktywność zespołu poprzez szybkie rejestrowanie pomysłów i możliwość skupienia się na spisanych pomysłach. Czynność zapisywania lub rysowania na tablicy stymuluje kreatywność, co prowadzi do tworzenia produktywnych pomysłów.

Siedem najlepszych praktyk strategii tworzenia tablic

Tworzenie tablic to świetny sposób na współpracę w zespołach w czasie rzeczywistym bez względu na ich lokalizację. Umożliwia prowadzenie burzy mózgów, udostępnianie plików i przekazywanie opinii w jednym miejscu.

Poniżej znajduje się siedem najlepszych praktyk dotyczących bardziej skutecznych strategii prowadzenia sesji tworzenia tablic.

1. Wyznaczenie celów

Sesja bez wyznaczonych celów może szybko wymknąć się spod kontroli. Określ cele dla każdej sesji tworzenia tablicy. Wyraźnie nakreśl swoje oczekiwania dotyczące wyników i poziomu udziału wszystkich uczestników.

2. Utrzymywanie porządku dzięki programowi

Podobnie jak w przypadku wszystkich spotkań zespołu tu również należy zapewnić uczestnikom ustrukturyzowany program. Uwzględnij cele i harmonogram spotkania. Przykładowo wskaż, ile czasu planujesz poświęcić na poszczególne burze mózgów, dzielenie się pomysłami i omawianie tych najbardziej obiecujących. Ostatni punkt powinien zawierać przegląd tego, co udało się osiągnąć. Powinien również zawierać kolejne kroki lub czynności do wykonania.

3. Zarządzanie tablicą

Kluczowym elementem każdej sesji jest zarządzania pomysłami na tablicy. Efektywne zarządzanie tablicą pozwala zobaczyć, jak pomysły są ze sobą powiązane. Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• Utwórz sekcje: Podziel tablicę na sekcje za pomocą linii lub kształtów.
• Oznacz pomysły kolorami: Użyj kilku różnych kolorowych markerów do tablic. Przypisz inny kolor do każdej kategorii pomysłu.
• Użyj karteczek samoprzylepnych: Zapisz każdy pomysł na karteczce samoprzylepnej. Pozwala to na przemieszczanie pomysłów bez konieczności ich wymazywania i przepisywania.

• Zbuduj mapę myśli: Stwórz mapę myśli za pomocą linii w celu łączenia pokrewnych pomysłów.

4. Zachęta do wysuwania kreatywnych i zabawnych pomysłów

Jeśli chcesz, aby sesja tworzenia tablic była zabawna i kreatywna, musisz wcześniej ustalić podstawowe zasady. Musisz także stworzyć środowisko, w którym kwitnie kreatywność. Wymaga to poinformowania uczestników, że spotkanie jest bezpieczną przestrzenią, w której wszystkie pomysły są akceptowane. Uczestnicy muszą widzieć, że nikt nie będzie wyciągał konsekwencji w związku wysuwanymi pomysłami.

Skorzystaj z pomocy entuzjastycznego facylitatora, który ożywi spotkania. Musi to być ktoś, kto potrafi stworzyć na spotkaniu atmosferę współpracy i nadać mu odpowiednią dynamikę. Rozpoczęcie sesji od ćwiczenia integracyjnego lub gry może również pomóc uczestnikom poczuć się swobodnie i przygotować grunt do sesji kreatywnych pomysłów.

5. Konsolidowanie pomysłów na przyszłość

Gdy wszystkie pomysły znajdą się na tablicy, określcie kluczowe tematy lub ich cechy wspólne. Następnie skonsolidujcie je w celu wykorzystania do dalszych działań. Oznacza to ustalenie, jak poszczególne pomysły odnoszą się do siebie, i pogrupowanie ich według podobieństwa. Jeśli tablica została już podzielona na sekcje, po prostu zapisz i udokumentuj tematy lub sekcje.

6. Podsumowanie sesji tworzenia tablic

Po połączeniu pomysłów w grupy podsumuj główne punkty i wyniki sesji, aby mieć pewność, że wszyscy wiedzą, jak wyniki mogą wpłynąć na zespół lub firmę. Podsumowanie pomaga uczestnikom przypomnieć sobie ważne punkty rozmowy. Zapewnia również, że wszyscy są zgodni co do wyników rozmowy.

7. Omówienie kolejnych kroków

Pod koniec sesji określ czynności do wykonania na podstawie rozmów prowadzonych podczas tworzenia tablicy. Przypisz te kolejne kroki odpowiednim członkom zespołu. Następnie możesz wprowadzić te zadania do oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić i monitorować pracę.

Doskonal swoją strategię tworzenia tablic dzięki tablicom Confluence

Kiedy już znasz powyższe najlepsze praktyki i rozumiesz, dlaczego tworzenie tablic jest tak korzystne, musisz przenieść je na wyższy poziom i poprawić skuteczność sesji.

Jednym z najlepszych sposobów jest użycie narzędzia do wizualizacji opartego na współpracy. Warto wybrać narzędzie, do którego członkowie zespołu mają dostęp niezależnie od tego, gdzie przebywają.

Tablice Confluence to wirtualne tablice wbudowane w Confluence, które zapewniają elastyczność Twoim projektom. Możesz łatwo importować zgłoszenia Jira na tablicę lub przekształcać pomysły bezpośrednio w strony Confluence. Edytuj zgłoszenia Jira i strony Confluence, nie opuszczając tablicy.

Dzięki nieskończonemu obszarowi roboczemu tablice Confluence stają się dla zespołu najlepszym miejscem do współpracy, w którym można tworzyć i przeprowadzać burze mózgów. Członkowie zespołu mogą szybko przejść od generowania pomysłów do realizacji, eliminując lukę między koncepcją a wykonaniem w zespołach interdyscyplinarnych. Tablice funkcjonują w ramach Confluence, dlatego nie trzeba opuszczać pojedynczego źródła rzetelnych informacji. Wszystkie Twoje pomysły, plany i zadania znajdują się w jednym centrum.

Tablice Confluence

Jak prowadzić sesję z użyciem tablicy?

Przed sesją ustal cele i program prac na tablicy. Następnie zapewnij każdemu dostęp do potrzebnych narzędzi (takich jak oprogramowanie do wirtualnej tablicy). Przedstaw przykładowe pomysły, aby zespół zrozumiał oczekiwane wyniki.

Rozpocznij sesję od ćwiczenia integracyjnego lub gry. Pomoże to wszystkim poczuć się swobodnie i zapewni miłą atmosferę współpracy. Aby przeprowadzić burzę mózgów, podziel duże zespoły na mniejsze grupy, dzięki czemu każdy będzie miał szansę w niej uczestniczyć.

Przydziel każdemu członkowi limit czasu na przedstawienie pomysłów, aby każdy pomysł otrzymał odpowiednią ilość uwagi. Pamiętaj, aby nie odrzucać pomysłów na etapie burzy mózgów — możesz je dopracować później. Utrzymuj dyskusje na dany temat. Na koniec udokumentuj i zapisz wszystkie pomysły na tablicy, aby wykorzystać je w późniejszym procesie podejmowania decyzji.

Na czym polega burza mózgów przy użyciu tablicy?

Burza mózgów przy użyciu tablicy to proces oparty na współpracy, w którym kilka osób generuje nowe pomysły. Wykorzystuje on tablicę jako wizualną przestrzeń roboczą służącą do rejestrowania pomysłów za pomocą list, rysunków, karteczek samoprzylepnych lub załączonych plików. Zespoły mogą ukończyć proces osobiście lub wirtualnie za pomocą oprogramowania tablicy. Celem jest opracowanie wizualnej reprezentacji pomysłów wygenerowanych i dopracowanych przez zespół. Zespoły mogą następnie odwoływać się do pomysłów podczas kolejnych sesji roboczych.

Dlaczego tablice są tak skuteczne?

Tablice są skuteczne, ponieważ są proste w użyciu. Sprawdzają się również bardzo dobrze w przypadku szybkiego rejestrowania pomysłów. Wizualne narzędzie do dokumentowania pomysłów jest kluczowe w każdym kreatywnym przedsięwzięciu. Obejmuje to wymyślenie nowych funkcji produktu, szacowanie terminów na osi czasu projektu lub tworzenie lejka e-mail marketingu.

Tablice mogą wzbogacić każdą koncepcję dzięki prostemu diagramowi lub ilustracji. Ponadto pomysły są łączone za pomocą linii i innych elementów wizualnych. Ogólnie rzecz biorąc, tablice pomagają usprawnić komunikację w zespole, zapewniając przestrzeń, w której można wizualizować pomysły i koncepcje, co skłania do bardziej ukierunkowanej dyskusji wokół nich.

Jakie są potencjalne wyzwania związane z wdrażaniem strategii obejmujących tablicę?

Podobnie jak w przypadku każdej sesji kreatywnej burzy mózgów, korzystanie z tablicy stanowi wyzwanie dla każdego zespołu lub facylitatora. Przykład:

• Istnieje bardzo realna groźba wystąpienia nadmiaru informacji. Zbyt duża liczba pomysłów na tablicy może utrudnić ustalenie, które z nich należy traktować priorytetowo, a sam bałagan wizualny może być wystarczający, aby wprowadzić zamieszanie. Pomysły mogą zostać zagubione w natłoku zarejestrowanych koncepcji. A jeśli nie śledzisz przebiegu sesji, próba udokumentowania jej wyników może sprawić niemały kłopot.
• Kolejnym wyzwaniem jest uczestnictwo członków. Jak na każdym spotkaniu, znajdą się osoby, które będą chciały zdominować dyskusję, podczas gdy inni członkowie będą siedzieć cicho. Jeśli facylitator nie przyzna każdemu członkowi określonego czasu na wypowiedź, niektórzy mogą nie mieć możliwości zabrania głosu podczas sesji.

• Pojawiają się też trudności techniczne. W przypadku tradycyjnych tablic nie ma możliwości wykonywania zrzutów ekranu i cyfrowego manipulowania pomysłami w czasie rzeczywistym. Dokumentowanie wyników sesji wymaga ręcznego sporządzania notatek i robienia zdjęć tablicy aparatem lub telefonem.

Możesz łatwo poradzić sobie z tymi wyzwaniami dzięki odpowiedniej platformie. Tablice Confluence ułatwiają prowadzenie sesji z wykorzystaniem tablicy osobiście lub zdalnie, przy użyciu narzędzia wbudowanego w platformę Confluence. Możesz szybko rejestrować pomysły i korzystać z różnych elementów cyfrowych, aby wzbogacić sesję, takich jak karteczki samoprzylepne, naklejki, etykiety i minutniki. Co więcej, dzięki wieloosobowej edycji każdy ma szansę przedstawić swoje pomysły na tablicy.

• Podaj kilka przykładów potencjalnych wyzwań, takich jak ograniczenia czasowe, problemy z dostępnością, przeszkody techniczne itp.

• Omów, jak pokonać te wyzwania za pomocą odpowiednich narzędzi do obsługi tablic (takich jak tablice Confluence).