FOMO a info: zarządzanie zbyt dużą ilością powiadomień
Dowiedz się, jak ustawić alerty tak, abyście razem z zespołem mogli zaoszczędzić czas, być na bieżąco i codziennie wykonywać więcej efektywnej pracy.
Przeglądaj tematy
Kontaktowanie się z innymi ludźmi jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Wystarczy wziąć do ręki telefon, aby otrzymać nieskończoną ilość polubień, komentarzy i wiadomości od znajomych, rodziny i współpracowników. Im więcej pracujemy na odległość — zdalnie, hybrydowo, rozproszeni, w podróży, w domu z chorym dzieckiem, czy odpowiadając na e-maila w biegu po kawę — tym częściej szukamy sposobów na pozostanie w kontakcie. Dzięki temu praca jest wykonywana wydajnie i powstają świetne pomysły.
Zarządzanie komunikacją między zespołami obejmującymi kilka funkcji ma kluczowe znaczenie dla dzielenia się wiedzą, ale nie zawsze jest ona wydajna i skuteczna. Podstawą nowoczesnego zarządzania komunikacją jest obecnie sygnał dźwiękowy lub ikona, które zmuszają nas do częstego sprawdzania powiadomień i alertów, pochłaniając nierzadko dużą część naszego dnia.
W miarę jak środowisko biznesowe ewoluuje w związku z wprowadzaniem nowych sposobów pracy i zupełnie nowych opisów stanowisk, zarządzanie sposobem wysyłania i odbierania wiadomości jest dziedziną podlegającą ciągłym zmianom. Liczba i różnorodność platform, których używamy do komunikacji — zarówno prywatnie, jak i w pracy — stale rośnie. Możemy albo pozwolić, by narzędzia rządziły nami, albo znaleźć sposób na zarządzanie nimi. Oczywiście jedna z tych możliwości jest rozsądniejsza.
Możemy albo pozwolić, by narzędzia rządziły nami, albo znaleźć sposób na zarządzanie nimi. Oczywiście jedna z tych możliwości jest rozsądniejsza.
Jednak gdy mamy urządzenia zawsze na wyciągnięcie ręki, coraz trudniej jest wyznaczać wobec innych i siebie granice, jeśli chodzi o powiadomienia. Z jednej strony nie chcemy pominąć, kiedy wydarzy się coś naprawdę ważnego. Z drugiej, ciągłe bombardowanie powiadomieniami może utrudniać skupienie się na faktycznie istotnych zadaniach.
Jak więc osiągnąć właściwą równowagę między byciem poinformowanym a byciem przytłoczonym informacjami?
Przejmij kontrolę nad powiadomieniami
Aby móc się skupić, musisz zwalczyć FOMO, czyli strach przed tym, co nas omija. No bo, tak szczerze, jak często naprawdę musisz sprawdzić to powiadomienia dokładnie teraz? O ile nie jesteś ratownikiem na ostrym dyżurze, prawdopodobnie może ono trochę poczekać.
Oto kilka sposobów na uporanie się z rozpraszającymi powiadomieniami za pomocą Confluence:
Wskazówka 1: wybierz „pilną” platformę
Załóżmy, że pracujesz nad projektem wspólnie z dużym zespołem i otrzymujesz alert za każdym razem, gdy ktoś wprowadza zmiany na stronie. W pewnym momencie zaczynasz ignorować je wszystkie, aby móc ukończyć swoją pracę. Wtedy prawdopodobne jest, że przegapisz ważną informację i poczujesz, że już nigdy nie możesz pozwolić sobie na pominięcie dzwonka.
Aby temu zaradzić, musisz w pierwszej kolejności opracować plan komunikacji z zespołem. Uzgodnijcie korzystanie z określonej platformy, jeśli sprawa jest naprawdę pilna — może to być Slack DM, SMS-y w telefonie albo coś innego. Używajcie tej metody komunikacji tylko w przypadku powiadomień wymagających natychmiastowej uwagi. Potem możesz pominąć sprawdzanie innych platform, dopóki nie skończysz jakiegoś zadania. Wówczas sprawdzanie alertów staje się świadomą decyzją. Teraz będziesz zapewne pracować znacznie szybciej, ponieważ możesz się skupić oraz dlatego, że bardzo chcesz już skończyć i wrócić do sprawdzania powiadomień (pętla nagród)!
Wskazówka dotycząca Confluence: w przypadku pilnych alertów lub komunikacji z określonymi osobami spróbuj wykorzystać wzmianki w Confluence. Każda wzmianka powoduje wysłanie powiadomienia bezpośrednio tylko do oznaczonych osób, a nie do wszystkich obserwujących stronę. To dobry sposób na zwrócenie czyjejś uwagi. Co jeszcze ważniejsze, wiadomości te są wyświetlane w kontekście istotnych informacji na stronie. Dzięki temu powiadamiana osoba nie musi tracić czasu na szukanie informacji, których potrzebuje, aby odpowiedzieć.
Wskazówka 2: wyznacz granice
Po uzgodnieniu, jak chcecie się ze sobą skontaktować w przypadku pilnych powiadomień, możecie się zrelaksować i skupić na pracy, wiedząc, że będziecie otrzymywać tylko potrzebne alerty, a inne powiadomienia będą mogły poczekać. Ale wtedy często zdarza się, że ktoś zaczyna używać „pilnej” platformy do spraw, które nie są pilne. Musicie zatem ustalić standardy dotyczące tego, co jest pilne.
Nie zawsze musicie się zgadzać ze sobą, ale jeśli jasno określisz granice, możesz poprosić kolegów o przestrzeganie ich. A jeśli nie masz pewności co do czyichś preferencji dotyczących powiadomień, zawsze możesz zapytać.
Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie wspólnie z zespołem instrukcji obsługi, które eliminują wszystkie niejasności.
Wskazówka dotycząca Confluence: w Confluence możesz wyłączyć większość powiadomień i nadal być na bieżąco. Wszystkie komentarze Twoich współpracowników są na stronie, dzięki czemu możesz je przejrzeć, gdy znajdziesz czas. Jeśli korzystasz również z Jira, aktualizacje zgłoszeń Jira są także dostępne na stronie i w Twoim kanale.
Wskazówka 3: dostosuj ustawienia do swoich potrzeb
W przypadku niektórych stanowisk nadal możesz otrzymywać zbyt wiele powiadomień, nawet po wprowadzeniu tych dwóch rozwiązań zapobiegawczych. Przykładowo menedżer dużego zespołu lub kierownik projektu musi być informowany na bieżąco przez cały dzień. Wtedy ustawienia stają się Twoim najlepszym sprzymierzeńcem. Każda platforma, która przytłacza Cię alertami, zazwyczaj oferuje sposoby na dostosowywanie powiadomień za pomocą filtrów, operacji zbiorczych i innych metod pozwalających na ograniczenie bodźców informacyjnych. Poszukaj sposobów pozwalających wyróżnić alerty od przełożonego lub oznaczyć pilny projekt jako „ważny”. Poświęć kilka minut na zapoznanie się z ustawieniami na najbardziej ruchliwych platformach komunikacyjnych, a możesz odzyskać wiele godzin traconych przeważnie na zmianę kontekstu.
Wskazówki dotyczące Confluence: Confluence oferuje kilka sposobów na dostosowywanie powiadomień. Oto kilka naszych ulubionych:
- „Publikowanie bez powiadamiania obserwujących”, gdy wprowadzasz wiele aktualizacji na stronie, aby uniknąć spamowania współpracowników.
- Wybierz „pokaż tylko nieprzeczytane”, aby łatwo oddzielić ważne wiadomości od szumu informacyjnego.
- Możesz także wybrać powiadomienia zbiorcze. Nadal będziesz otrzymywać natychmiastowe wiadomości e-mail z ważnymi powiadomieniami, takimi jak wzmianki i nowe strony, ale jeśli wiele zmian zostanie wprowadzonych w ciągu dziesięciu minut, otrzymasz tylko jeden e-mail.
- Aby dodatkowo zmniejszyć liczbę powiadomień, możesz zdecydować się na codzienne podsumowanie, aby pozostawać na bieżąco ze wszystkimi ważnymi informacjami dnia.
- Możesz też ustawić wszystkie powiadomienia Confluence, aby przychodziły na oddzielny kanał Slack i możesz je filtrować, aby mieć pewność, że Twój zespół będzie otrzymywał tylko najważniejsze aktualizacje.
