Najlepsze praktyki dotyczące dzielenia się wiedzą

Nie chcesz, aby sprawy wymknęły się spod kontroli, gdy ktoś z Twojego zespołu nieoczekiwanie zostanie w domu zmożony katarem. Ale znaczenie dzielenia się wiedzą wykracza poza przygotowanie się na krótko- i długotrwałą nieobecność pracowników.

W idealnym świecie udałoby Ci się zatrzymać wszystkich najlepszych pracowników, ale to nie jest idealny świat.

Niektórzy pracownicy odchodzą, a na ich miejsce przychodzą nowi. Jest jednak pewna szczególnie niekorzystna sytuacja: gdy kilku członków zespołu odchodzi w krótkim czasie i zabiera ze sobą obszerną wiedzę instytucjonalną. Teraz wszyscy pozostali gapią się na siebie, mając nadzieję, że ktoś nadal wie, jak realizować projekty.

Uwierz nam, to nierzadki problem. Nawet NASA ma trudności z wymyśleniem, jak powrócić na Księżyc, bowiem spośród 12 astronautów, którzy postawili stopę na Księżycu w latach 1969-1972, żyje jeszcze tylko kilku.

To tylko jeden z wielu przykładów znaczenia dzielenia się wiedzą. Dzięki przejrzystości procesów i analiz zapobiegniesz poważnym lukom w umiejętnościach w sytuacjach, gdy członkowie zespołu są nieobecni, czy to na stałe, czy tylko na jeden dzień.

Nie we wszystkich miejscach pracy istnieje ostra rywalizacja. (Jeśli praca zespołowa stała się już modelem w Twojej organizacji, możesz sobie pogratulować!).

Są jednak firmy, w których pracownicy postrzegają informacje jako walutę. Każdy chce być tą osobą, która wie najwięcej lub na której wszyscy najbardziej polegają, dlatego ostatecznie informacje są gromadzone na własny użytek, kosztem ogólnego sukcesu zespołu.

Ale kiedy zespół może swobodnie dzielić się radami i doświadczeniami, ta bariera zostaje wyeliminowana i wspierasz kulturę, która kładzie nacisk na współpracę, a nie rywalizację.

Sytuacja, w której pracownicy przechowują wiedzę i spostrzeżenia wyłącznie w swoich własnych głowach, wiąże się z dużymi kosztami. Nieefektywne dzielenie się wiedzą podobno kosztuje duże firmy 47 milionów dolarów rocznie.

Wiele z tych kosztów wiąże się ze straconym czasem. W przypadku luki w wiedzy członkowie zespołu muszą zainwestować wiele czasu w szukanie zasobów i informacji potrzebnych do wykonania pracy.

A teraz wyobraź sobie, że mają co najmniej elementarną wiedzę na temat wszystkich elementów kwartalnej prezentacji dla zespołu kierowniczego. Niewątpliwie pozwoliłoby to zaoszczędzić mnóstwo czasu (nie wspominając już o pieniądzach) w związku z realizacją tego zadania.

Masz już przekonanie co do znaczenia dzielenia się wiedzą. Teraz zakasajmy rękawy i wdróżmy to w praktyce.

Wykorzystanie odpowiednich narzędzi może stanowić sposób na wprowadzenie dzielenia się wiedzą do sedna kultury Twojej organizacji. Przykładowo w Atlassian tworzymy prawie wszystkie nasze treści w Confluence. To sposób, w jaki dzielimy się wiedzą ze sobą.

Ponieważ wszystkie nasze strony i blogi są domyślny otwarte, Confluence pełni rolę scentralizowanego repozytorium wiedzy dla firmy, w którym pracownicy mogą znaleźć odpowiedzi na pytania, dowiedzieć się, co robią ich koledzy, lub poznać specyfikę różnych projektów.

Spełnia też funkcję biblioteki wiedzy i pomocnego źródła informacji, gdy nowi członkowie zespołu dołączają do firmy, ponieważ mogą od razu uzyskać wgląd we wszystkie te cenne informacje.

Przykładem podejścia niewykorzystującego Confluence jest Westpac, bank w Australii, który spróbował czegoś innego. Opracował on własną platformę edukacyjną mającą pomagać pracownikom w poznawaniu nowych technologii, których wdrożenie bank rozważa w przyszłości. Dzięki platformie pracownicy Westpac mogą zarówno zdobywać wiedzę, biorąc udział w kursach, jak i dzielić się własną wiedzą, tworząc treści edukacyjne zgodne ze swoją specjalizacją.

To imponujące, ale sama technologia nie wystarczy, aby powstała kultura dzielenia się wiedzą. Daje tylko pracownikom wygodny sposób współpracy, ale oprócz tego trzeba podjąć jeszcze inne działania.

Dzielenie się wiedzą odbywa się w naturalny sposób w dużej mierze poprzez kontakty towarzyskie. O nowych inicjatywach innego działu możemy dowiedzieć się podczas pogawędki przy kawie lub rozmowy ze znajomym pracującym w innej części biura.

Oczekując, że ludzie będą tylko „pracować” (siedząc przy biurkach i wpatrując się w komputer), menedżerowie mogą w efekcie utrudniać dzielenie się wiedzą.

Warto więc dać pracownikom sygnał, że mogą odejść od biurka, porozmawiać z kolegami i nie pracować nad konkretnym zadaniem przez cały czas. Nie tylko otwiera to linie komunikacyjne, ale także tworzy nowe więzi. To ważne, zwłaszcza jeśli weźmiesz pod uwagę, że 40% pracowników ma poczucie bycia odizolowanym w pracy.

Na początek wystarczy poświęcić chwilę czasu na wypicie kawy i spotkanie z kolegami z zespołu w normalnych godzinach pracy oraz zasugerować innym, aby robili to samo.

Dzielenie się wiedzą jest priorytetem dla Twojej organizacji, ale w jaki sposób uczynisz je równie ważnym priorytetem dla swoich pracowników? Nie możesz oczekiwać, że entuzjastycznie się przyłączą tylko dlatego, że im każesz. Być może trzeba będzie ich do tego zachęcić.

Zadaj sobie pytanie, jakiego rodzaju nagrody zmotywowałyby pracowników do swobodnego wymieniania się wiedzą. Postaraj się być kreatywnym. Przykładowo możesz zaoferować:

• Publiczne docenienie na spotkaniach zespołowych
• Jakiś fant lub nagrodę
• Drobną nagrodę finansową lub świadczenie

Tego typu nagrody nie tylko pomagają wprowadzić pracowników na właściwą drogę, ale także zachęcają zespół do porzucenia nastawienia na rywalizację. Zamiast dawać im poczucie, że gromadzenie wiedzy jest jedynym sposobem na stanie się niezastąpionym, pokażesz im, że najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu jest dzielenie się nią.

Pamiętaj, że faktyczne skupienie się na wymianie wiedzy będzie wymagało zmiany kultury organizacyjnej, dlatego ważne jest, aby od początku wprowadzić takie nastawienie w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników.

Spójrz na swój proces wdrażania nowych pracowników przez ten obiektyw. Gdzie jesteś w stanie uwzględnić więcej możliwości dzielenia się wiedzą poza podręcznikami, umowami i dokumentami?

Przykładowo wprowadź do onboardingu nowe elementy, takie jak:

• Prezentacje z innych działów, dzięki czemu nowi pracownicy rozumieją, jak poszczególne zadania do siebie pasują, i poznają ludzi spoza swojego zespołu
• Czas dla nowego pracownika, by wspólnie z kimś na podobnym stanowisku poznał parę tajemnych tricków, których być może nie ma w formalnych materiałach szkoleniowych.
• Przypisanie nowym pracownikom mentora lub buddy'ego (nie musi to być osoba z tego samego działu), do którego mogą się zwrócić z pytaniami lub problemami.

System „buddy'ego” może być szczególnie skuteczny, nawet jeśli osoby te nie będą regularnie ściśle współpracować. Według raportu Human Capital Institute 52% respondentów stwierdziło, że korzysta z programu ambasadora lub buddy'ego — a 45% z nich zadeklarowało, że program był umiarkowanie (27%) lub niezwykle skuteczny (18%) pod względem przyspieszenia nabywania umiejętności przez nowo zatrudnionych.

Ostatecznie najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, co musisz zrobić, aby koledzy z zespołu czuli się bardziej komfortowo, dzieląc się swoimi pomysłami, jest zapytanie ich o to wprost.

Możesz to zrobić na różne sposoby, w tym poprzez rozmowy w cztery oczy, wspólne sesje lub grupy fokusowe bądź ankietę. Koniecznie zadaj pytania w rodzaju:

• Na ile komfortowo czujesz się, dzieląc się pomysłami z członkami zespołu?
• Co zniechęca Cię do dzielenia się wiedzą lub pomysłami z członkami zespołu?
• Co możemy zrobić, aby ułatwić dzielenie się wiedzą?

Proszenie o opinię pomaga pracownikom poczuć się pewniej i podzielić zdaniem w danej chwili. Dodatkowo czasem pozwala zbudować kulturę, w ramach której wszyscy pracownicy czują się włączeni, docenieni i słyszani.

Wyobraźmy sobie, że wprowadzasz w życie powyższe najlepsze praktyki dzielenia się wiedzą, a Twój zespół ma nawyk transparentności. Co się jednak stanie, gdy jeden z pracowników będzie niedostępny?

Bardziej niż prawdopodobne jest, że inni członkowie Twojego zespołu będą wiedzieli, jak znaleźć potrzebne informacje i szybko ustalić, co potrzeba.

To znacznie lepsze niż panika, gdy wszyscy w ostatniej chwili zdają sobie sprawę, że albo muszą wynaleźć koło na nowo, albo poczekać, aż członek zespołu wróci. Też tak myślimy.