The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• Jaki konkretny problem jest do rozwiązania?
• Kiedy problem powstał lub powstanie?
• Gdzie w firmie występuje problem lub na które obszary ma wpływ?
• Dlaczego firma musi się nim zająć?
• Jak do tego doszło, jak zespół to rozwiąże?

• Ile będzie kosztować rozwiązanie problemu z punktu widzenia finansowego i zużycia innych zasobów?

Inną popularną metodą tworzenia zwięzłych opisów problemu jest diagram ryby. Jest to wizualne narzędzie używane przez zespoły, aby zidentyfikować przyczynę problemu. Diagram przypomina szkielet ryby, gdzie głowa reprezentuje problem, a każda z ości jest potencjalną przyczyną. Przyczyny należą zazwyczaj do jednej z pięciu kategorii:

• Czynnik ludzki, czyli problemy, których źródłem jest człowiek, np. wynikające z poziomu doświadczenia lub przeszkolenia pracowników.
• Urządzenia, czyli problemy związane z używanym sprzętem lub maszynami.
• Metody, czyli problemy wynikające z procedur i procesów.
• Materiały, czyli problemy dotyczące komponentów, surowców lub zaopatrzenia.

• Pomiary, czyli problemy związane z oceną, kontrolą lub pomiarem, w tym realizacją właściwych celów i kluczowych wyników (OKR).

D3: Opracowanie tymczasowych działań ograniczających skalę problemu

Po określeniu problemu zespół musi wdrożyć skuteczne tymczasowe rozwiązania, aby szybko i bezpiecznie wyizolować problem i ograniczyć jego skutki, a jednocześnie podjąć prace nad opracowaniem długoterminowego rozwiązania. Wspomniane tymczasowe rozwiązania są określane mianem tymczasowych działań ograniczających skalę problemu (ICA).

Aby sformułować skuteczne działania ICA, trzeba zidentyfikować problem, ocenić zagrożenia i wspólnie rozważyć różne opcje ograniczenia jego skali. Należą do nich: izolacja problemu, złagodzenie skutków, działania naprawcze i działania prewencyjne. Trzeba przeanalizować wykonalność i potencjalną skuteczność każdego wariantu, a następnie wdrożyć działania ICA, które są realistyczne i prawdopodobnie przyniosą oczekiwane efekty. Następnie warto monitorować uzyskiwane wyniki, aby w razie konieczności odpowiednio zmodyfikować działania.

D4: Ustalenie głównej przyczyny

Systematyczność procesu 8D ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania ponownemu wystąpieniu tych samych problemów. Podstawą sukcesu jest odróżnienie przez zespół głównej przyczyny od objawów, które mogą czasem wyglądać jak właściwe przyczyny, a przez to spowodować skierowanie uwagi i wysiłków w niewłaściwe miejsce.

Jedną z szeregu popularnych technik analizy głównej przyczyny jest „5 × dlaczego” i polega na zadawaniu pytania: „Dlaczego?”. Zrobienie tego pięć razy pomaga poznać rzeczywistą główną przyczynę problemu.

Inną popularną techniką jest analiza drzewa błędów. To wizualne narzędzie przypomina diagram ryby, ale wykorzystuje metaforę drzewa. Korzeń drzewa przedstawia problem, natomiast jego gałęzie reprezentują poszczególne cząstkowe przyczyny.

D5: Opracowanie trwałych działań naprawczych

Po zidentyfikowaniu głównej przyczyny i ustaleniu tymczasowych działań ograniczających skalę problemu (ICA) czas skupić się na opracowaniu trwałych działań naprawczych (PCA). Pomocne w tworzeniu działań PCA może być sięgnięcie do działań ICA wypracowanych wcześniej przez zespół i ocenienie ich skuteczności. Działania PCA muszą zostać poddane starannej, kompleksowej weryfikacji i testowaniu. Niepowodzenie działania PCA może zakłócić lub nawet spowodować wstrzymanie krytycznych operacji biznesowych. Dlatego działania PCA wdraża się dopiero po ukończeniu rygorystycznych kontroli w celu potwierdzenia jego faktycznej użyteczności.

D6: Wdrożenie działań PCA

Po opracowaniu trwałego działania naprawczego (PCA), jego przetestowaniu oraz potwierdzeniu bezpieczeństwa i skuteczności należy stworzyć plan wdrożenia PCA. Trzeba w nim uwzględnić jasną i częstą komunikację z zainteresowanymi stronami na temat przewidywanego i możliwego wpływu na ich pracę. Każde działanie PCA należy uważnie monitorować podczas jego faktycznej realizacji. Trzeba też sprawdzać skuteczność swoich działań PCA za pomocą testów przeprowadzanych okresowo, a także po każdym znaczącym incydencie.

D7: Zapobieganie ponownemu wystąpieniu problemu

Aby zapewnić maksymalną ochronę, trwałe działania naprawcze (PCA) należy uwzględniać w politykach, procedurach i procesach firmy. W tym celu należy w zwięzły i przekonujący sposób komunikować się ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i zaangażowanymi decydentami przed, w trakcie i po każdym ważnym kroku. Monitoruj i aktualizuj wszystkie powiązane procedury i szkolenia, stosownie do zmian w otoczeniu lub panujących warunkach. Dzięki temu działania naprawcze pozostaną skuteczne.

D8: Pogratulowanie zespołowi

Rozwiązywanie problemów i zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu wymaga znacznego, długotrwałego wysiłku ze strony każdego członka zespołu. Dlatego udzielaj im wsparcia i motywuj, a sukcesy nagradzaj pochwałą. Korzystaj ze wszystkich dostępnych narzędzi i zasobów, aby rejestrować, dokumentować i zapewnić dostęp do zdobytej wiedzy i wyciągniętych wniosków. We wszelkich raportach przekazywanych zespołowi, zainteresowanym stronom i zaangażowanym decydentom uwzględniaj pochwały za osiągnięcia.

Strategie stosowane w procesie 8D

Podstawą powodzenia procesu 8D jest wykorzystanie narzędzi i technik, które ułatwiają i przyśpieszają jego realizację. Zapoznaj się z rozwiązaniami do gromadzenia i analizy danych, współpracy, dokumentacji, zarządzania jakością i innych celów, z których korzystają już Twoi współpracownicy. Włączenie ich do procesu 8D może skrócić czas i energię poświęcane na szkolenia, a także przyśpieszyć pomyślną realizację celu.

Wykorzystanie istniejących narzędzi, technik i specjalistycznej wiedzy jest jedną z szeregu dobrych praktyk, zapewniających powodzenie procesu 8D. Inne dobre praktyki w tym zakresie to budowanie i usamodzielnianie zespołu złożonego z pracowników różnych działów, wspieranie i umożliwianie przejrzystej bieżącej komunikacji oraz tworzenie jasnych opisów problemu.

Skoncentruj się na analizie głównej przyczyny oraz budowaniu, monitorowaniu i testowaniu działań naprawczych przed, w trakcie i po ich wdrożeniu. Sugerowane są również regularne spotkania stand-up lub inne zebrania, zwłaszcza jeśli dana firma zachęca do przeprowadzania i rejestrowania sparingów między członkami zespołu.

Aby jeszcze bardziej usprawnić proces 8D, użyj Confluence jako centralnej platformy współpracy, dokumentacji i komunikacji. Confluence płynnie integruje się z innymi narzędziami, co może zwiększyć produktywność zespołu oraz zapewnić przejrzystość i spójność działań na każdym etapie procesu.

Zalety procesu rozwiązywania problemów 8D

Proces 8D oferuje wiele korzyści zespołom próbującym rozwiązać powtarzające się problemy. Skupienie się na głównej przyczynie pomaga usunąć podstawowy powód, a nie tylko objawy. Natomiast zastosowanie środków prewencyjnych pomaga zapobiegać ponownemu występowaniu tych samych problemów. Praca zespołowa i współpraca prowadzi do maksymalizacji zadowolenia z przebiegu pracy, zyskania możliwie najszerszej perspektywy i pogłębienia umiejętności wszystkich członków zespołu.

Proces 8D pomaga firmom ograniczać wady i błędy produkcyjne, poprawiać jakość produktów i usług oraz zwiększać satysfakcję klientów. Prowadzi również do zwiększenia wydajności i zwinności poprzez poprawę umiejętności współpracy i rozwiązywania problemów.