Jak napisać skuteczny plan działania (plus korzyści i wskazówki)
Przeglądaj tematy
Wszyscy menedżerowie projektów wiedzą, że cykl życia projektu obejmuje wiele elementów, ale planowanie projektu jest zapewne najważniejsze. Każdy plan projektu określa i dokumentuje cele, interesariuszy i przewidywane wyniki projektu. Jakość i kompletność planu projektu mogą bezpośrednio decydować o sukcesie lub porażce projektu.
Twój plan projektu musi również szczegółowo opisywać, w jaki sposób zamierzasz wraz z zespołami i współpracownikami ten projekt zrealizować. Plan działania rejestruje i przedstawia te informacje uczestnikom projektu, interesariuszom i zaangażowanym decydentom.
W tym artykule opisano plan działania, jego zalety i wyzwania oraz sugestie dotyczące przygotowania go na potrzeby Twojego projektu.
Co to jest plan działania?
Plan działania to szczegółowy opis kroków potrzebnych do osiągnięcia co najmniej jednego celu projektu. Plany działania są kluczowymi zasobami w zarządzaniu projektami, zapewniającymi jasny plan działań zmierzających do osiągnięcia celów projektu. Mogą również pomóc w prowadzeniu i wspieraniu realizacji strategii zarządzania zespołem projektowym.
Plan działania różni się od innych narzędzi planowania, takich jak wykresy Gantta, karty projektów i oprogramowanie do tworzenia harmonogramów projektów. Narzędzia te mogą przynieść korzyści zarządzaniu projektami Agile, zarządzaniu Scrum, planowaniu sprintów, przeglądowi kodu i innym elementom projektu. Nie koncentrują się one jednak na konkretnych celach, przewidywanych wynikach, wykonalnych krokach i szczegółowej realizacji całego projektu, tak jak robią to plany działania.
Kluczowe komponenty planu działania
Przykładowy dobry plan działania zawiera następujące komponenty:
- Zadania: opisz konkretne kroki wymagane do ukończenia projektu.
- Osie czasu: uwzględnij szczegółowe informacje o tym, kiedy wszystkie zadania i cały projekt zostaną rozpoczęte i zakończone.
- Odpowiedzialne strony: przypisz członków zespołu do określonych zadań.
- Potrzebne zasoby: zidentyfikuj osoby, budżet i inne zasoby potrzebne do pomyślnego i terminowego ukończenia projektu.
- Śledzenie postępów: określ sposób śledzenia postępów, eliminowania opóźnień lub innych zakłóceń, ustalenia zakończenia oraz pomiaru wydajności.
Kiedy warto korzystać z planu działania
Chociaż plan działania nie jest niezbędny, może on usprawnić prawie każde działanie z zakresu zarządzania projektem. Jednak niektórym rodzajom projektów znaczne korzyści przynosi obowiązkowy plan działania.
- Złożone projekty: plan działania pomaga wszystkim zaangażowanym osobom zobaczyć szerszy obraz i łatwiej uzgadniać cele, zadania i wskaźniki sukcesu.
- Pilne projekty: plan działania zapewnia, że wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje, co pozwala uniknąć opóźnień i dublowania prac.
- Projekty z jasnymi celami: jasno wyznaczone cele z określonymi priorytetami pełnią funkcję punktów kontrolnych planu działania, zapewniając maksymalne dostosowanie zaplanowanych działań do tych celów.
- Projekty wymagające dużej ilości zasobów: dobrze przygotowany plan działania zapewnia, że Twój projekt w odpowiednim momencie otrzyma potrzebne zasoby.
- Zarządzanie kryzysowe: plan działania może pomóc ograniczyć chaos, nieporozumienia i czas potrzebny do powrotu do normalności w odpowiedzi na kryzys.
Zalety korzystania z planów działania
Dobrze przygotowane i wdrożone plany działania mogą przynieść wiele korzyści dla każdego projektu, takich jak:
Większa przejrzystość i koncentracja
Plany działania stanowią pojedyncze źródło rzetelnych informacji dla wszystkich uczestników projektu. Dzięki temu wszyscy akceptują swoje obowiązki i cele projektu, są o nich informowani i na nich skupieni.
Lepsza koordynacja
Plany działania jasno określają zadania, osie czasu, role i obowiązki. Ta przejrzystość usprawnia komunikację i współpracę między wszystkimi uczestnikami projektu.
Zwiększona odpowiedzialność
Szczegółowy opis planu działania zawierający informacje o rolach, obowiązkach i śledzeniu postępów pozwala pomóc uczestnikom i interesariuszom dowiedzieć się, kto i za co jest odpowiedzialny w całym cyklu życia każdego projektu.
Efektywna alokacja zasobów
Każdy utworzony plan działania zawiera szczegółowe informacje o zasobach wymaganych do realizacji każdego zadania. Pomaga to uniknąć niedoboru lub nadmiaru zasobów.
Monitorowanie postępów
Szczegółowe opisy celów i osi czasu ułatwiają wszystkim zaangażowanym osobom śledzenie postępów projektu. Pozwala to Twojemu zespołowi trzymać się planu i minimalizować opóźnienia.
Wyzwania związane z wykorzystaniem planów działania
Plany działania zapewniają jasne korzyści dla zarządzania projektami, ale rodzą też wyzwania, którymi trzeba się aktywnie zająć. Pomaga to uniknąć w projekcie opóźnień, zakłóceń lub odwołań.
Ustalanie nierealistycznych osi czasu
Entuzjazm, podekscytowanie i niewystarczające informacje na temat wymagań mogą skutkować zbyt ambitnymi i agresywnymi osiami czasu. Ty i Twoi współpracownicy musicie się upewnić, że osie czasu planu działania są tak dokładne i realistyczne, jak to tylko możliwe, aby zmaksymalizować prawdopodobieństwo sukcesu projektu.
Niedostosowanie do celów
Plan działania, który nie jest zgodny z konkretnymi celami projektu i celami biznesowymi, jest mniej wartościowy niż brak planu działania. Wyraźnie określ cele w każdym planie działania i dopasuj do nich każde działanie i zadanie.
Trudności w dostosowaniu się do zmian
Plany działania mogą być dla członków zespołu projektowego lub interesariuszy nieznane lub onieśmielające. Może to prowadzić do oporu przed opracowaniem lub nawet przestrzeganiem planu działania, zwłaszcza jeśli Twoi współpracownicy nigdy wcześniej nad żadnym nie pracowali. Podejmij niezbędne kroki, aby uspokoić i zachęcić członków zespołu, którzy wydają się wahać lub są niechętni. Skoncentruj te wysiłki na kluczowych uczestnikach projektu lub interesariuszach mających problemy z dostosowaniem się. Zachęć członków zespołu do wspierania tych osób, którym ten proces sprawia jeszcze problemy.
Przygotowanie skutecznego planu działania
Teraz, gdy już wiesz, czemu służy plan działania oraz jakie są jego kluczowe elementy, przypadki użycia, korzyści i związane z nim wyzwania, nadszedł czas, aby go utworzyć. Poniżej przedstawiono kilka najlepszych praktyk.
Zdefiniowanie celów SMART
- Jasno określ cel projektu, do którego osiągnięcia zmierza plan działania, oraz sposób, w jaki przyczynia się on do realizacji ogólnych celów projektu.
- Upewnij się, że każdy cel jest celem SMART — skonkretyzowanym, mierzalnym, osiągalnym, istotnym i określonym w czasie.
- Definiując skonkretyzowane cele, należy uzyskać i uwzględnić informacje od uczestników projektu i interesariuszy. Pomoże to w osiągnięciu konsensusu i uzyskaniu poparcia dla tych celów i planu działania.
Tworzenie listy zadań
- Podziel cel na mniejsze, łatwe do zarządzania zadania lub kroki. Przygotuj jasne i zwięzłe opisy zadań, aby zminimalizować nieporozumienia.
- Opisz szczegółowo każde konkretne zadanie. Ułatwi to alokację zasobów, precyzyjne planowanie zadań i ich udaną realizację.
Przypisanie obowiązków
- Przypisz każde zadanie do określonego członka zespołu lub określonej grupy. Tam, gdzie to możliwe, zapewnij wsparcie dla osób odpowiedzialnych za najbardziej krytyczne zadania.
- Upewnij się, że obowiązki są jasne i że każda osoba rozumie swoje zadanie. Rozważ możliwość przekazania przez kluczowych uczestników potwierdzenia, że rozumieją i akceptują przydzielone im obowiązki.
Ustalenie terminów
- Ustal realistyczne terminy dla każdego zadania i całego projektu.
- Uwzględnij i wskaż współzależności, które łączą terminy poszczególnych zadań z harmonogramem całego projektu.
- Ustal optymalny, dopuszczalny i niedopuszczalny termin dla każdego zadania. Jasno określ, co się stanie, jeśli zespół nie dotrzyma optymalnych i dopuszczalnych terminów oraz czy niedopuszczalne terminy mogą opóźnić projekt lub doprowadzić do jego przerwania.
Identyfikowanie zasobów
- Określ budżet, materiały, ludzi i narzędzia potrzebne do wykonania każdego zadania oraz oczekiwanych dostawców tych zasobów.
- Uwzględnij mechanizmy kontrolne w planie działania. Pomoże to zapewnić dostępność zasobów i ich skuteczną alokację.
Monitoruj postępy
- Wdróż system śledzenia postępów w realizacji planu działania.
- Regularnie weryfikuj i aktualizuj plan, aby odzwierciedlać zmiany i dokumentować postępy.
- W przypadku wystąpienia opóźnień lub zakłóceń jasno określ przewidywane i rzeczywiste skutki dla postępu projektu. Udostępnij te informacje uczestnikom projektu i odpowiednim interesariuszom.
Opracowanie skutecznego planu działania dzięki Confluence
Plany działania są krytycznymi i niezbędnymi elementami planów projektów i procesów zarządzania projektami. Confluence zawiera wiele funkcji, takich jak czynności do wykonania i tabele, które mogą pomóc w tworzeniu oraz realizacji jasnych i efektywnych planów działania niezbędnych do osiągnięcia sukcesu projektu.
Confluence to połączona przestrzeń robocza, która umożliwia Tobie i Twoim współpracownikom tworzenie, organizowanie, wyszukiwanie oraz udostępnianie wiedzy na potrzeby zespołów, projektów i celów. Zawiera przestrzenie dla stron, tablic, wiadomości wideo i baz danych. Kluczowa wiedza firmowa i związana z projektami jest scentralizowana w jednym miejscu, dzięki czemu jest natychmiast dostępna i łatwa do wykorzystania w celu rozwoju działalności.
Podczas tworzenia planu działania zaproś inne osoby do współpracy z wykorzystaniem edycji w czasie rzeczywistym i komentarzy śródwierszowych. Łatwo udostępniaj plan działania zespołom, interesariuszom i zaangażowanym decydentom w całej firmie.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Confluence może pomóc w osiągnięciu celów biznesowych, utwórz bezpłatnie plan działania w Confluence.
