Zrozumienie faz zarządzania projektem
Znaczenie etapów pomiędzy „do zrobienia” a „zrobione”
Przeglądaj tematy
Cykl życia projektu dzieli się na pięć faz zarządzania projektem: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie, zamknięcie. Fazy te stanowią schemat postępowania, pozwalający Tobie i Twojemu zespołowi uporządkować proces realizacji skomplikowanego projektu.
Poznaj Sofię. Sofia kieruje zespołem HR w swojej firmie. Przed nią ogromny projekt polegający na przedefiniowaniu całego procesu wdrażania nowych pracowników.
Większość z nas (w tym Sofia) postrzega projekty w perspektywie dwóch faz: rozpoczęcia i zakończenia.
Na proces ten składa się jednak wiele więcej elementów. To trochę jak pieczenie ciasta. Nie da się przejść prosto od zbioru przypadkowych składników do pysznego, polanego lukrem kulinarnego arcydzieła. Trzeba przecież zrobić zakupy, przygotować stanowisko pracy, prawidłowo wymieszać składniki i smakować poszczególne półprodukty.
Fazy zarządzania projektem to poszczególne kroki, które należy wykonać, aby rozpocząć projekt i doprowadzić do jego pomyślnego ukończenia. Zrozumienie ich pomoże Ci tworzyć dokładniejsze plany, lepiej szacować realistyczne ramy czasowe i podchodzić do projektów w bardziej strategiczny i zorganizowany sposób.
Na przykładzie Sofii i jej zespołu przyjrzyjmy się typowemu cyklowi życia projektu i fazom, które go tworzą.
5 etapów cyklu życia zarządzania projektem
Można pomyśleć, że pięć etapów to sporo (zwłaszcza jeśli przywykliśmy do myślenia o projektach wyłącznie w kategoriach „początku” i „końca”). Każda faza służy jednak odrębnemu celowi, jakim jest robienie postępów w sposób, który ostatecznie da najlepsze rezultaty.
Podobnie jak alfabet, fazy te mają ustaloną kolejność. Aby czerpać korzyści z cyklu życia zarządzania projektem, wszystkie fazy trzeba pokonać zgodnie z tą sekwencją.
Faza 1: Inicjacja projektu
Proces wdrażania nowych pracowników zdecydowanie wymaga modernizacji, a Sofii i jej zespołowi bardzo na tym zależy. Myślisz, że pierwszym krokiem jest przygotowanie planu i harmonogramu? Nie tak szybko.
Planowanie nie jest pierwszym krokiem w cyklu życia projektu — jest nim inicjacja.
Na tym etapie projekt nie jest zatwierdzony, a jego realizacja jeszcze nie postępuje. Zespół Sofii najpierw definiuje jego bardzo ogólne założenia, by ustalić, czy do projektu w ogóle warto przystępować. W tym celu muszą określić:
- Uzasadnienie biznesowe projektu
- Korzyści z jego ukończenia (tj. jaki szerszy cel biznesowy zostanie osiągnięty)
- Główne końcowe rezultaty
- Czym będzie przejawiać się pomyślne ukończenie projektu
Sofia i członkowie jej zespołu tak odpowiedzieli na te pytania:
- Uzasadnienie biznesowe: Firma Sofii boryka się z dużą rotacją pracowników. Większość pracowników odchodzi w ciągu pierwszych 12 miesięcy zatrudnienia.
- Korzyści: Zmodyfikowany proces wdrażania będzie bardziej przejrzysty, usprawni komunikację i zwiększy zaangażowanie nowych pracowników podczas pierwszych kilku miesięcy pracy w firmie, co powinno przełożyć się na ich długoterminowe zatrzymanie.
- Końcowe rezultaty: Zespół HR potrzebuje udokumentowanej procedury jako punktu odniesienia i podstawy zarządzania całym procesem, a także pulpitu online dla pracowników, z którego będą korzystać w pierwszych tygodniach zatrudnienia.
- Wskaźniki pomyślnego ukończenia projektu: 15% wzrost retencji pracowników w okresie do końca czwartego kwartału i co najmniej 85% pozytywnych opinii od nowych pracowników.
Wszystkie te elementy można zilustrować na plakacie projektu, do którego zespół Sofii może się następnie odwoływać, zawsze gdy konieczne będzie spojrzenie na całość z szerszej, bardziej ogólnej perspektywy.
Po przeanalizowaniu wszystkich tych czynników zespół musi odpowiedzieć sobie na pytanie: czy projekt jest wykonalny i wart realizacji?
Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zespół uzyskuje zgodę na przeprowadzenie projektu (gdy to konieczne) i przechodzi do następnej fazy. A jeśli jest przecząca? Nie ma powodu do paniki. Zespół wraca do początku i sprawdza, czy istnieje inny sposób rozwiązania problemu, na przykład za pomocą szablonu plakatu projektu.
Faza 2: Planowanie projektu
Sofia zdefiniowała już ogólne założenia projektu, zatem czas na zagłębienie się w szczegóły. W tej fazie Sofia i jej zespół opracują faktyczny plan realizacji projektu.
Mimo palącej chęci przejścia do właściwej pracy, na etapie planowania w żadnym wypadku nie można pójść na skróty. Skuteczne planowanie pozwala bowiem zapobiec wielu głównym przyczynom niepowodzenia projektu, takim jak niedopracowana wizja i cele, słaba komunikacja i niedokładne oszacowanie potrzebnego czasu.
A ponieważ samo planowanie wymaga czasu i wysiłku, warto upewnić się, że zostało ono odpowiednio uwzględnione w ramach projektu.
Pytania, na które Sofia i jej zespół muszą sobie odpowiedzieć w tej fazie, to między innymi:
- Jaki jest cel projektu?
- Jakie są jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
- Jaki jest zakres projektu?
- Jaki budżet jest do dyspozycji?
- Jakie ryzyko wiąże się z projektem?
- Którzy członkowie zespołu biorą udział w projekcie?
- Jakie zadania będą do wykonania?
- Jakie kamienie milowe należy osiągnąć?
Najlepiej zacząć od sformułowania celu projektu, korzystając z koncepcji SMART. Skrótowiec ten pochodzi od angielskich wyrazów oznaczających kolejno: skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie.
Kierując się tymi pięcioma postulatami, Sofia i jej zespół w następujący sposób określają cel projektu, jakim jest modernizacja procesu wdrażania nowych pracowników:
Stworzenie nowego procesu wdrażania pracowników, który będzie ich edukować i angażować, aby zwiększyć retencję pracowników o 15%. Nowy program powinien zostać uruchomiony w terminie do 25 stycznia 2021 r.
Teraz Sofia i jej zespół wiedzą dokładnie, do czego dążą. Ale żadnego celu nie da się osiągnąć za pomocą życzeniowego myślenia czy trzymania kciuków za udane zakończenie. Zespół musi teraz ustalić, jakie konkretne zadania są do wykonania.
Pomóc w tym może stworzenie struktury podziału pracy (WBS). Dzięki temu cały projekt zostanie podzielony na zadania przedstawione w formacie graficznym, przez co wszyscy uczestnicy będą mieć wyraźny obraz czynności do wykonania w ramach projektu. Sofia i jej zespół zidentyfikowali następujące zadania:
- Przeprowadzenie ankiety wśród obecnych pracowników w celu uzyskania opinii na temat aktualnego procesu wdrażania
- Przeprowadzenie wywiadów z menedżerami na temat elementów, które chcieliby uwzględnić w procesie
- Stworzenie ogólnego zarysu nowego procesu wdrażania/planu 90-dniowego
- Nagranie samouczków wideo na potrzeby pulpitu dla pracowników, zawierających dodatkowe wyjaśnienia
- Stworzenie cyfrowego pulpitu dla pracowników
- Uruchomienie portalu, w którym nowi pracownicy mogą poprosić o pomoc
- Zaprojektowanie procedur i list kontrolnych na potrzeby procesu wdrażania nowych pracowników
- Umieszczenie filmów i dokumentacji na pulpicie dla pracowników
Gdy zespół wie, czego dokładnie wymaga projekt, o wiele łatwiej stwierdzić, ile czasu zajmie jego realizacja, jakie zasoby będą potrzebne i od czego należy zacząć.
Wtedy można też określić, kim są kluczowi uczestnicy projektu (w tym przypadku zespół HR, zespół programistów, grafik i zespół odpowiedzialny za treści), a także wszystkie zależności występujące między zadaniami i zasobami. Zależności oznaczają aspekty projektu, które są ze sobą powiązane.
Oto przykład zależności między dwoma zadaniami: materiałów nie można umieścić na pulpicie dla pracownika, zanim pulpit zostanie faktycznie stworzony. Innymi słowy jedno zadanie musi zostać ukończone przed przejściem do następnego. Innym przykładem jest sytuacja, w której zespół programistów nie może pomóc przy tym projekcie, dopóki nie skończy przeprojektowywania witryny firmy. Oznacza to, że dostępność danego zasobu zależy od innego czynnika.
Zespół Sofii, pamiętając o tych zależnościach, może teraz uszeregować poszczególne zadania w odpowiedniej kolejności i przypisać każdemu z nich termin realizacji na osobnych listach rzeczy do zrobienia.
Wtedy otrzymają plan projektu. Powinien on być udokumentowany i przechowywany w miejscu dostępnym dla całego zespołu (idealnie sprawdzi się tutaj aplikacja Confluence).
Faza 3: Wykonanie projektu
W tej fazie wykonywana jest właściwa, najtrudniejsza praca.
Zespół Sofii dokłada wszelkich starań, aby wykonać wszystkie zidentyfikowane zadania składające się na projekt. Opracowuje procedury, nagrywa filmy, przeprowadza wywiady itd.
W trakcie wykonywania poszczególnych zaplanowanych zadań będą jednocześnie znajdować się w kolejnej fazie...
Faza 4: Monitorowanie projektu
Wróćmy do porównania z pieczeniem ciasta. Czy wystarczy raz spojrzeć na przepis, a następnie tylko przypatrywać się z podziwem, jak powstaje najwspanialsze ciasto na świecie? Raczej nie.
Gdy rozbijamy jajka i mieszamy składniki, stale wracamy do przepisu, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Co pięć minut sprawdzamy piekarnik, aby upewnić się, że góra się nie przypala. Po prostu doglądamy swojego pięknego ciasta.
Projekty rządzą się dokładnie tymi samymi prawami i na tym właśnie polega faza monitorowania. Trwa ona równolegle do fazy wykonywania projektu. Sofia będzie oceniać projekt w regularnych odstępach czasu, aby mieć pewność, że zespół:
- Dotrzymuje terminów realizacji zadań
- Unika przesuwania granic zakresu projektu
- Nie przekracza budżetu
- Stale skupia się na nadrzędnym celu (w trakcie wykonywania projektu można bowiem stracić z oczu jego ogólne założenie — to znana wszystkim pułapka „pojedynczych drzew zamiast lasu”)
Monitorowanie znacznie ułatwia użycie oprogramowania do zarządzania projektami. Zwiększa ono widoczność całego projektu i centralizuje wszystkie rozmowy oraz informacje związane z projektem.
Ponadto regularne spotkania dotyczące stanu projektu pomagają całemu zespołowi robić dalsze postępy. Ten cotygodniowy szablon notatek ze spotkania ułatwia odnotowywanie tematów dyskusji, decyzji i czynności do wykonania będących ich następstwem.
Jeśli Sofia zauważy, że sprawy nie toczą się zgodnie z planem, może albo od razu skierować projekt z powrotem na właściwe tory, albo wprowadzić poprawki do pierwotnego planu projektu, aby uwzględnić ten nowo obrany kierunek.
Faza 5: Zamknięcie projektu
Zespół skończył pracę! Wprowadził nowy, ulepszony proces wdrażania pracowników. Jest gotowy uczcić swoje zwycięstwo lunchem i już nie wracać do tego projektu.
Jednak przed ogłoszeniem sukcesu konieczne jest wykonanie czynności fazy zamknięcia, aby dopiąć wszystko na ostatni guzik. Korzyści z tych elementów to między innymi:
- Przeprowadzenie analizy post-mortem lub spotkania retrospektywnego w celu omówienia, co się udało, a co mogłoby zostać wykonane lepiej
- Przygotowanie raportu końcowego projektu i ewentualne przedstawienie go zainteresowanym stronom
- Umieszczenie całej dokumentacji projektu w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu, aby można było korzystać z niej w przyszłości (również tutaj aplikacja Confluence sprawdzi się jako jedno uporządkowane miejsce do przechowywania!)
Po wykonaniu tak ciężkiej pracy projekt zasługuje na pozytywne zapisanie się w pamięci. Mimo że właściwe zadania projektowe są już zakończone, faza zamknięcia jest ważna, aby pozostawić dobre wrażenie oraz wytyczyć pozytywny kierunek przyszłych projektów.