Jak przezwyciężyć problem słabej komunikacji w miejscu pracy
Jak skończyć z syzyfową pracą i zrobić coś więcej
Przeglądaj tematy
Firmy mierzą się z niezliczonymi trudnościami, ale jedna z najczęstszych wiąże się ze słabą komunikacją. Skuteczne planowanie projektu wymaga, aby do wszystkich zainteresowanych docierały odpowiednie informacje.
Nieporozumienie dotyczące nawet prostej kwestii może wywołać w firmie poważny problem. Słaba komunikacja w pracy ogranicza wydajność i pogarsza morale pracowników.
W tym artykule wyjaśniamy, jak dostrzec nawyki prowadzące do słabej komunikacji w firmie, określamy potencjalne przyczyny i przedstawiamy sugestie dotyczące poprawy kultury komunikacji.
Jak rozpoznać słabą komunikację
O słabej komunikacji mówimy, gdy członkowie zespołu nieskutecznie przekazują informacje. Polega na braku zgodności między tym, co mówi jedna osoba, a tym, co słyszy druga.
Przykładem może być sytuacja, gdy kierownik zespołu oczekuje pisemnego raportu ze szczegółowym przedstawieniem ostatniej usterki oprogramowania, a otrzymuje jedynie krótkiego e-maila. Taka rozbieżność często wynika właśnie ze słabej komunikacji.
Rozpoznanie rażących oznak nieefektywnej komunikacji, takich jak gniewny lub podniesiony głos, nie jest trudne. Mogą mieć jednak także bardziej subtelną postać. Oto trzy sposoby na rozpoznanie słabej komunikacji w miejscu pracy:
- Obserwowanie nieporozumień w interakcjach między zespołami. Przyjrzyj się wspólnym działaniom w zakresie komunikacji między różnymi zespołami. Czy ich cele są jasno określone? Czy ktoś sprawia wrażenie zdezorientowanego lub niedoinformowanego?
- Zwrócenie uwagi na niedotrzymane terminy i częste błędy. Jeśli Twoi pracownicy popełniają błędy, takie jak niedotrzymywanie terminów czy pominięcie jakichś parametrów projektu, być może nie do końca rozumieją swoje obowiązki.
- Monitorowanie pętli informacji zwrotnych. Ograniczone przekazywanie opinii często skutkuje niską jakością komunikacji. Przykładowo menedżer może się nie zorientować, że udziela niekompletnych wskazówek, jeśli nikt mu nie zwróci na to uwagi.
Najczęstsze przyczyny słabej komunikacji
Błędy w komunikacji wewnętrznej często mają kilka typowych przyczyn, takich jak brak jasności co do instrukcji i celów, brak opinii lub problemy z hierarchią. Powodem problemów mogą być także różnice kulturowe, bariery językowe, bariery fizyczne i środowiskowe oraz nieefektywne kanały komunikacji.
Zastanów się, jak prowadzona jest komunikacja w Twojej firmie. Czy pracownicy otrzymują instrukcje, które rozumieją i do których mogą się później odwołać? Zespół może wydawać się zaangażowany, gdy przedstawiasz swój pięciopunktowy plan postępów, ale ten entuzjazm pójdzie na marne, jeśli po tygodniu nikt nie będzie pamiętał szczegółów. Dopilnuj, aby wszyscy rozumieli zarówno wymagania, jak i ogólny cel pracy.
Jednym ze sposobów, aby zapewnić wszystkim dostęp do spójnych informacji, jest wykorzystanie wielu kanałów komunikacji. Platforma współpracy, taka jak Confluence, idealnie sprawdza się w przypadku rozbudowanych instrukcji, podczas gdy platformy czatu są lepsze do szybkich komunikatów. Korzystanie z kilku sposobów komunikacji pomaga również pracownikom porozumiewać się ponad różnicami kulturowymi. Przykładowo pisemne wiadomości mogą być bardziej zrozumiałe dla pracownika ze słabszą znajomością języka.
Pomyśl o innych potencjalnych barierach utrudniających komunikację. Współpraca nad projektami może być trudna, gdy spotkania są wyznaczone na godziny zbyt późne dla pracowników z innych regionów świata. Może też być tak, że otwarta przestrzeń biurowa utrudnia skupienie się.
Ustalenie przyczyny problemów komunikacyjnych w Twojej firmie ma sens tylko wtedy, gdy ktoś ma zdolność wprowadzania zmian. Bierne przywództwo to duży problem, gdy chcesz poprawić słabe umiejętności komunikacyjne pracowników.
Strategie poprawy słabej komunikacji w miejscu pracy
W przypadku stwierdzenia błędów w komunikacji w miejscu pracy ważne jest, aby działać szybko. Prawie 50% respondentów w sondażu platformy Forbes Advisor z 2023 roku zadeklarowała, że słaba komunikacja wpływa na ich zadowolenie z pracy.
Na szczęście szkody można naprawić. Oto kilka strategii poprawy komunikacji w środowisku korporacyjnym.
Wspieranie aktywnego słuchania
Czasami pracownikom umykają szczegóły, ponieważ nie słuchają uważnie. Skupiają się na tym, co chcą sami powiedzieć, bądź ich myśli odpływają w kierunku niepowiązanych tematów. Rozwiązaniem jest wspieranie aktywnego słuchania. Zachęcaj pracowników, by nie przerywali sobie nawzajem i starali się skupić na rozmowie.
Jednak mówienie do kogoś mniej skuteczne niż rozmawianie z kimś. Proś słuchaczy, by co jakiś czas podsumowywali to, co słyszą. Pomaga to ocenić, na ile rozumieją oni treść rozmowy, i sprawia, że jest ona prowadzona w sposób przyjazny i pełen szacunku.
Poprawa przejrzystości i precyzji
Nawet najlepsze pomysły przepadają, gdy pracownicy nie są pewni, jakie są cele firmy. Każdy członek zespołu zarządzającego projektem lub posiadający uprawnienia do podejmowania decyzji powinien wiedzieć, jak przekazywać klarowne, pozbawione żargonu instrukcje.
Przykładowo, zamiast „Zepnijmy się i zróbmy to”, powiedz: „Zwiększmy sprzedaż produktów o 5% w przyszłym kwartale”. W przypadku tego drugiego zdania mamy większe prawdopodobieństwo uzyskania pożądanego wyniku.
Kultywowanie środowiska otwartego na opinie i pytania pozwoli Ci w porę zorientować się, gdy pojawią się kolejne nieporozumienia.
Wykorzystanie odpowiednich narzędzi
Współpraca zespołowa może wymagać od członków przełączania się między e-mailami, czatami online, rozmowami telefonicznymi, narzędziami do śledzenia projektów itp. Komunikacja będzie przebiegać sprawnie, jeśli wybierzesz odpowiednie platformy i technologie.
Niektóre zespoły często podróżują i potrzebują telefonów służbowych do obsługi dużej liczby połączeń. Inne pracują zdalnie i komunikują się wyłącznie za pomocą narzędzi cyfrowych. Niezależnie od metody komunikacji poinformuj o niej cały zespół i wyjaśnij, jak korzystać z wybranej technologii.
Jeśli Twój zespół ma biuro, zachowaj równowagę między rozmowami cyfrowymi a interakcjami twarzą w twarz.
Wysłanie wiadomości online jest najszybsze, ale dla wielu osób bardziej inspirująca jest osobista wymiana pomysłów. Rozmowa pozwala pracownikom na przykład przedstawić ich strategię tworzenia tablic i zebrać natychmiastowe, nieedytowane opinie.
Organizowanie szkoleń z zakresu komunikacji
Czy w Twoim zespole są pracownicy, którym trudno jest zabierać głos z powodu introwertycznego usposobienia lub ograniczonych umiejętności interpersonalnych? Pomoże im szkolenie z zakresu komunikacji.
Pracownicy mogą nie mieć doświadczenia w słuchaniu innych lub mogą mieć problemy z koncentracją. Chcieliby osiągać lepsze wyniki, ale potrzebują więcej szkoleń.
Krótkie warsztaty z zakresu komunikacji mogą obejmować lekcje klarownego wypowiadania się, aktywnego słuchania i interpretowania sygnałów niewerbalnych. Takie szkolenie jest najbardziej skuteczne, gdy uwzględnia problemy konkretne problemy zespołu. Przykładowo, jeśli publikujesz posty w mediach społecznościowych z błędami, ponieważ zespół ds. treści udostępnia nieaktualne informacje, stwórz szkolenie poświęcone współpracy między zespołami, aby to naprawić.
Zachęcanie do przekazywania otwartych i szczerych opinii
Osoby, które nie krępują się wskazywać na problemy z komunikacją, są bezcenne w zespole. Jednak taka szczerość jest możliwa tylko w kulturach pracy, które sprzyjają otwartemu i bezpośredniemu przekazywaniu opinii. Jeśli pracownicy obawiają się konsekwencji, będą milczeć i ignorować potencjalne problemy.
Menedżerowie powinni pamiętać o wyjaśnianiu faz zarządzania projektem i przekazywaniu informacji o krytycznym znaczeniu. Jeśli pracownicy regularnie przekazują opinie, można rozwiązać te problemy, zanim się nasilą.
Organizuj regularne przeglądy, spotkania twarzą w twarz i anonimowe ankiety. W przypadku skarg jak najszybciej rozwiązuj problemy. Opinie od pracowników mają wartość wtedy, gdy na ich podstawie podejmowane są działania.
Jak rozwijać pozytywną kulturę komunikacji
Tworzenie pozytywnej kultury komunikacji jest niezbędne, aby każda firma mogła się rozwijać. Przyjrzyjmy się najważniejszym strategiom wspierania środowiska, w którym kwitnie otwarta komunikacja, zaufanie i przejrzystość, co ostatecznie przynosi korzyści zarówno poszczególnym pracownikom, jak i całemu zespołowi.
Dawanie przykładu
Ryba psuje się od głowy. Jeśli przełożeni źle się komunikują, tego samego należy spodziewać się po pracownikach.
Jeśli chcesz pracować w środowisku z klarowną komunikacją, zwróć szczególną uwagę na liderów w miejscu pracy. Skoncentruj się na tym, jak mówią, czytaj ich e-maile i wewnętrzne notatki i sprawdź, czy wiedzą, jak przyjmować opinie. Jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze, staraj się przestrzegać standardów komunikacji tak konsekwentnie, jak to możliwe.
Chodzi o to, aby liderzy byli wzorem postępowania dla pracowników. Istotna jest przy tym konsekwencja. Standardy komunikacji muszą być wiarygodne, by móc wpływać na zachowanie pracowników.
Budowanie zaufania i przejrzystości
Brak zaufania powoduje, że pracownicy boją się zabierać głos. Nikt nie chce mówić o problemach, jeśli obawia się, że popadnie przez to w kłopoty. Komunikacja kwitnie wtedy, gdy firmy doceniają szczerość i uczciwość.
Warto być przygotowanym na skargi, z którymi się nie zgadzasz lub które dotyczą ulubionych członków zespołu. Aby zadbać o przejrzystość, oceniaj każdy zgłaszany problem i informuj o swoich ustaleniach.
Gdy skargi powodują konieczność wprowadzenia zmian operacyjnych, poinformuj o tym wszystkich. Dzielenie się informacjami powinno być czymś normalnym.
Czasami rozprzestrzeniają się fałszywe informacje. Może to dotyczyć konkretnego członka zespołu, nowej linii produktów lub czegoś innego. Dezinformacja zwykle rozprzestrzenia się szybko między zespołami i utrwala się w głowach pracowników. Jeśli usłyszysz plotkę, natychmiast ją ucisz i udostępnij poprawne lub oficjalne informacje.
Rozpoznawanie dobrej komunikacji
Pochwały dla osób o wysokich zdolnościach komunikacyjnych dodają zespołowi energii i zwiększają szanse, że takie zachowanie będzie kontynuowane. Wypróbuj różne struktury nagradzania, aż znajdziesz taką, która będzie odpowiadać pracownikom.
Zespoły, które dobrze się komunikują, również zasługują na uznanie. Publiczne pochwały motywują i pozwalają świętować sukcesy zespołu na oczach całej firmy.
Sukcesy w zakresie komunikacji powinny również rzutować na oceny wyników. Jeśli czyjś styl komunikacji zauważalnie się poprawi, pamiętaj, aby podkreślić tę zmianę.
Wykorzystanie Confluence do prowadzenia skutecznej komunikacji w miejscu pracy
Sposób komunikacji w zespole ma wpływ na wszystko — od jakości produktu po zadowolenie pracowników. Platformy, takie jak Confluence, pomagają koordynować działania komunikacyjne, ułatwiając monitorowanie usprawnień.
Confluence zapewnia pojedyncze źródło rzetelnych informacji. Confluence umożliwia członkom zespołu bezpośrednie udostępnianie i komentowanie dokumentów, eliminując potrzebę wyszukiwania danych na różnych platformach. Wszystkie osoby zaangażowane w projekt mogą pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie, tak jakby znajdowały się w tym samym pomieszczeniu.
Jeśli pracownicy pracują samodzielnie, mogą przeglądać zmiany 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Komentarze na stronie tworzą pętlę informacji zwrotnych, która stymuluje rozmowy i wyjaśnia nieporozumienia. Jeśli potrzebujesz więcej specjalistycznej wiedzy, otaguj eksperta w sekcji komentarzy.
Confluence pozwala również zespołom komunikować się za pomocą zintegrowanych narzędzi do wysyłania wiadomości. Udostępniaj informacje całej firmie lub twórz przestrzenie współpracy w celu omawiania konkretnych projektów. Każdy dokument, komentarz i poprawka związane z projektem będą dostępne do przejrzenia.
Chcesz odmienić komunikację w swoim zespole? Wypróbuj Confluence bezpłatnie już dziś.
