Project life cycle: The 5 phases explained

Czym jest cykl życia projektu?

The project life cycle is a five-phase framework project managers use to guide their projects to completion. It outlines all project stages, from inception to final implementation, and describes what the team must achieve during each phase.

Below is a summary of the project life cycle phases and their primary objectives.

1. Initiation: Define the project’s scope, cost, feasibility, goals, timeline, and success criteria.
2. Planning: Create a project roadmap or detailed action plan that outlines the tasks needed to complete the project.
3. Execution: Carry out the work to complete the product, service, or result. Ensure your team has all the necessary resources, tools, and instructions.
4. Monitoring and controlling: Monitor the progress and performance of your team and project to identify any deviations from the plan or quality issues so you can make changes accordingly.
5. Closure: Close the project, sign any outstanding contracts, pay vendors, conduct a post-project review, and identify how to improve next time.

When project managers clearly understand the various project management phases, they can see the big picture and better understand how to handle each stage. By breaking the project down into more straightforward steps, it’s easier for project managers to anticipate what’s coming next, which helps them stay on track and ensure the project’s success. Using the right tools and methods contributes to effective team management throughout the project life cycle.

The 5 phases of a project life cycle

Understanding the five project management life cycle phases and their requirements will give you a repeatable, improvable framework for effective project management.

Faza inicjacji

Faza planowania

During the planning phase in the project life cycle, you create a roadmap for completing the project on time and in line with your success criteria, all without going over budget.

In this stage, you’ll break your project into smaller tasks, set milestones and deadlines, and create detailed plans for resources, schedules, tools, and task assignments.

Below are some items you might create in the planning phase.

• Project management plan: Specify the project phases and tasks. Create a work breakdown structure and Gantt chart to outline task dependencies and timelines.
• Risk plan: Predict potential risks and create standard operating procedures for dealing with them, including who owns each issue.
• Financial plan: Create and allocate a budget across teams and resource types.
• Resource plan: Identify the team members you’ll need and assign roles. Use resource management software to centralize the documents, briefs, and other resources.
• Communication plan: Choose which channel(s) you’ll use to communicate with your team and clients. Decide how frequently you’ll communicate and set up meetings on the calendar.
• Quality plan: Establish KPIs and define how you’ll measure your team’s performance and outputs.

With a project management tool such as Jira, it's easy to store these plans in a centralized, accessible location. You can also access project planning templates to streamline your efforts.

Faza wykonania

The project execution phase is where you implement the project plan and complete the project deliverables.

As the project manager, you assign tasks, clarify roles, answer questions, oversee work, facilitate communication, attend briefings and meetings, support your team, and keep them on track.

This might mean providing team members with new tools, materials, or resources.

Teamwork can be a challenge for projects with multiple people and complex tasks. Companies frequently use collaboration software to help teams work together and minimize downtime.

Jira provides end-to-end project execution management. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, allowing teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget, allowing immediate adjustments to keep the project moving forward.

Faza monitorowania i kontroli

In this phase, you’ll track project progress and make adjustments to ensure the project stays on track.

Collect information from timesheets, reports, and team members. Using Jira to manage your next project will help you track a project’s progress; with either the timeline view, which acts as a Gantt Chart, or the Kanban board, both make it easier to identify when things are off track against your project roadmap.

As the project manager, your job is to restore order when issues arise—this is the controlling aspect of this phase.

Here are some examples of hiccups you might have to manage.

• Timeline: If a team member can’t complete a task on time, you assign it to someone else.
• Cost: A vendor cost is higher than anticipated, so you reduce the project scope.
• Team: A disagreement has arisen between two team members, so you help them resolve it.
• Quality: One part of the product is substandard, so you create a different approach for building it.
• Risk: An unforeseen risk emerges, and you need to mitigate it.

The monitoring and controlling phase lasts throughout the project life cycle. Project managers constantly spot opportunities to perform better.

You can integrate Confluence with tools like Jira to communicate your project’s progress across key stakeholders. Confluence keeps all project-related documentation in one place, allowing you to share updates, track changes, and collaborate in real-time with your team.

Closure phase

Projects have a defined end, unlike ongoing operations. This is the closure phase, where final tasks like delivering results, paying vendors, signing contracts, or ensuring proper storage and accessibility of documentation are completed.

Project managers will also use this phase to evaluate team performance, allowing them to spot areas for improvement.

Here are some questions you might ask during the closure phase:

• Did everyone accomplish their tasks?
• Did communication ever break down?
• What talents and shortcomings did you find in each team member?

Present these findings to your team members in a post-project meeting. Encourage them to speak, share what went wrong, and voice their ideas about how to do better on similar projects.

In addition to evaluating the team, assess the quality of your product.

• Is it up to the client’s standards?
• Did it solve the problem you set out to solve?
• Where did it underperform and overperform?

These questions will help you better understand your current ability to hit your goals. Qualitative and quantitative feedback is important. Run tests, send surveys, and get an accurate depiction of your creation’s performance.

Confluence is a valuable tool for documenting this entire process. With Confluence, you can easily store, share, and reflect on project outcomes, lessons learned, and team feedback, creating a centralized knowledge base for future projects.

Types of project life cycles

There are three variations of the project life cycle: Agile, Waterfall, and iterative.

Model Agile

Model Agile kładzie nacisk na elastyczność i iteracyjny postęp. Przewiduje wprowadzanie korekt i ulepszeń w toku całego projektu. Zespoły stopniowo adaptują się w oparciu o stale napływające opnie.

Model Agile jest popularny wśród zespołów programistycznych, w których współpraca polega na ciągłej wymianie informacji i które regularnie napotykają nieprzewidziane przeszkody.

Dwa modele Agile, które warto wziąć pod uwagę, to Kanban i Scrum. Kanban polega na wizualizowaniu zadań, ograniczaniu prac w toku i zapewnieniu ciągłego przepływu pracy, dzięki czemu jest idealnym rozwiązaniem w przypadku projektów wymagających elastyczności bez ściśle określonych terminów. Scrum działa na zasadzie ograniczonych czasowo sprintów, których jasno wyznaczone cele i regularne przeglądy sprzyjają ustrukturyzowanym iteracjom i poczuciu odpowiedzialność w zespole.

Model kaskadowy

Metodyka kaskadowa opiera się na liniowym przepływie sekwencyjnym, przy czym każda faza zależy od elementów dostarczonych w poprzedniej. W przeciwieństwie do Agile nie jest to proces iteracyjny.

Przykładami typów projektów, które często przebiegają zgodnie z modelem kaskadowym, są projekty związane z produkcją, budownictwem i z opieką zdrowotną.

Model iteracyjny

Model iteracyjny polega na powtarzaniu cykli w celu dopracowania projektu dzięki opiniom i wielu iteracjom.

Nieznaczna różnica w porównaniu z modelem Agile polega na tym, że opinie zwykle pojawiają się pod koniec kamienia milowego. W Agile opnie napływają częściej i w sposób bardziej ciągły.

Dlaczego zarządzanie cyklem życia projektu jest ważne?

Efektywne zarządzanie cyklem życia projektu usprawnia toczące się w jego ramach procesy na kilka sposobów.

• Lepsza widoczność projektu: Zespoły mogą aktywnie usuwać przeszkody, aby zapewnić terminowe dostarczenie wysokiej jakości wyników, co przekłada się na bardziej efektywne podejmowanie decyzji.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem: Zespoły mogą wcześnie wykrywać zagrożenia i znajdować rozwiązania. Regularna weryfikacja ryzyka pomaga zapewnić przebieg projektu zgodnie z osią czasu, aby uniknąć kosztownych opóźnień lub błędów.
• Lepsza komunikacja z interesariuszami: Dzięki regularnemu przekazywaniu aktualności, raportom z postępów i spotkaniom uczestnicy są dobrze poinformowani i silnie zaangażowani przez cały cykl życia projektu.

Menedżerowie projektów mogą używać narzędzi Jira do porządkowania i ustalania priorytetów pomysłów. Ułatwia to tworzenie niestandardowych harmonogramów i udostępnianie ich zespołowi.

• Jira pozwala podzielić duże projekty na łatwe do zarządzania zadania, monitorować postępy i promować pracę zespołową w firmie.
• Jira Product Discovery współpracuje z Jirą, zapewniając kontekst i widoczność projektów programistycznych, zadań biznesowych i wielu innych przedsięwzięć.

Wyzwania związane z zarządzaniem cyklem życia projektu

Zarządzanie projektami może być skomplikowane i trudne. Wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na potencjalne przeszkody, w tym pełzanie zakresu, ograniczenia zasobów i problemy z komunikacją.

Do pełzania zakresu dochodzi, gdy wymagania projektu zaczynają wykraczać poza uzgodnienia dokonane przez zespół na początku projektu, a to może prowadzić do niedoboru zasobów, opóźnień i odstępstw od planu projektu. Pełzanie zakresu można wyeliminować za pomocą procesów kontroli zmian. Menedżerowie projektu muszą zatem często sprawdzać zakres projektu, informować o zmianach i angażować interesariuszy, aby mieć pewność, że wszelkie zmiany są zgodne z celami projektu.

Niedobory zasobów mogą prowadzić do opóźnień, które zagrażają pomyślnemu ukończeniu projektu. Aby zapobiec problemom z zasobami, należy sprawdzić ich dostępność na samym początku etapu planowania projektu. W ten sposób można określić potencjalne problemy i znaleźć rozwiązania, takie jak pozyskanie pomocy z zewnątrz lub przesunięcie zasobów.

Z powodu problemów z komunikacją ucierpieć może również produktywność. Problemy te mogą obejmować niedostateczną komunikację, nieporozumienia i słabą współpracę. Tworzenie kultury, w której pracownicy chętnie dzielą się informacjami w swoim zespole projektowym, i organizowanie regularnych spotkań, zarówno formalnych, jak i nieformalnych, pomaga zapewnić, że wszyscy są na bieżąco, i zapobiega problemom z komunikacją. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira, upraszczają komunikację, pomagają śledzić postępy i usprawniają wymianę informacji.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Poniżej znajduje się kilka sprawdzonych technik, które pomagają opanować zarządzanie cyklem życia projektu:

• Wdrażaj jasne kamienie milowe. Podziel projekt na kamienie milowe i określ ich terminy. Dzięki temu realizacja projektu wydaje się bardziej osiągalna, a śledzenie jego postępów jest skuteczniejsze.
• Komunikuj się regularnie. Regularnie spotykaj się z członkami zespołu, aby omawiać postępy, określać wąskie gardła i pozyskiwać nowe pomysły.
• Angażuj interesariuszy. Wciągnij interesariuszy w cały ten proces, prosząc o opinie, przekazując im aktualności i odpowiadając na ich wnioski, aby mieć pewność, że zespół spełnia wszystkie oczekiwania.

Uważnie obserwuj postępy w realizacji zadań i ułatwiaj to członkom zespołu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w których zespół nie dotrzymuje terminów i pomija część pracy.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

Właśnie tu przydaje się narzędzie takie jak tablice Jira.

Tablice Kanban w Jirze pomagają planować, wizualizować i śledzić pracę. Dzięki nim Ty i Twój zespół uzyskujecie wspólny przegląd wszystkich zadań i ich statusu. Członkowie zespołu mogą łatwo przenieść swoje zadania na właściwy etap, aby wszyscy mieli aktualny obraz sytuacji.

Skuteczne zarządzanie cyklem życia projektu dzięki Jirze

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.