Przewodnik po zarządzaniu portfelem projektów (PPM)
Przeglądaj tematy
Rozwój firmy wymaga nowych i stale zmieniających się inicjatyw. Zarządzanie portfelem projektów centralizuje każdą inicjatywę, zapewniając firmie całościowy obraz obecnych i przyszłych przedsięwzięć. Taka szeroka perspektywa pozwala zwiększyć koordynację działań zespołów i ułatwia rozpoznawanie nieaktualnych strategii.
Na czym polega zarządzanie portfelem projektów?
Zarządzanie portfelem projektów (PPM) zapewnia, że wszystkie projekty w portfelu są zgodne z celami strategicznymi. Podczas gdy zarządzanie projektem koncentruje się na prowadzeniu konkretnego projektu, PPM zapewnia holistyczne spojrzenie. Każdy projekt podlega przeglądowi przez zespół PPM.
Firmy w miarę rozwoju często angażują się w zbyt wiele projektów. Inicjatywy nawarstwiają się, do czasu gdy pracownicy poczują się przeciążeni, a produkcja zacznie kuleć.
PPM powstrzymuje ten problem. Planowanie potencjału wykonawczego jest integralną częścią roli eksperta PPM, a każdy projekt w firmie jest objęty obliczeniami.
Główne komponenty zarządzania portfelem projektów
Dojrzały proces PPM wymaga co najmniej czterech elementów:
- Nadzór nad portfelem: Zasady regulujące portfel powinny dotyczyć wyboru, przeglądu i ustalania priorytetów projektów. Aby stworzyć te zasady, określ długo- i krótkofalowe cele firmy.
- Zarządzanie zasobami: Staranne planowanie zasobów pozwala maksymalnie zwiększyć możliwości poprzez przydzielanie pomocy tam, gdzie jest ona najbardziej skuteczna. W ramach PPM zasoby przepływają do projektów o znaczeniu krytycznym.
- Zarządzanie ryzykiem: Należy określić potencjalne zagrożenia poprzez opracowanie planu uwzględniającego istotne czynniki dotyczące branży. Przykładowo kiedy uruchamiasz centrum danych, ważny jest koszt chipów komputerowych. Wzrost cen może wpłynąć negatywnie na przepływy pieniężne.
- Zarządzanie wydajnością: Twój zespół musi zdefiniować sukces każdego projektu i monitorować wydajność. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, skorzystaj z regularnych raportów o stanie lub zaawansowanego narzędzia do PPM, takiego jak Jira.
Strategie efektywnego zarządzania portfelem projektów
Efektywny projekt PPM będzie w każdym przypadku wyglądał inaczej. Niektóre firmy chcą zmniejszyć obecne obciążenie projektami, podczas gdy inne chcą stale wprowadzać nowe pomysły. Niezależnie od Twoich ostatecznych celów możesz wdrożyć skuteczne strategie, dzięki którym Twoja firma będzie przestrzegała zasad PPM.
Kontynuacja monitorowania i dostosowywania
Sukces PPM zależy od ciągłego monitorowania i dostosowywania. Cele zmieniają się ze względu na konkurencję, technologię i inne zmiany. Chociaż oś czasu projektu dla Twojego portfela może być poprawna, warto zachować elastyczność. Pojawienie się nowego rywala może oznaczać, że Twoja macierz priorytetów będzie wymagać korekty.
Przeprowadzenie przeglądu podsumowującego cele projektu, koszty i zarobki pomoże Ci ocenić, czy dany projekt wymaga większej czy mniejszej uwagi. Ponowne dostosowanie projektu może być również konieczne, aby zachować zgodność z celami biznesowymi. Konkretne wskaźniki związane z projektem, takie jak zwrot z inwestycji i zaangażowanie w reklamy, umożliwiają śledzenie wydajności w czasie.
Jira Align: Best overall for project portfolio management
Jira Align is a project management tool that allows you to create a centralized hub where all your teams can stay on the same page with project portfolios and detailed roadmaps. All your work in Jira Align is visible in real-time, allowing everyone to track project progress and collaborate.
Jira Align is also an excellent tool for making decisions based on project portfolio data — from deploying the right team to choosing which project to focus on next.
Jira: Best for project tracking
Jira turns complex projects into easy-to-track tasks. Whether you’re working on a massive project involving several teams or a small, single-team project, Jira helps you organize work into milestones so everything is broken down into achievable steps.
You can also link individual tasks to goals so teams can see how their contributions affect the project as a whole. Jira templates simplify organizing and streamlining projects with powerful tools like Scrum and Kanban boards.
Jira Service Management: Best for service requests
Jira Service Management is designed to unite dev, IT, and business teams to deliver the best service. You can use Jira Service Management to track and manage IT and employee support requests, preventing these issues from delaying your workflows and projects. These service requests can even be integrated into project workflows to simplify tracking service requests and incidents. When you don’t have to worry about backlogged service requests or issues, you can focus on tackling the project(s) in front of you.
Confluence: Best for knowledge sharing and documentation
Confluence offers a simple solution for bringing teams together and ensuring everyone is on the same page. With Confluence, you can create pages and fill them with project details. Members across teams can access these pages to ensure they’re on the same page, which plays a key role in project planning.
Confluence pages can include knowledge base articles, FAQs about a project, team updates, technical specs and design docs, and project documentation. Even better, you can neatly organize that information to make it easy to digest.
Confluence whiteboards: Best for visual brainstorming and collaboration
Think of Confluence whiteboards as a virtual version of the whiteboards we use in real life. Like those whiteboards, Confluence whiteboards are a great tool for visual brainstorming and collaboration. You can use Confluence whiteboards to map out project ideas, brainstorm in real-time, and generate insights that help drive decision-making.
Jira Product Discovery: Best for road mapping and prioritization
Jira Product Discovery is an excellent tool for capturing ideas and creating a project roadmap. You can use Jira Product Discovery to map out product ideas to better understand what you should prioritize based on how it impacts your customers.
Data and customer insights help you prioritize ideas, while custom roadmaps make it easy to keep various teams and stakeholders informed about projects and product development.
Atlas: Best for goal-setting and tracking
Keeping teams aligned with your long-term goals and on the same page can be difficult, but Atlas offers a simple solution. Atlas is a central hub where team members can communicate and ensure they align with organizational goals.
Teams can use Atlas to ensure everyone knows which tasks they’re responsible for and their boundaries. You can also use Atlas to track team progress, giving you a better understanding of what you’re doing, why you’re doing it, and how it’s going. All Atlas' features and functionality are moving to the Platform, meaning iff you are a current Atlassian customer who owns Jira, Jira Product Discovery, Confluence or Compass, you can join the Early Access Program in the Admin Hub.
Loom: Best for async video communication
With remote work becoming the norm and people working across different time zones, live video chat tools aren’t always effective. Loom offers an alternative to live video chat tools, allowing you to record asynchronous (async) videos that other team members can view on their own time.
Team members can use Loom to record a quick video update or offer feedback on a project, keeping everyone on the same page even if they’re not in the same time zone.
Najlepsze praktyki dotyczące PPM
Wprowadzenie i utrzymanie środowiska PPM wymaga skoncentrowanego wysiłku, niezależnie od wielkości firmy. Oto kilka najlepszych praktyk do rozważenia:
- Ustanów ramy PPM. Przed wdrożeniem zdefiniuj strategię PPM. Pomyśl o kryteriach wyboru projektów i wskaźnikach ustalania priorytetów. Orientuj wszystkie projekty wokół wyznaczonych celów.
- Korzystaj z narzędzi i oprogramowania PPM. Funkcjonalność PPM jest cechą charakterystyczną platform zarządzania projektami, takich jak Jira. Standardowe oprogramowanie biznesowe, takie jak Quickbooks, często zawiera narzędzia PPM. Te pomoce programowe są przydatne, jeśli zarządzasz portfelem Agile i musisz równoważyć różnorodne projekty.
- Zbuduj zespół PPM. Menedżer portfela może kształtować codzienne operacje, ale potrzebuje zespołu wsparcia, aby zoptymalizować działania. Aby ograniczyć zamieszanie, upewnij się, że każdy zespół PPM ma jasno określone obowiązki. Zawsze wspieraj współpracę między różnymi działami — różnorodne perspektywy zespołu przyczyniają się do sukcesu PPM.
- Wdróż skuteczne zarządzanie. Zgodność z procesami firmy może ulec pogorszeniu z wielu powodów, w tym wskutek braku rozliczania z odpowiedzialności i niejasnych instrukcji. PPM, przy wsparciu ze strony solidnych protokołów zarządzania, eliminuje te zagrożenia, by zapewnić przestrzeganie we wszystkich projektach tych samych wytycznych, zgodnych z celami firmy.
- Stosuj ciągłe doskonalenie. Praktyki PPM powinny naturalnie ewoluować i dopasowywać się do zmiennych celów biznesowych. Modyfikacje mogą być wynikiem zmian presji rynkowej, nowych linii produktów itp. Jeśli regularnie sprawdzasz krytyczne wskaźniki wydajności, takie jak wskaźniki ukończenia projektu, możesz oceniać kondycję portfela i uczyć się na błędach popełnionych przy poprzednich projektach.
Funkcja Plany platformy Jira ułatwia stosowanie strategicznego PPM, tworząc pojedyncze źródło rzetelnych informacji, które pozwala na planowanie harmonogramu pracy, mapowanie zależności i nie tylko. Funkcja ta może być Ci znana pod swoją pierwotną nazwą: Advanced Roadmaps.
Maksymalizacja sukcesu dzięki strategicznemu zarządzaniu portfelami projektów (PPM)
PPM pomaga firmie utrzymać wyznaczony kurs. Projekty, które są zbyt dużym obciążeniem finansowym lub oddalają się od określonych standardów, nie przejdą pomyślnie przeglądów PPM. Zastosowanie metod PPM pomaga zmaksymalizować sukces poprzez wyróżnianie projektów o najlepszych wynikach.
Korzystanie z platformy Jira do zarządzania portfelem projektów ma jeszcze więcej zalet. Oprogramowanie to pomaga w następujących obszarach:
- Zgodność i koordynacja.
- Dostosowywanie planów do nowych reguł.
- Reagowanie na zmiany w branży.
- Wykorzystywanie danych do symulowania możliwych wyników.
Chcesz teraz sprawdzić, jaki wpływ PPM może mieć na Twoje operacje? Już dziś zacznij bezpłatnie korzystać z funkcji Plany platformy Jira.