Czym jest wskaźnik CPI

Czym jest wskaźnik CPI?

CPI to wskaźnik, który mierzy efektywność kosztową poprzez porównanie planowanego budżetu z rzeczywistymi kosztami realizacji projektu. Pokazuje, czy wydajesz więcej, czy mniej niż zaplanowano na ukończenie prac, dzięki czemu możesz zorientować się, czy masz wystarczająco środków, aby zrealizować cele projektu.

Kierownicy projektów wykorzystują CPI jako standardową metodę śledzenia kosztów i pomiaru realizacji budżetu w całym cyklu życia projektu. Jest on o tyle wartościowy, że stanowi obiektywną miarę efektywności kosztowej, którą można porównać w ramach różnych projektów i okresów.

Obliczenie wskaźnika CPI pozwala uzyskać liczbę, która dokładnie określa status finansowy Twojego projektu:

• Wskaźnik CPI powyżej 1,0 oznacza, że nie przekraczasz budżetu i pracujesz wydajnie
• Wskaźnik CPI wynoszący dokładnie 1,0 oznacza, że mieścisz się dokładnie w zakładanym budżecie
• Wskaźnik CPI poniżej 1,0 oznacza, że przekraczasz budżet i wydajesz więcej niż planowano

Jak obliczyć CPI

Obliczanie wskaźnika CPI jest proste pod warunkiem zrozumienia, z czego się składa. Potrzebujesz tylko dwóch informacji:

1. Wartość wypracowana (earned value, EV): Wartość prac wykonanych do tej pory.
2. Koszt rzeczywisty (actual cost, AC): Całkowity koszt wykonanych prac.

Aby prawidłowo obliczyć wskaźnik CPI, zbierz dane z następujących dokumentów:

• Sprawozdania budżetowe
• Arkusze czasu pracy
• Ewidencje wydatków
• Raporty o postępach

Wzór na wskaźnik CPI

Wzór na wskaźnik CPI jest następujący:

CPI = wartość wypracowana (EV) / koszt rzeczywisty (AC)

Przyjrzyjmy się przykładowi obliczenia wskaźnika CPI:

Jeśli zespół wykonał pracę o wartości 50 000 USD (EV) i wydał 45 000 USD (AC):

CPI = 50 000 USD/45 000 USD = 1,11

Wynik tego obliczenia wskazuje, że projekt przebiega sprawnie, przynosząc 1,11 USD za każdy wydany dolar.

Dlaczego wartość CPI może ulegać zmianie?

Na wartość CPI może wpływać kilka czynników. Zrozumienie tych zmiennych pomaga zespołom planować potencjał wykonawczy i w razie potrzeby dostosowywać podejście:

• Zmiany zakresu projektu: Zwiększenie lub zmniejszenie wymagań ma bezpośredni wpływ na wskaźnik CPI. Przykładowo dodanie nowych funkcji w projekcie tworzenia oprogramowania oznacza więcej pracy, niż początkowo przewidziano w budżecie, potencjalnie powodując spadek wskaźnika CPI poniżej 1,0. Ewentualnie zmniejszenie zakresu może poprawić wskaźnik CPI, jeśli budżet pozostanie niezmieniony.
• Nieoczekiwane problemy techniczne: Mogą wystąpić trudności techniczne, których nie przewidziano w pierwotnym budżecie. Przykładowo zespół programistów może odkryć, że integracja dwóch systemów jest bardziej skomplikowana niż przewidywano, co wymaga dodatkowych godzin i zasobów, których nie zaplanowano, a tym samym negatywnie wpływa na wskaźnik CPI.
• Korekty przydzielania zasobów: Na wartość wskaźnika CPI znaczący wpływ mogą mieć zmiany w składzie lub dostępności zespołu. Zatrudnienie droższych wykonawców w celu wywiązania się z terminów, utrata kluczowych członków zespołu i szkolenie zastępców może zwiększyć rzeczywiste koszty i obniżyć wartość wskaźnika CPI.
• Wahania rynkowe: Na CPI mogą wpływać zewnętrzne czynniki gospodarcze, które są poza Twoją kontrolą. Przykładowo nagły wzrost kosztów materiałów, zmiany kursów walut lub inflacja mogą wpłynąć na rzeczywiste koszty, nawet jeśli ilość pracy pozostaje taka sama.
• Opóźnienia harmonogramu: Opóźnienia realizacji projektów często wiążą się z dodatkowymi kosztami. Wydłużenie terminów oznacza więcej roboczogodzin, dłuższy okres wynajmu sprzętu lub większe koszty ogólne, które nie były uwzględnione w pierwotnym budżecie, co z kolei przekłada się na pogorszenie wskaźnika CPI.
• Zmiany cen u dostawców: Dostawcy mogą z różnych powodów zmienić ceny, co wpływa na rzeczywiste koszty projektu. Dostawca może podnieść stawki w trakcie realizacji projektu lub konieczne może być skorzystanie z usług droższego dostawcy w celu spełnienia wymogów jakościowych, a to nie pozostaje bez wpływu na wskaźnik CPI.

Zrozumienie tych czynników pozwala kierownikom projektów przewidywać potencjalne wahania CPI i podjąć kroki pozwalające na zachowanie rygorów budżetowych. Monitorując je, zespoły mogą odpowiednio wcześnie rozpoznawać zagrożenia i wdrożyć środki zaradcze, zanim wpłyną one znacząco na wyniki finansowe projektu.

Jak interpretować wartości wskaźnika CPI

Chociaż podstawowe obliczenie wskaźnika nie jest skomplikowane, trzeba wiedzieć, jak interpretować jego wartości i jakie działania podejmować.

Wartość wskaźnika CPI powyżej 1,0 oznacza, że Twój projekt jest realizowany efektywnie i nie przekracza budżetu. Przykładowo CPI wynoszący 1,15 oznacza, że za każdego wydanego dolara wykonujesz pracę o wartości 1,15 USD — a zatem efektywność kosztowa wynosi 15%. Może to wynikać z faktu, że Twój zespół znalazł innowacyjne sposoby na dostarczanie wartości lub że początkowe szacunki budżetowe były ostrożne.

Gdy CPI wynosi dokładnie 1,0, wydajesz dokładnie tyle, ile jest zapisane w budżecie. Rzeczywiste koszty idealnie odpowiadają zaplanowanym wydatkom, co dowodzi dobrego planowania i wykonania. Chociaż tak perfekcyjna zgodność z założeniami zdarza się rzadko, to właśnie do niej dąży większość projektów.

CPI poniżej 1,0 oznacza, że projekt przekracza założenia budżetowe. Przykładowo, gdy CPI jest równy 0,85, generujesz tylko 85 centów wartości za każdego wydanego dolara — czyli przekraczasz koszty o 15%. W takim wypadku konieczna jest szybka analiza i ewentualne podjęcie działań naprawczych, aby zapobiec dalszemu drenowaniu budżetu.

Jak wykorzystać wskaźnik CPI do poprawy wydajności projektu

Oto jak wykorzystać dane CPI, aby projekt przebiegał sprawniej:

• Zarządzanie zasobami: Obserwuj trendy wskaźników CPI, aby podejmować lepsze decyzje dotyczące zespołu i narzędzi. W przypadku dostrzeżenia problemów możesz szybko zmodyfikować zadania lub zmienić skład zespołu, aby kontrolować koszty.
• Kontrola zakresu: Wykorzystaj wartości CPI, aby wyjaśnić interesariuszom niezbędne zmiany zakresu projektu. Jeśli CPI spada, może być konieczne przesunięcie terminu wykonania niektórych funkcji na później lub zmodyfikowanie dostawy.
• Zarządzanie budżetem: Wskaźniki CPI pokazują, gdzie pieniądze są dobrze wydawane, a gdzie marnowane. Możesz przesunąć środki z zadań, które są realizowane prawidłowo, aby rozwiązać problemy w innych obszarach.
• Koordynacja prac zespołu: Informuj zespół o celach dotyczących wskaźników CPI i wszelkich zmianach, aby wszyscy zrozumieli, jak wpływają one na koszty. Gdy zespół widzi, jak jego prace wpływają na budżet, dokonuje lepszych wyborów.
• Zarządzanie ryzykiem: Monitoruj zmiany wskaźnika CPI, aby odpowiednio wcześnie rozpoznać ewentualne problemy. Dzięki temu możesz je rozwiązać, zanim zaczną generować wysokie koszty.
• Planowanie na przyszłość: Wykorzystaj wnioski z bieżących projektów, aby dokonywać lepszych szacunków i podejmować trafniejsze decyzje dotyczące planowania projektów w przyszłości. Zarówno sukcesy, jak i pomyłki mogą być szansą na ulepszenie kolejnego projektu.

Confluence ułatwia śledzenie i udostępnianie wszystkich tych pomiarów CPI. Tworząc proste pulpity, zespoły mogą obserwować wydajność, otrzymywać automatyczne raporty i przechowywać całą dokumentację w jednym miejscu. Kontrolowanie kosztów jest prostsze, gdy każdy może wyświetlać i udostępniać potrzebne informacje.

Obserwowanie CPI w Confluence pozwala Ci dbać o prawidłowy poziom wydatków w projekcie i działać szybko w razie zmiany sytuacji. Dobra dokumentacja i współpraca projektowa pomagają wprowadzać w projekcie realne ulepszenia na podstawie wartości wskaźników CPI.

Przykłady wskaźników CPI

Przyjrzyjmy się dwóm rzeczywistym przykładom tego, jak wskaźnik CPI pomaga zespołom zrozumieć budżety i zarządzać nimi:

Poniżej budżetu: Uruchomienie kampanii marketingowej

Zespół ds. marketingu cyfrowego prowadzi sześciomiesięczną kampanię o budżecie wynoszącym 100 000 USD. Po trzech miesiącach sprawdza dotychczasowe liczby:

• Wartość wypracowana (wartość wykonanej pracy): 50 000 USD
• Koszt rzeczywisty (wydane pieniądze): 40 000 USD
• CPI = 50 000 USD/40 000 USD = 1,25

Co to oznacza:

• Zespół generuje wartość 1,25 USD na każdego wydanego dolara
• Mieści się 25% poniżej założeń budżetowych, co dowodzi doskonałej efektywności kosztowej
• Ta wysoka wydajność jest efektem:
  • Znalezienia niższych stawek reklamowych niż planowano
  • Ponownego wykorzystania istniejących treści zamiast tworzenia wszystkiego od podstaw
  • Uzyskania lepszych wyników przy mniejszej liczbie płatnych reklam

Dalsze działania: Zespół wykorzystał te oszczędności do przetestowania nowych kanałów reklamowych, jednocześnie nadal nie przekraczając budżetu. Udokumentował także skuteczne strategie oszczędzania kosztów w Confluence, aby pomóc pozostałym zespołom poprawić wydatki marketingowe.

Powyżej budżetu: Projekt tworzenia oprogramowania

Zespół programistyczny tworzy nową aplikację przy budżecie 200 000 USD. W połowie realizacji projektu:

• Wartość wypracowana (wartość wykonanej pracy): 100 000 USD
• Koszt rzeczywisty (wydane pieniądze): 120 000 USD
• CPI = 100 000 USD/120 000 USD = 0,83

Co to oznacza:

• Zespół generuje zaledwie 83 centy na każdego wydanego dolara
• Przekracza założenia budżetowe o 17%, co świadczy o słabej efektywności kosztowej
• Nadmierne wydatki są efektem:
  • Nieoczekiwanych trudności technicznych związanych z nowymi ramami postępowania
  • Konieczności zatrudnienia jeszcze jednego programisty
  • Dodatkowych wymagań testowych

Dalsze działania: Po stwierdzeniu niskiego wskaźnika CPI zespół natychmiast przejrzał zakres projektu i wprowadził w nim zmiany. Niektóre nieistotne funkcje przeniesiono do późniejszej wersji i skupiono się na podstawowych funkcjach, aby nie dopuścić do dalszego przekraczania budżetu.

Te przykłady pokazują, jak wskaźnik CPI pomaga zespołom wcześnie wykrywać problemy i podejmować merytoryczne decyzje dotyczące budżetu w trakcie realizacji projektu. Zespoły, które regularnie kontrolują CPI, mogą rozpoznawać niedociągnięcia, zanim staną się one poważnymi problemami, i odpowiednio modyfikować swoje plany. Niezależnie od tego, czy mieścisz się w budżecie, czy go przekraczasz, wskaźniki CPI przedstawiają jednoznaczne liczby, które można wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji oraz informowania interesariuszy o kondycji finansowej projektu.

Optymalizacja sukcesu projektu dzięki Confluence

Projekty kończą się sukcesem, gdy zespoły dysponują jasnymi danymi, które pomagają w podejmowaniu decyzji finansowych. Skuteczne śledzenie kosztów pozwala wszystkim — od członków zespołu po interesariuszy — dokonywać trafniejszych wyborów dotyczących budżetu i zasobów.

Wykorzystanie Confluence pozwala na znacznie łatwiejsze śledzenie CPI. Zamiast opierać się na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych i e-mailach możesz tworzyć przejrzyste pulpity, które pokazują dane CPI w czasie rzeczywistym, konfigurować automatyczne alerty dotyczące problemów z budżetem i przechowywać wszystkie raporty finansowe w jednym miejscu. Confluence umożliwia sprawną koordynację i współpracę, dając pewność, że wszyscy widzą i rozumieją aspekty finansowe projektu.

Chcesz poprawić wyniki finansowe swojego projektu? Zacznij od skonfigurowania systemu śledzenia CPI w Confluence. Skorzystaj z szablonów, takich jak np. dostępny w Confluence szablon wniosku budżetowego, aby efektywnie planować finanse i nimi zarządzać oraz dzielić się spostrzeżeniami z członkami zespołu. Zacznij łączyć zespoły i wiedzę dzięki Confluence.

Wypróbuj rozwiązanie Confluence