Cykl życia projektu: wyjaśniamy 5 faz

Czym jest cykl życia projektu?

Cykl życia projektu to pięciofazowe ramy postępowania, które kierownicy projektów wykorzystują, aby pomyślnie doprowadzić dane przedsięwzięcie do końca. Określa on wszystkie etapy projektu, od początku do ostatecznej realizacji, i opisuje, co zespół musi osiągnąć podczas każdej z faz.

Poniżej znajduje się podsumowanie faz cyklu życia projektu i ich głównych celów.

1. Inicjacja: polega na określeniu zakresu, kosztów, wykonalności, celów, harmonogramu i kryteriów sukcesu projektu.
2. Planowanie: w tej fazie przygotowujesz harmonogram projektu lub szczegółowy plan działania określający zadania potrzebne do ukończenia projektu.
3. Wykonanie: zakłada wykonanie prac potrzebnych do ukończenia produktu, usługi lub wyniku. Konieczne jest zadbanie, by zespół dysponował wszystkimi niezbędnymi zasobami, narzędziami i instrukcjami.
4. Monitorowanie i kontrola: ta faza to monitorowanie postępów i wydajności zespołu i projektu w celu zidentyfikowania wszelkich odchyleń od planu lub problemów z jakością, aby móc wprowadzić odpowiednie zmiany.
5. Zamknięcie: zamknięcie projektu, podpisanie wszelkich zaległych umów, zapłacenie dostawcom, przeprowadzenie przeglądu po zakończeniu projektu i określenie, w jaki sposób można go ulepszyć następnym razem.

Kierownik projektu, który dobrze rozumie poszczególne fazy zarządzania projektem, zawsze widzi ogólny obraz sytuacji i wie, co trzeba zrobić na każdym etapie. Dzięki podziałowi na fazy projekt zostaje rozbity na prostsze kroki, co ułatwia kierownikowi projektu przewidywanie kolejnych działań. Stosowanie odpowiednich narzędzi i metod pozwala na efektywne zarządzanie zespołem przez cały cykl życia projektu.

5 etapów cyklu życia projektu

Zrozumienie pięciu faz cyklu życia zarządzania projektami i ich wymagań pozwoli Ci uzyskać powtarzalne, możliwe do ulepszenia ramy skutecznego zarządzania projektami.

Faza inicjacji

Faza planowania

W fazie planowania w cyklu życia projektu możesz przygotować harmonogram pozwalający ukończyć projekt na czas i zgodnie z kryteriami sukcesu, a wszystko to bez przekraczania budżetu.

Na tym etapie możesz podzielić projekt na mniejsze zadania, ustalić jego kamienie milowe i terminy oraz utworzyć szczegółowe plany zasobów, harmonogramów, narzędzi i przypisanych zadań.

Poniżej przedstawiamy kilka pomocy, które możesz utworzyć w fazie planowania.

• Plan zarządzania projektem: umożliwia określenie faz i zadań projektu. Utwórz strukturę podziału pracy i wykres Gantta, aby nakreślić zależności zadań i osi czasu.
• Plan ryzyka: pozwala na przewidywanie potencjalnego ryzyka i przygotowanie standardowych procedur operacyjnych w celu przeciwdziałania mu, wraz z określeniem, kto odpowiada za poszczególne kwestie.
• Plan finansowy: umożliwia przygotowanie i alokację budżetu dla zespołów i typów zasobów.
• Plan zasobów: pozwala zidentyfikować potrzebnych członków zespołu i przypisać im role. Użyj oprogramowania do zarządzania zasobami, aby umieścić dokumenty, skróty i inne zasoby w centralnym miejscu.
• Plan komunikacji: wybierz kanały, których będziesz używać do komunikacji z zespołem i klientami. Zdecyduj, jak często będziesz przekazywać komunikaty, i ustaw spotkania w kalendarzu.
• Plan jakości: określ wskaźniki KPI i to, w jaki sposób mierzysz wydajność i wyniki zespołu.

Dzięki narzędziu do zarządzania projektami, takiemu jak Jira, możesz łatwo przechowywać te plany w centralnym, dostępnym miejscu. Możesz także bez trudu uzyskać dostęp do szablonów planowania projektu.

Faza wykonania

W razie wykonania projektu realizujesz plan projektu i ukończysz jego rezultaty.

Jako kierownik projektu przypisujesz zadania, wyjaśniasz role, odpowiadasz na pytania, nadzorujesz prace, wspierasz komunikację, uczestniczysz w briefingach i spotkaniach, wspierasz swój zespół i przekazujesz mu aktualne dane.

Może to wymagać zapewnienia członkom zespołu nowych narzędzi, materiałów lub zasobów.

Praca zespołowa może być trudna w przypadku projektów obejmujących wiele osób i złożone zadania. Firmy często korzystają z oprogramowania do współpracy, aby usprawnić działania i do ograniczyć do minimum przestoje.

Jira pozwala na kompleksowe zarządzanie projektami. Platforma obsługuje bowiem codzienne zadania związane z realizacją złożonych projektów, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na merytorycznej pracy zamiast zmagać się z arkuszami kalkulacyjnymi i niewspółpracującymi ze sobą narzędziami.

Jira daje menedżerowi projektu możliwość przypisywania zadań, ustalania terminów i automatyzowania przypomnień, aby nic nie zostało przez przypadek pominięte. Mając pełen obraz wszystkich prac w jednym miejscu, wyraźnie widzi, jak każde zadanie wpływa na oś czasu i budżet, co pozwala na natychmiastowe dokonywanie potrzebnych korekt, aby projekt szedł naprzód.

Faza monitorowania i kontroli

W tej fazie śledzisz postęp projektu i wprowadzasz korekty, aby zadbać o planowaną realizację projektu.

Gromadź informacje pochodzące z arkuszy czasu pracy, raportów oraz od członków zespołu. Wykorzystanie Jira do zarządzania kolejnym projektem pomoże Ci śledzić postępy projektu. Zarówno widok osi czasu, który pełni rolę wykresu Gantta, jak i tablica Kanban ułatwiają określenie, kiedy sprawy nie idą zgodnie z harmonogramem projektu.

Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest przywrócenie porządku, gdy pojawią się problemy — jest to aspekt kontrolny tej fazy.

Oto kilka przykładów problemów, z którymi możesz się spotkać.

• Oś czasu: jeśli członek zespołu nie jest w stanie wykonać zadania na czas, przypisz je komuś innemu.
• Koszt: gdy koszt dostawcy jest wyższy niż przewidywano, zmniejsz zakres projektu.
• Zespół: wystąpił spór między dwoma członkami zespołu, więc pomagasz mu go rozwiązać.
• Jakość: jedna część produktu nie spełnia standardów, więc opracowujesz inne podejście do jej przygotowania.
• Ryzyko: pojawia się nieprzewidziane zagrożenie, które musisz załagodzić.

Faza monitorowania i kontroli trwa przez cały cykl życia projektu. Kierownicy projektów muszą nieustannie wypatrywać możliwości usprawnienia prac.

Możesz zintegrować Confluence z narzędziami takimi jak Jira, aby przekazywać informacje o postępach projektu kluczowym zainteresowanym stronom. Confluence przechowuje całą dokumentację związaną z projektem w jednym miejscu, co pozwala na przekazywanie zespołowi aktualności, śledzenie zmian i współpracę z nim w czasie rzeczywistym.

Faza zamknięcia

W odróżnieniu od bieżących operacji, projekty mają określony cel. Jest to faza zamknięcia, w której wykonuje się końcowe zadania, takie jak dostarczanie wyników, płacenie dostawcom, podpisywanie umów lub dbanie o właściwe przechowywanie i dostępność dokumentacji.

Kierownicy projektów wykorzystają tę fazę także do oceny wydajności zespołu, gdyż umożliwia im ona wskazanie obszarów wymagających poprawy.

Oto kilka pytań, które możesz zadać podczas fazy zamknięcia:

• Czy każdy wykonał swoje zadania?
• Czy wystąpiły jakiekolwiek problemy z komunikacją?
• Jakie talenty i niedociągnięcia można było zaobserwować u każdego członka zespołu?

Ustalenia te przedstaw członkom zespołu podczas spotkania po projekcie. Zachęcaj ich do zabierania głosu, mówienia o ewentualnych problemach i przedstawiania pomysłów na to, jak lepiej radzić sobie z podobnymi projektami.

Oprócz zespołu oceń także jakość produktu.

• Czy spełnia standardy klienta?
• Czy rozwiązał problem zgodnie z założeniami?
• Gdzie okazał się lepszy, a gdzie gorszy od oczekiwań?

Te pytania pomogą Ci lepiej zrozumieć aktualne możliwości osiągnięcia celów. Ważne są przy tym jakościowe i ilościowe informacje zwrotne. Przeprowadzaj testy, wysyłaj ankiety i uzyskaj dokładny obraz wydajności swojego produktu.

Confluence jest przydatnym narzędziem do dokumentowania całego tego procesu. Za pomocą Confluence możesz łatwo przechowywać, udostępniać i analizować wyniki projektu, wyciągnięte wnioski i informacje zwrotne od zespołu, budując scentralizowaną bazę wiedzy dla przyszłych projektów.

Rodzaje cykli życia projektu

Wyróżniamy trzy odmiany cyklu życia projektu: Agile, kaskadowy i iteracyjny.

Model Agile

Model Agile kładzie nacisk na elastyczność i iteracyjny postęp. Przewiduje wprowadzanie korekt i ulepszeń w toku całego projektu. Zespoły stopniowo adaptują się w oparciu o stale napływające opnie.

Model Agile jest popularny wśród zespołów programistycznych, w których współpraca polega na ciągłej wymianie informacji i które regularnie napotykają nieprzewidziane przeszkody.

Dwa modele Agile, które warto wziąć pod uwagę, to Kanban i Scrum. Kanban polega na wizualizowaniu zadań, ograniczaniu prac w toku i zapewnieniu ciągłego przepływu pracy, dzięki czemu jest idealnym rozwiązaniem w przypadku projektów wymagających elastyczności bez ściśle określonych terminów. Scrum działa na zasadzie ograniczonych czasowo sprintów, których jasno wyznaczone cele i regularne przeglądy sprzyjają ustrukturyzowanym iteracjom i poczuciu odpowiedzialność w zespole.

Model kaskadowy

Metodyka kaskadowa opiera się na liniowym przepływie sekwencyjnym, przy czym każda faza zależy od elementów dostarczonych w poprzedniej. W przeciwieństwie do Agile nie jest to proces iteracyjny.

Przykładami typów projektów, które często przebiegają zgodnie z modelem kaskadowym, są projekty związane z produkcją, budownictwem i z opieką zdrowotną.

Model iteracyjny

Model iteracyjny polega na powtarzaniu cykli w celu dopracowania projektu dzięki opiniom i wielu iteracjom.

Nieznaczna różnica w porównaniu z modelem Agile polega na tym, że opinie zwykle pojawiają się pod koniec kamienia milowego. W Agile opnie napływają częściej i w sposób bardziej ciągły.

Dlaczego zarządzanie cyklem życia projektu jest ważne?

Efektywne zarządzanie cyklem życia projektu usprawnia toczące się w jego ramach procesy na kilka sposobów.

• Lepsza widoczność projektu: Zespoły mogą aktywnie usuwać przeszkody, aby zapewnić terminowe dostarczenie wysokiej jakości wyników, co przekłada się na bardziej efektywne podejmowanie decyzji.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem: Zespoły mogą wcześnie wykrywać zagrożenia i znajdować rozwiązania. Regularna weryfikacja ryzyka pomaga zapewnić przebieg projektu zgodnie z osią czasu, aby uniknąć kosztownych opóźnień lub błędów.
• Lepsza komunikacja z interesariuszami: Dzięki regularnemu przekazywaniu aktualności, raportom z postępów i spotkaniom uczestnicy są dobrze poinformowani i silnie zaangażowani przez cały cykl życia projektu.

Menedżerowie projektów mogą używać narzędzi Jira do porządkowania i ustalania priorytetów pomysłów. Ułatwia to tworzenie niestandardowych harmonogramów i udostępnianie ich zespołowi.

• Jira pozwala podzielić duże projekty na łatwe do zarządzania zadania, monitorować postępy i promować pracę zespołową w firmie.
• Jira Product Discovery współpracuje z Jirą, zapewniając kontekst i widoczność projektów programistycznych, zadań biznesowych i wielu innych przedsięwzięć.

Wyzwania związane z zarządzaniem cyklem życia projektu

Zarządzanie projektami może być skomplikowane i trudne. Wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na potencjalne przeszkody, w tym pełzanie zakresu, ograniczenia zasobów i problemy z komunikacją.

Do pełzania zakresu dochodzi, gdy wymagania projektu zaczynają wykraczać poza uzgodnienia dokonane przez zespół na początku projektu, a to może prowadzić do niedoboru zasobów, opóźnień i odstępstw od planu projektu. Pełzanie zakresu można wyeliminować za pomocą procesów kontroli zmian. Menedżerowie projektu muszą zatem często sprawdzać zakres projektu, informować o zmianach i angażować interesariuszy, aby mieć pewność, że wszelkie zmiany są zgodne z celami projektu.

Niedobory zasobów mogą prowadzić do opóźnień, które zagrażają pomyślnemu ukończeniu projektu. Aby zapobiec problemom z zasobami, należy sprawdzić ich dostępność na samym początku etapu planowania projektu. W ten sposób można określić potencjalne problemy i znaleźć rozwiązania, takie jak pozyskanie pomocy z zewnątrz lub przesunięcie zasobów.

Z powodu problemów z komunikacją ucierpieć może również produktywność. Problemy te mogą obejmować niedostateczną komunikację, nieporozumienia i słabą współpracę. Tworzenie kultury, w której pracownicy chętnie dzielą się informacjami w swoim zespole projektowym, i organizowanie regularnych spotkań, zarówno formalnych, jak i nieformalnych, pomaga zapewnić, że wszyscy są na bieżąco, i zapobiega problemom z komunikacją. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira, upraszczają komunikację, pomagają śledzić postępy i usprawniają wymianę informacji.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Poniżej znajduje się kilka sprawdzonych technik, które pomagają opanować zarządzanie cyklem życia projektu:

• Wdrażaj jasne kamienie milowe. Podziel projekt na kamienie milowe i określ ich terminy. Dzięki temu realizacja projektu wydaje się bardziej osiągalna, a śledzenie jego postępów jest skuteczniejsze.
• Komunikuj się regularnie. Regularnie spotykaj się z członkami zespołu, aby omawiać postępy, określać wąskie gardła i pozyskiwać nowe pomysły.
• Angażuj interesariuszy. Wciągnij interesariuszy w cały ten proces, prosząc o opinie, przekazując im aktualności i odpowiadając na ich wnioski, aby mieć pewność, że zespół spełnia wszystkie oczekiwania.

Uważnie obserwuj postępy w realizacji zadań i ułatwiaj to członkom zespołu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w których zespół nie dotrzymuje terminów i pomija część pracy.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

Właśnie tu przydaje się narzędzie takie jak tablice Jira.

Tablice Kanban w Jirze pomagają planować, wizualizować i śledzić pracę. Dzięki nim Ty i Twój zespół uzyskujecie wspólny przegląd wszystkich zadań i ich statusu. Członkowie zespołu mogą łatwo przenieść swoje zadania na właściwy etap, aby wszyscy mieli aktualny obraz sytuacji.

Skuteczne zarządzanie cyklem życia projektu dzięki Jirze

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.