Skalowanie wdrażania zespołu za pomocą Confluence

Określenie jasnych (i konkretnych) oczekiwań dotyczących onboardingu dzięki funkcjom Confluence

W tej ankiecie SHRM 23% respondentów stwierdziło, że jasne wytyczne — w tym ich konkretne obowiązki — mogłyby zapobiec szybkiemu odejściu. Podczas gdy uniwersalny dokument onboardingowy jest pomocny w nauce podstaw, zasoby specyficzne dla danej roli są znacznie korzystniejsze, jeśli chodzi o szczegółowe zrozumienie zadań na danym stanowisku. Każdy pracownik musi znać swoje unikatowe obowiązki w organizacji.

Można to osiągnąć, konfigurując różne elementy strony w Confluence, aby odpowiadały różnym rolom pracowników. Przykładowo:

• Twórz „czynności do wykonania”, które pracownicy mogą odhaczać po ich zakończeniu, tworząc w ten sposób listę rzeczy do zrobienia. Możesz przykładowo pomóc pracownikowi skonfigurować świadczenia w określonych terminach.
• Utwórz w Confluence osobne tabele. Mogą one zawierać oczekiwania dotyczące osiągnięć pracownika w zakresie onboardingu w ciągu 30 dni, 60 dni, 90 dni lub kombinacji każdego z tych terminów.

• W ramach głównych dokumentów onboardingowych utwórz łącza do konkretnych dokumentów projektowych, aby pracownicy byli natychmiast informowani o projektach, do których mają dołączyć.

Jednocześnie można tworzyć osobne strony zespołów, aby pomóc w określeniu unikatowych ról w kontekście firmy. Chcesz, aby dział HR wprowadził określone obowiązki, zakres odpowiedzialności i oczekiwania dla każdego członka zespołu? Użyj ograniczeń strony, aby ograniczyć edycję do danej osoby. W ten sposób każdy nowy pracownik uzyska kontekst, którego potrzebuje od zespołów i osób, które najlepiej znają jego rolę.

Skalowanie procesu onboardingu za pomocą szablonów

Jeśli udało Ci się przeczytać powyższą sekcję, pewnie już przewracasz oczami.

Nowa strona dla każdego pracownika? To będzie dużo pracy. Mój dział obejmuje przecież wiele ról. Przykładowo dział marketingu może obejmować nawet 20 różnych ról, a tworzenie materiałów onboardingowych dla każdej z nich byłoby czasochłonne. Jednak dzięki szablonom Confluence można ograniczyć nakład pracy. Użyj szablonów Confluence, aby utworzyć spójne plany onboardingu i zasoby szkoleniowe dla nowych członków zespołu. Wypełnij te szablony wszystkimi niezbędnymi informacjami, takimi jak:

• Szczegóły projektu
• Wytyczne dotyczące marketingu/brandingu
• Informacje kontaktowe, aby mogli skontaktować się z kluczowymi pracownikami w celu uzyskania pomocy

• Automatycznie wbudowane podręczniki dla pracowników

W Confluence można utworzyć nową stronę na podstawie gotowego szablonu HR. Konfigurujesz nową, specyficzną dla stanowiska stronę dla nowego pracownika? Confluence może automatycznie wypełnić informacje z podręcznika pracownika i wprowadzenia do firmy bez dodatkowej pracy.

Korzystanie z komentarzy śródwierszowych w celu wspierania nowych pracowników

W pewnym momencie napotkasz trudności. Bez względu na to, ile informacji przyswoi pracownik, bez względu na to, jak bardzo będzie się starał odwoływać do istniejącej dokumentacji, zanim w pełni wdroży się w projekty Twojego zespołu, będzie musiał dostosować się do nowych warunków.

Ale to nic takiego. Confluence oferuje funkcje współpracy śródwierszowej, takie jak oznaczanie tagiem „@” komentarzy przeznaczonych dla konkretnego użytkownika i komentowanie stron, które pomagają wszystkim zachować spójność podczas rozwiązywania tych problemów. Nowi pracownicy zadawać pytania w komentarzach do strony. Można też zaangażować przedstawiciela działu HR, aby pomógł pracownikowi wdrożyć się do pracy.

Przykładowo, jeśli nowy pracownik dołącza do przestrzeni zespołu po raz pierwszy, może użyć komentarzy śródwierszowych, aby skierować konkretne pytania do pracowników, którzy mogą znać na nie odpowiedzi. Pomaga to uniknąć bałaganu i komentarzy, które każdy może zobaczyć, co sprawia, że przestrzeń zespołu działa sprawnie, nawet gdy nowy pracownik się aklimatyzuje.

Oddzielenie danych dotyczących onboardingu pracowników od pozostałych projektów

Confluence udostępnia funkcje tagowania tematów, które pomagają wyodrębnić różne typy treści. Ułatwia to również przeszukiwanie dokumentów i komunikacji pracowników. Załóżmy na przykład, że nowy członek zespołu musi odwołać się do swojej dokumentacji onboardingu. W takim przypadku może najpierw wyszukać tag onboarding — oddzielając te informacje od pozostałych informacji dotyczących istniejących projektów.

Tak naprawdę tagów można używać do wielu różnych celów. Przykładowo możesz oznaczyć informacje o świadczeniach i urlopach oraz wymagania pracownicze tagiem „zasady firmy”, ułatwiając nawigację nowym pracownikom.

Możesz także użyć etykiet, aby cele projektu były bardziej przejrzyste dla nowych członków zespołu. Oznaczaj tagami cele zespołu i projektu — a także odpowiednie strony, które ich dotyczą — i zadbaj o rozróżnienie nadrzędnych założeń projektu od dokumentacji pomocniczej. Dzięki temu nowi pracownicy będą mieli bardziej przejrzysty plan działania.

Zapewnienie pracownikowi poczucia przynależności do zespołu

Niezbyt przyjemny fakt: liczba niezaangażowanych pracowników przewyższa liczbę zaangażowanych pracowników prawie dwa do jednego. A zaangażowanie jest często wynikiem pracy zespołowej. Im szybciej pracownicy poczują się wartościowymi członkami zespołu, wnoszącymi spójny wkład, tym bardziej prawdopodobne jest, że poczują się zaangażowani w pracę.

Jak zauważa Harvard Business Review: „Badania wykazały, że pracownicy z bliskimi relacjami w pracy są bardziej produktywni, kreatywni i chętni do współpracy”.

Jak wykorzystać oprogramowanie, takie jak Confluence, do wspierania pracy zespołowej? To proste: należy w pełni wykorzystać funkcje komunikacji. Możesz przykładowo użyć Confluence i Trello razem do prowadzenia onboardingu. Członkowie zespołu mogą wspólnie blogować lub używać reakcji emoji, aby wyrazić swoją osobowość — pomaga to wspierać ducha współpracy, zamiast poczucia odhaczania kolejnych pozycji z listy. (Idealnym rozwiązaniem jest jednoczesne korzystanie z Confluence i Trello).

Provide communication training

Baza wiedzy Confluence może być wbudowana w co najmniej jednej przestrzeni — strony będą tworzone w przestrzeni zespołu lub projektu. Z czasem można przekształcić ją w bazę wiedzy zespołu lub organizacji, która będzie służyć wielu pracownikom. Od Ciebie zależy dopasowanie typu przestrzeni do jej zastosowań. Baza wiedzy do onboardingu może być jak podręcznik dla nowych pracowników, zapewniający wszystkie szczegóły tego, co muszą wiedzieć i jakie zadania muszą wykonać podczas onboardingu. Przestrzeń zespołu może być wspólną przestrzenią, do której pracownik dołącza, gdy już zapozna się z celami i projektami swojego zespołu.

Encourage open and honest feedback

Baza wiedzy Confluence może być wbudowana w co najmniej jednej przestrzeni — strony będą tworzone w przestrzeni zespołu lub projektu. Z czasem można przekształcić ją w bazę wiedzy zespołu lub organizacji, która będzie służyć wielu pracownikom. Od Ciebie zależy dopasowanie typu przestrzeni do jej zastosowań. Baza wiedzy do onboardingu może być jak podręcznik dla nowych pracowników, zapewniający wszystkie szczegóły tego, co muszą wiedzieć i jakie zadania muszą wykonać podczas onboardingu. Przestrzeń zespołu może być wspólną przestrzenią, do której pracownik dołącza, gdy już zapozna się z celami i projektami swojego zespołu.