Struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami
Przeglądaj tematy
Jeśli czasem czujesz, że Twój projekt wymyka się spod kontroli, terminy się przesuwają, a zadania są chybione, pomocna może okazać się struktura podziału pracy. Dobrze opracowana struktura podziału pracy to Twój harmonogram prowadzący do sukcesu, dzielący projekty na wykonalne elementy, aby zapewnić wydajne przypisywanie zadań i dotrzymywanie terminów.
Narzędzia te zapewniają jasne komunikowanie wszystkich celów w całej firmie, ograniczając niespodzianki do minimum i zapobiegając sytuacjom, gdy ktoś nie zna swojej roli.
W tym artykule wyjaśniono strukturę podziału pracy, jej kluczowe komponenty oraz sposób, w jaki możesz ją utworzyć dla swojego projektu i zmienić podejście do zarządzania projektami.
Czym jest struktura podziału pracy?
Struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami to hierarchiczny rozkład projektu na mniejsze komponenty. Na jej szczycie znajduje się ogólny cel projektu, a niżej dzieli się ona na mniejsze, bardziej wydajne elementy dostarczane.
Każdy poziom struktury podziału pracy zawiera bardziej szczegółowe opisy prac projektowych, począwszy od poziomu ogólnego, który określa cel projektu. Kolejny poziom przedstawia główne elementy dostarczane, po których następują podrzędne elementy dostarczane i wreszcie pakiety robocze.
Cel struktury podziału pracy w zarządzaniu projektami
Struktura podziału pracy w zarządzaniu projektami porządkuje i definiuje zakres projektu, dzieląc go na rozsądne sekcje. Wyznacza jasne ramy dla planowania projektu, jego realizacji i kontroli nad nim.
Jasno określa każde zadanie, aby pomóc w przypisaniu obowiązków. Każdy pakiet prac zawiera wystarczająco dużo szczegółów, aby dokładnie przewidywać zapotrzebowanie na zasoby i czas trwania, pomagając w oszacowaniu kosztów i ram czasowych.
Zastosuj strukturę podziału pracy, aby śledzić ukończenie planu projektu i upewnić się, że Twój projekt jest realizowany zgodnie z planem.
Wykres Gantta
Wykres Gantta to wizualna reprezentacja cyklu życia projektu. Zawiera on listę zadań na osi czasu, pokazując ramy czasowe, zależności i postępy. To narzędzie bardzo przydaje się zespołom, które potrzebują jasnych instrukcji dotyczących harmonogramu projektu.
Chociaż wykres Gantta nie jest strukturą podziału pracy, możesz go z nią połączyć, aby poprawić planowanie i tworzenie harmonogramów.
Struktura podziału pracy oparta na elementach dostarczanych
Struktura podziału pracy oparta na elementach dostarczanych koncentruje się na rezultacie projektu. Dzieli ona projekt na główne elementy dostarczane zamiast na fazy. Jest to bardziej przydatne w przypadku projektów, w których produkt końcowy lub wynik jest jasno określony.
Kanban
Kanban to wizualna metoda zarządzania pracami projektowymi podczas ich realizacji. Wykorzystuje ona karty na tablicach Kanban do reprezentowania zadań i kolumny określające różne etapy przepływu pracy.
Ta metoda idealnie sprawdza się w przypadku projektów Agile i wymaga ciągłego monitorowania oraz częstych korekt.
Struktura podziału pracy oparta na fazach
W odróżnieniu od struktur podziału pracy zorientowanych na elementy dostarczane struktura oparta na fazach dzieli projekt według jego faz lub etapów. Każda faza reprezentuje główną sekcję osi czasu projektu, a wszystkie fazy dzielą się na dalsze zadania i czynności.
Ten typ idealnie sprawdza się w przypadku projektów o jasno zdefiniowanych etapach, takich jak tworzenie oprogramowania lub prace budowlane.
Kalendarze
Kalendarze w zarządzaniu projektami zapewniają strukturze podziału pracy ramy czasowe. Pomagają dbać o terminowe wykonanie zadań. Ta metoda pomaga również śledzić terminy, kamienie milowe i dostępność zasobów.
Metoda kalendarza jest najlepsza w przypadku projektów o ścisłych terminach lub ustalonych ramach czasowych.
Kluczowe komponenty struktury podziału pracy
Każdy komponent struktury podziału pracy służy różnemu celowi. Mają one określone role i poziomy szczegółowości. Najwyższy poziom przedstawia ostateczny cel, a najniższy określa konkretne szczegóły.
Kluczowe komponenty struktury podziału pracy to:
- Fazy: Fazy reprezentują główne etapy cyklu życia projektu. Każda faza grupuje odpowiednie aktywności i zadania.
- Zadania: zadania to indywidualne aktywności w ramach każdej fazy projektu.
- Zadania podrzędne: każde zadanie dzieli się na zadania podrzędne, umożliwiając precyzyjne planowanie i wykonywanie.
- Elementy dostarczane: elementy dostarczane to materialne lub niematerialne wyniki wykonania zadań.
- Podrzędne elementy dostarczane: podrzędne elementy dostarczane to wyniki cząstkowe, które przyczyniają się do ukończenia większych elementów dostarczanych.
- Pakiety robocze: Pakiety robocze są najmniejszymi jednostkami pracy w strukturze podziału pracy. Są to szczegółowe zadania lub grupy zadań z określonymi elementami dostarczanymi.
- Zależności: Zależności określają relacje między zadaniami. Pokazują, które zadania należy wykonać, zanim będzie można rozpocząć inne.
- Oszacowania: oszacowania stanowią przybliżenie wymaganych zasobów, czasu i kosztów, pomagając w określaniu budżetu i planowaniu.
Kamienie milowe: kamienie milowe wyznaczają moment ukończenia głównych faz lub elementów dostarczanych albo osiągnięcia innych ważnych celów projektu.
Struktura podziału pracy organizuje projekt w formie możliwych do zarządzania komponentów, dzieląc zakres na szczegółowe, mniejsze części. Jasno zdefiniowane komponenty ułatwiają przypisywanie obowiązków, szacowanie kosztów, planowanie harmonogramu i monitorowanie postępów projektu.
Jak utworzyć strukturę podziału pracy
Tworzenie struktury podziału pracy obejmuje szereg kroków w celu przygotowania dobrze zaplanowanego i zorganizowanego projektu. Nie warto spieszyć się z decyzjami, gdyż starannie opracowana struktura jest kluczowa dla powodzenia projektu.
Oto kroki umożliwiające utworzenie struktury podziału pracy:
Zdefiniowanie zakresu i celów projektu
Jasno zdefiniuj ogólny zakres projektu i konkretne cele szczegółowe. Niezbędne jest tu zrozumienie celów, ograniczeń i wymagań projektu. Dobrze zdefiniowany zakres stanowi fundament całej struktury podziału pracy. Im silniejszy fundament, tym większe szanse na sukces.
Określenie głównych dostarczanych elementów
Następnie określ główne rezultaty lub elementy dostarczane projektu. Przygotuj listę kluczowych wyników, które ma osiągnąć projekt. Przykładowo główne elementy dostarczane projektu tworzenia aplikacji mobilnej mogą obejmować zaprojektowanie interfejsu użytkownika, opracowanie backendu, konfigurację bazy danych itp.
Podział elementów dostarczanych na podrzędne elementy dostarczane
Po zidentyfikowaniu głównych elementów dostarczanych projektu podziel je na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu podrzędne elementy dostarczane. Mogą to być na przykład schematy funkcjonalne, projekty wstępne i recenzje projektów tworzonego interfejsu użytkownika.
Zidentyfikowanie pakietów roboczych
Po podzieleniu elementów dostarczanych podziel podrzędne elementy dostarczane na konkretne pakiety robocze. Przygotuj listę wszystkich pakietów roboczych potrzebnych do uzyskania podrzędnych elementów dostarczanych. Przykładowo pakiety robocze dla schematu funkcjonalnego mogą obejmować wstępne szkice, przegląd próbek i finalizację schematu.
Zdefiniowanie aktywności w ramach każdego pakietu roboczego
Zidentyfikuj i opisz szczegółowe aktywności wymagane do ukończenia każdego pakietu roboczego. Wymień wszystkie zadania związane z zarządzaniem, zasoby i zależności niezbędne do osiągnięcia celów pakietu roboczego.
Nawiązując do przykładu szkicowania wstępnych schematów funkcjonalnych, działania mogą obejmować zbieranie wymagań, tworzenie podstawowej warstwy i przedstawienie wstępnego szkicu do recenzji.
Utworzenie schematu struktury podziału pracy
Na koniec uporządkuj komponenty struktury podziału pracy w postaci wizualnego schematu lub diagramu. Ten schemat przedstawia hierarchię zakresu projektu, od kompletnego projektu po poszczególne zadania związane z zarządzaniem. W tym kroku użyj modelu wykresu Gantta.
Na szczęście możesz uprościć ten proces dzięki szablonowi struktury podziału pracy. Pozwala on podzielić duże zadania na mniejsze części, które są łatwiejsze w zarządzaniu i realizacji. Przepływy pracy Jira pomagają poprawić wydajność zespołów zarządzających projektami.
Tworzenie struktury podziału pracy dla swojego projektu za pomocą Jiry
Utworzenie struktury podziału pracy jest niezbędne w celu skutecznego zorganizowania projektu i zarządzania nim, ale trudno było znaleźć odpowiednie do tego narzędzia. Jednak to już przeszłość.
Jira sprawia, że ten proces jest łatwiejszy niż kiedykolwiek. Oprogramowanie wykorzystuje zgłoszenia Jira do zarządzania poszczególnymi zadaniami i ich śledzenia, dzięki czemu nic nie umyka uwadze zespołów w trakcie cyklu życia projektu. Można także użyć wstępnie zaprojektowanych szablonów Jira do sprawnego tworzenia projektów i zarządzania nimi. Wspólne planowanie projektów gwarantuje, że zespół współpracuje w czasie rzeczywistym, śledząc strukturę podziału pracy projektów i zarządzając nią w obrębie platformy.
Chcesz usprawnić zarządzanie projektami? Skorzystaj z planu Jira Free już dziś i przekonaj się, jaką różnicę zapewnia dobrze zorganizowana struktura podziału pracy.