Przewodnik po zarządzaniu portfelem projektów (PPM)

Na czym polega zarządzanie portfelem projektów?

Zarządzanie portfelem projektów (PPM) zapewnia, że wszystkie projekty w portfelu są zgodne z celami strategicznymi. Podczas gdy zarządzanie projektem koncentruje się na prowadzeniu konkretnego projektu, PPM zapewnia holistyczne spojrzenie. Każdy projekt podlega przeglądowi przez zespół PPM.

Firmy w miarę rozwoju często angażują się w zbyt wiele projektów. Inicjatywy nawarstwiają się, do czasu gdy pracownicy poczują się przeciążeni, a produkcja zacznie kuleć.

PPM powstrzymuje ten problem. Planowanie potencjału wykonawczego jest integralną częścią roli eksperta PPM, a każdy projekt w firmie jest objęty obliczeniami.

Główne komponenty zarządzania portfelem projektów

Dojrzały proces PPM wymaga co najmniej czterech elementów:

• Nadzór nad portfelem: Zasady regulujące portfel powinny dotyczyć wyboru, przeglądu i ustalania priorytetów projektów. Aby stworzyć te zasady, określ długo- i krótkofalowe cele firmy.
• Zarządzanie zasobami: Staranne planowanie zasobów pozwala maksymalnie zwiększyć możliwości poprzez przydzielanie pomocy tam, gdzie jest ona najbardziej skuteczna. W ramach PPM zasoby przepływają do projektów o znaczeniu krytycznym.
• Zarządzanie ryzykiem: Należy określić potencjalne zagrożenia poprzez opracowanie planu uwzględniającego istotne czynniki dotyczące branży. Przykładowo kiedy uruchamiasz centrum danych, ważny jest koszt chipów komputerowych. Wzrost cen może wpłynąć negatywnie na przepływy pieniężne.
• Zarządzanie wydajnością: Twój zespół musi zdefiniować sukces każdego projektu i monitorować wydajność. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, skorzystaj z regularnych raportów o stanie lub zaawansowanego narzędzia do PPM, takiego jak Jira.

Strategie efektywnego zarządzania portfelem projektów

Efektywny projekt PPM będzie w każdym przypadku wyglądał inaczej. Niektóre firmy chcą zmniejszyć obecne obciążenie projektami, podczas gdy inne chcą stale wprowadzać nowe pomysły. Niezależnie od Twoich ostatecznych celów możesz wdrożyć skuteczne strategie, dzięki którym Twoja firma będzie przestrzegała zasad PPM.

Dopasowanie portfeli do strategii biznesowej

Zarządzanie portfelem projektów staje się łatwiejsze, gdy wszystkie projekty wspierają te same cele nadrzędne, chociaż metody wsparcia mogą być różne. Przykładowo jeden projekt może koncentrować się na poprawie jakości oprogramowania, podczas gdy inny na skróceniu czasu odpowiedzi w obsłudze klientów. Oba projekty przyczyniają się do zwiększenia sprzedaży i poprawy recenzji.

Aby sprawdzić, czy projekt przyczynia się do realizacji celów firmy, określ jego cele i porównaj je z zasadami przewodnimi. Warto również określić wskaźniki sukcesu, takie jak zwiększony udziału w rynku.

Ustalanie priorytetów projektu

Wybierając projekty do portfela, weź pod uwagę konkretne kryteria, takie jak potencjalne ryzyko, koszty, potencjalny zwrot z inwestycji, wskaźniki sukcesu i cel ogólny.

Po przeanalizowaniu dostępnych projektów kolejnym krokiem w planowaniu projektu jest ustalanie priorytetów. Określ, które projekty otrzymują najwięcej zasobów, badając ich wartość strategiczną i nieodłącznie związane z nimi ryzyko.

Macierz priorytetów projektu może zapewnić bardziej klarowny obraz — przedstawia projekty na podstawie takich kryteriów jak koszt, czas do ukończenia i potencjał przychodów. Ważony model punktacji nadaje większą wartość czynnikom, na których najbardziej zależy Twojemu zespołowi.

Zrównoważenie portfela

Portfel pełen projektów o wysokim ryzyku i potencjalnie wysokich zyskach, takich jak tworzenie nowego oprogramowania, może się opłacić. Może jednak również wyczerpać Twoje fundusze i prowadzić do problemów z płacami.

Unikanie ryzykownych przedsięwzięć może uratować firmę przed katastrofą, ale taki plan oznacza również rezygnację nieproporcjonalnie dużych zysków. Najlepsze portfele równoważą bardziej ryzykowne projekty z bardziej przewidywalnymi.

Przeprowadzenie symulacji może pomóc dokładniej poznać niuanse poszczególnych zagrożeń projektowych.

Kontynuacja monitorowania i dostosowywania

Sukces PPM zależy od ciągłego monitorowania i dostosowywania. Cele zmieniają się ze względu na konkurencję, technologię i inne zmiany. Chociaż oś czasu projektu dla Twojego portfela może być poprawna, warto zachować elastyczność. Pojawienie się nowego rywala może oznaczać, że Twoja macierz priorytetów będzie wymagać korekty.

Przeprowadzenie przeglądu podsumowującego cele projektu, koszty i zarobki pomoże Ci ocenić, czy dany projekt wymaga większej czy mniejszej uwagi. Ponowne dostosowanie projektu może być również konieczne, aby zachować zgodność z celami biznesowymi. Konkretne wskaźniki związane z projektem, takie jak zwrot z inwestycji i zaangażowanie w reklamy, umożliwiają śledzenie wydajności w czasie.

Korzyści z zarządzania portfelami projektów (PPM)

Firmy, które korzystają z PPM, mogą doświadczyć przeobrażających działalność korzyści — od lepszego wykorzystania zasobów po zwiększoną współpracę zespołową. Kompleksowe podejście PPM pozwala utrzymać powiązanie wszystkich projektów z ideałami firmy, zwiększając szanse na sukces.

Oto kilka wyraźnych zalet PPM:

Lepsze wykorzystanie zasobów

Menedżer projektu, który zna tylko zakres własnej pracy, może przydzielić zbyt dużą ilość zasobów podczas planowania sprintu. Jest to nieuniknione, ponieważ projekty firmowe czerpią zasoby z tej samej ograniczonej puli zasobów. Menedżer nadzorujący ekipę programistów dba o zakończenie backlogu sprintu. Finansowanie zespołu badawczego czy określanie budżetu na rozwój produktu nie jest częścią jego obliczeń.

PPM odzwierciedla cały obraz, umożliwiając optymalną alokację zasobów.

Ulepszone podejmowanie decyzji

Najlepsze decyzje podejmuje się, mając wszystkie informacje. Przepływy pracy Agile stale generują dane o Twoich projektach i procesach. Strategie PPM pozwalają agregować te dane i wykorzystywać analizy. Zapewnia to zestaw faktów potrzebnych do zdecydowania o kolejnych krokach.

Na przykład zespół PPM może ocenić, czy firma ma zasoby, aby zainicjować nowe projekty. Zebrane dane pozwalają również śledzić drobne zmiany wydajności.

Zarządzanie ryzykiem

Większość firm już monitoruje ryzyko związane z projektami. Uwzględnienie strategii ryzyka na poziomie portfela pozwala zwiększyć odporność. Czy Twoja linia produktów jest zależna od niepewnego łańcucha dostaw? PPM pozwala przewidzieć pułapki i zaaranżować reakcję dla zespołów ds. sprzedaży, finansów i magazynów. Prostszy system zarządzania projektami może przełożyć się na bardziej fragmentaryczne podejście.

Strategiczne dopasowanie

PPM identyfikuje i łączy wkłady konkretnych projektów, aby można było uzyskać lepsze dopasowanie. Ponieważ ciągłe przeglądy są częścią strategii, gdy projekty przestają pasować do etosu firmy, dowiadujesz się o tym. Ta rygorystyczna i ciągła weryfikacja maksymalizuje wartość biznesową.

Najlepsze praktyki dotyczące PPM

Wprowadzenie i utrzymanie środowiska PPM wymaga skoncentrowanego wysiłku, niezależnie od wielkości firmy. Oto kilka najlepszych praktyk do rozważenia:

• Ustanów ramy PPM. Przed wdrożeniem zdefiniuj strategię PPM. Pomyśl o kryteriach wyboru projektów i wskaźnikach ustalania priorytetów. Orientuj wszystkie projekty wokół wyznaczonych celów.
• Korzystaj z narzędzi i oprogramowania PPM. Funkcjonalność PPM jest cechą charakterystyczną platform zarządzania projektami, takich jak Jira. Standardowe oprogramowanie biznesowe, takie jak Quickbooks, często zawiera narzędzia PPM. Te pomoce programowe są przydatne, jeśli zarządzasz portfelem Agile i musisz równoważyć różnorodne projekty.
• Zbuduj zespół PPM. Menedżer portfela może kształtować codzienne operacje, ale potrzebuje zespołu wsparcia, aby zoptymalizować działania. Aby ograniczyć zamieszanie, upewnij się, że każdy zespół PPM ma jasno określone obowiązki. Zawsze wspieraj współpracę między różnymi działami — różnorodne perspektywy zespołu przyczyniają się do sukcesu PPM.
• Wdróż skuteczne zarządzanie. Zgodność z procesami firmy może ulec pogorszeniu z wielu powodów, w tym wskutek braku rozliczania z odpowiedzialności i niejasnych instrukcji. PPM, przy wsparciu ze strony solidnych protokołów zarządzania, eliminuje te zagrożenia, by zapewnić przestrzeganie we wszystkich projektach tych samych wytycznych, zgodnych z celami firmy.
• Stosuj ciągłe doskonalenie. Praktyki PPM powinny naturalnie ewoluować i dopasowywać się do zmiennych celów biznesowych. Modyfikacje mogą być wynikiem zmian presji rynkowej, nowych linii produktów itp. Jeśli regularnie sprawdzasz krytyczne wskaźniki wydajności, takie jak wskaźniki ukończenia projektu, możesz oceniać kondycję portfela i uczyć się na błędach popełnionych przy poprzednich projektach.

Funkcja Plany platformy Jira ułatwia stosowanie strategicznego PPM, tworząc pojedyncze źródło rzetelnych informacji, które pozwala na planowanie harmonogramu pracy, mapowanie zależności i nie tylko. Funkcja ta może być Ci znana pod swoją pierwotną nazwą: Advanced Roadmaps.

Maksymalizacja sukcesu dzięki strategicznemu zarządzaniu portfelami projektów (PPM)

PPM pomaga firmie utrzymać wyznaczony kurs. Projekty, które są zbyt dużym obciążeniem finansowym lub oddalają się od określonych standardów, nie przejdą pomyślnie przeglądów PPM. Zastosowanie metod PPM pomaga zmaksymalizować sukces poprzez wyróżnianie projektów o najlepszych wynikach.

Korzystanie z platformy Jira do zarządzania portfelem projektów ma jeszcze więcej zalet. Oprogramowanie to pomaga w następujących obszarach:

• Zgodność i koordynacja.
• Dostosowywanie planów do nowych reguł.
• Reagowanie na zmiany w branży.
• Wykorzystywanie danych do symulowania możliwych wyników.

Chcesz teraz sprawdzić, jaki wpływ PPM może mieć na Twoje operacje? Już dziś zacznij bezpłatnie korzystać z funkcji Plany platformy Jira.