Opracowywanie planu zarządzania ryzykiem

Czym jest plan zarządzania ryzykiem?

Plan zarządzania ryzykiem to szczegółowy dokument, który przedstawia i kodyfikuje procesy oraz osoby odpowiedzialne za identyfikację, ocenę, monitorowanie i ograniczanie ryzyk oraz zarządzanie nimi. Twoja firma potrzebuje planu zarządzania ryzykiem korporacyjnym i planu zarządzania ryzykiem projektowym dla każdego znaczącego projektu korporacyjnego.

Dlaczego plany zarządzania ryzykiem są ważne?

Nieuwzględnione ryzyka mogą stać się zagrożeniami, które zakłócą realizację krytycznego projektu lub działalność całej firmy. Plany zarządzania ryzykiem pomagają wdrożyć skuteczną ochronę przed takimi sytuacjami, zapewniając wiele korzyści, takich jak:

• Aktywna identyfikacja ryzyka: skuteczne plany zarządzania ryzykiem mogą pomóc firmie zidentyfikować ryzyka i podjąć kroki w celu ich ograniczenia, zanim wpłyną one negatywnie na harmonogram krytycznego projektu lub działalność biznesową.
• Lepsze podejmowanie decyzji: plany zarządzania ryzykiem mogą pomóc w gromadzeniu i wykorzystywaniu lepszych danych dotyczących ryzyka, usprawniając działania mające na celu jego unikanie i ograniczanie.
• Efektywna alokacja zasobów: Przejrzyste, dobrze opracowane plany zarządzania ryzykiem mogą usprawnić planowanie zasobów. Dzięki temu do każdego projektu związanego z zarządzaniem ryzykiem można przypisać odpowiednie osoby i zasoby, ograniczając lub eliminując dublowanie prac i niewykonane zadania.
• Lepsza komunikacja: Plany zarządzania ryzykiem mogą pomóc w informowaniu zespołów projektowych i ds. zarządzania ryzykiem, decydentów oraz interesariuszy o postępach projektu. Mogą również zawierać harmonogramy regularnych przeglądów, aktualności i szczegółowe informacje o członkach zespołu.
• Sukces projektu: Dobrze opracowane plany zarządzania ryzykiem dostarczają wszystkich informacji niezbędnych do zmaksymalizowania ochrony projektów i firmy przed zagrożeniami. Wszystkie fazy zarządzania projektem — planowanie, realizacja i zarządzanie — muszą obejmować mechanizmy zarządzania ryzykiem. Skuteczne zarządzanie zagrożeniami i ochrona przed nimi to przedsięwzięcie, które samo w sobie jest sukcesem. Zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia najważniejszych kamieni milowych w zarządzaniu projektami.

7 kroków do opracowania skutecznego planu zarządzania ryzykiem

Każdy plan zarządzania ryzykiem musi uwzględniać siedem kroków, aby zapewnić skuteczną ochronę projektów i firmy przed zagrożeniami.

Identyfikacja ryzyka

• Wykorzystaj techniki, takie jak burza mózgów i analiza SWOT (mocne i słabe strony, możliwości i zagrożenia), aby odkryć potencjalne ryzyka.
• Ściśle współpracuj z liderami i zespołami IT, aby zapewnić integrację i synchronizację prac związanych z zarządzaniem ryzykiem cybernetycznym i niecybernetycznym tam, gdzie to możliwe.
• Prowadź szczegółową listę wszystkich zidentyfikowanych ryzyk.
• Wyznacz konkretne osoby do prowadzenia i aktualizowania list ryzyk.

Przeprowadzenie oceny ryzyka

• Do oceny każdego ryzyka zastosuj metody jakościowe i ilościowe.
• Ustal priorytety ryzyk zgodnie z ich potencjalnym oddziaływaniem na projekt lub działalność firmy.

Analiza wyzwalaczy ryzyk

• Określ, które zdarzenia lub warunki mogą spowodować wystąpienie każdego ryzyka.
• Stale monitoruj swoje środowisko pod kątem oznak zagrożenia. W miarę możliwości korzystaj z automatycznego monitorowania i powiadamiania.
• Opracuj, udokumentuj, rozpowszechniaj oraz regularnie testuj i aktualizuj plany awaryjne, aby szybko reagować na zidentyfikowany wyzwalacz.

Opracowanie planu reagowania na ryzyko

• Wybierz odpowiednie strategie dla każdego ryzyka. Opcje obejmują unikanie, redukcję, retencję, dywersyfikację, transfer za pośrednictwem umów i polis ubezpieczeniowych oraz akceptację.
• Opracuj, udokumentuj, rozpowszechniaj oraz regularnie testuj i aktualizuj szczegółowe plany postępowania w przypadku ryzyk o wysokim priorytecie.

Wyznaczenie właścicieli ryzyk

• Przypisz szczegółowe obowiązki konkretnym członkom zespołu.
• Upewnij się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki.
• Regularnie przeglądaj wszystkie przydziały i aktualizuj je w razie potrzeby w odpowiedzi na zmiany personalne lub środowiska ryzyk.

Wdrożenie planu zarządzania ryzykiem

• Wprowadź plan zarządzania ryzykiem w życie po powiadomieniu wszystkich zaangażowanych członków zespołu projektowego i interesariuszy.
• Upewnienie się, że wdrożenie planów zarządzania ryzykiem dla konkretnych projektów wiąże się z niewielkimi zakłóceniami w działalności biznesowej niezwiązanej z tymi projektami lub nie powoduje takich zakłóceń.

Monitorowanie i weryfikacja

• Upewnij się, że każdy plan zarządzania ryzykiem obejmuje kroki i harmonogramy regularnych testów i przeglądów.
• Monitoruj wszystkie aspekty działań związanych z zarządzaniem ryzykiem, wykorzystując w miarę możliwości zautomatyzowane rozwiązania do monitorowania i powiadamiania.
• Regularnie weryfikuj i aktualizuj plan zarządzania ryzykiem, aby odzwierciedlić nowe informacje i zmiany.

Najlepsze praktyki w zakresie planów zarządzania ryzykiem

Nawet najlepsze plany zarządzania ryzykiem nie wystarczą, aby identyfikować, oceniać, monitorować i ograniczać ryzyka lub ustalać ich priorytety bez zapewnienia pomocy i wsparcia. Kilka dodatkowych najlepszych praktyk ułatwi przekształcenie planów zarządzania ryzykiem w skuteczne działania w tym zakresie:

• Zbudowanie kultury zarządzania ryzykiem. Użytkownicy, w tym współpracownicy, klienci, decydenci i partnerzy, wspólnie stanowią największe ryzyko dla Twojej firmy. Jest to szczególnie prawdziwe w odniesieniu do środowiska IT, gdzie cyberzagrożenia mogą doprowadzić do przestoju całej firmy. Edukacja, szkolenia i regularna komunikacja na temat zagrożeń i ich ograniczania mogą pomóc w redukcji ryzyk generowanych przez użytkowników. Te działania mogą przyczynić się do zbudowania kultury zarządzania ryzykiem, w której użytkownicy unikają zagrożeń, zamiast je wywoływać lub ignorować.
• Zaangażowanie interesariuszy i współpraca z nimi. Plany zarządzania ryzykiem powinny obejmować konkretne kroki w celu identyfikacji i zaangażowania osób, na które mają one największy wpływ, oraz regularnej komunikacji z nimi. Te kroki pomagają zminimalizować zakłócenia i zapobiegać dezorientacji interesariuszy. Mogą również pomóc przekształcić niektórych biernych obserwatorów w aktywnych uczestników.
• Zachowanie zgodności z przepisami. Przepisy dotyczące przetwarzania przez firmy danych osobowych, poufnych i zastrzeżonych stale ewoluują. Od większych firm coraz częściej wymaga się zgodności z wieloma ramami i przepisami. Godne uwagi przykłady planów zarządzania ryzykiem uwzględniają ramy cyberbezpieczeństwa SOC (System and Organization Controls) 2 oraz międzynarodową normę zarządzania informacjami ISO/IEC 27001. Brak zgodności z przepisami może narazić firmę na znaczące grzywny, ryzyko utraty reputacji i ograniczone możliwości współpracy z większymi partnerami. Zrozumienie i uwzględnienie wszystkich istotnych kwestii dotyczących zgodności z przepisami w ramach planów zarządzania ryzykiem ma kluczowe znaczenie.
• Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami. Do zarządzania ryzykiem powinny być wykorzystywane te same systemy, procesy i osoby, których firma używa do zarządzania projektami. Biegłość, wiedza i zasoby, takie jak szablony i integracje z innymi systemami firmy, mogą ułatwić i przyspieszyć podejmowanie działań. Jest to szczególnie ważne, jeśli firma korzysta z wydajnych, elastycznych i łatwych do dostosowania narzędzi, takich jak Confluence.

Przygotowanie firmy na wyzwania przyszłości dzięki planowi zarządzania ryzykiem

Plany zarządzania ryzykiem mogą pomóc firmie w identyfikacji i ograniczaniu ryzyk oraz zarządzaniu nimi w sposób spójny i skuteczny. Minimalizowanie i ograniczanie ryzyk pomaga zapewnić firmie bardziej elastyczne, niezawodne i bezpieczne podstawy do rozwoju i transformacji cyfrowej.

Confluence ułatwia opracowywanie i wdrażanie skutecznych planów zarządzania ryzykiem dzięki następującym możliwościom:

• Uporządkowanie chaosu: Confluence może pomóc w przekształceniu rozproszonych wysp informacji i doświadczeń we wspólne, przydatne zasoby. Centralizuje kluczową wiedzę całej firmy i związaną z projektami, zapewniając do niej natychmiastowy i bezpieczny dostęp. Confluence pomaga menedżerom projektów i menedżerom ds. ryzyka znaleźć poszukiwane informacje i odkryć potrzebne treści.
• Udostępnianie w zespołach: Liderzy i członkowie zespołów mogą zapraszać inne osoby do współpracy prowadzonej za pośrednictwem funkcji edycji w czasie rzeczywistym i komentarzy śródwierszowych. Po sfinalizowaniu planów zarządzania ryzykiem i innych dokumentów można je udostępnić interesariuszom i decydentom w firmie.
• Dostępność szablonów i pomoc w ich tworzeniu: Confluence zawiera bezpłatne szablony, które mogą pomóc w planowaniu i zarządzaniu ryzykiem w firmie, a także w całym cyklu zarządzania projektami.

Rozpocznij już dziś, korzystając z bezpłatnego szablonu macierzy oceny ryzyka.