Jak zbudować w zespole kulturę komunikacji opartej na współpracy
Przeglądaj tematy
Piszesz „Zgodnie z moim ostatnim e-mailem...” i głęboko oddychasz. W tym czasie, Twój kolega z zespołu przeszukuje pliki, próbując znaleźć najnowszą wersję dokumentu na spotkanie, które rozpocznie się za trzy minuty. Następnie dołączasz do spotkania stand-up zespołu. Zgadnij, co się stało... Przydziały zadań z zeszłego tygodnia były niejasne, więc teraz projekt jest opóźniony. Gdziekolwiek nie spojrzysz, coś ucieka, a zespół jest tak samo sfrustrowany jak Ty. Dlatego musisz wspierać w zespole kulturę komunikacji opartej na współpracy.
Komunikacja oparta na współpracy oznacza płynną wymianę informacji i omawianie tematów w zespole w celu osiągnięcia wspólnego celu. Chociaż można by myśleć, że to oczywisty standard dla zespołów, większość pracowników twierdzi, że tak nie jest. W jednym z badań 63% pracowników stwierdziło, że chciało rzucić pracę z powodu słabej komunikacji.
Komunikacja oparta na współpracy powinna być normą dla wszystkich zespołów, ponieważ promuje przejrzystość i zachęca pracowników do otwartego dzielenia się pomysłami. Gdy do rozwijania umiejętności współpracy w zespole używane są narzędzia współpracy i sprawdzone taktyki komunikacji, wszyscy wygrywają. Oto, jak pomóc pracownikom wydajnie pracować i doceniać ich wkład.
Prowadź współpracę i komunikację z jednego miejsca
Stworzenie efektywnego przepływu pracy opartego na współpracy nie jest możliwe, jeśli zespół odwołuje się do różnych dokumentów, pracuje w osobnych narzędziach lub stale walczy z silosami komunikacyjnymi. Pierwszym krokiem do promowania kultury komunikacji opartej na współpracy jest ustanowienie standardów dotyczących tego, gdzie powinna odbywać się współpraca.
Wyznacz jedno źródło rzetelnych informacji
Tworzenie i utrzymywanie centralnej przestrzeni dla wszystkich dokumentów, wiedzy i konwersacji ma kluczowe znaczenie. Bez tego zespół będzie zmuszony przeszukiwać skrzynki odbiorcze, przeglądać pliki i gorączkowo wysyłać sobie prośby o aktualizacje statusu.
Jeśli jest jedno źródło rzetelnych informacji, każdy wie, gdzie szukać szczegółów danego projektu. Gdy cała wiedza przechowywana jest w jednym miejscu, motywuje to do współpracy, ponieważ każdy może zobaczyć swój wkład. Ponadto gdy każdy ma dostęp do tych samych informacji, może od razu zagłębić się w dyskusję, zamiast szukać dokumentów, notatek z poprzednich spotkań i powiązanych przydzielonych zadań.
Współpracuj nad każdym planem
Edytuj wspólnie dokumenty w czasie rzeczywistym
Gdy członkowie zespołu mogą wspólnie edytować dokumenty w czasie rzeczywistym, komunikacja oparta na współpracy przychodzi naturalnie. W Confluence każdy może zobaczyć wyróżnione zmiany i przejrzeć historię wersji, zwiększając przejrzystość i koordynację. Członkowie zespołu mogą zostawiać komentarze, dodawać ikony polubienia do treści innych osób, lub przypisywać zadania, oznaczając współpracowników w czynności do wykonania.
Pozytywność projektu
Chociaż może to brzmieć banalnie, pozytywne myślenie i przekazywanie tej emocji może naprawdę zmienić sposób, w jaki ludzkie mózgi reagują na sytuacje. Nikt nie chce współpracować z osobą, która jest wiecznie negatywnie nastawiona, a projektowanie pozytywności może znacznie przyczynić się do promowania komunikacji opartej na współpracy.
Dr Andrew Newberg i Mark Robert Waldman w swojej książce Words Can Change Your Brain omawiają wpływ zarówno pozytywnego, jak i negatywnego nastawienia. „Im dłużej koncentrujesz się na pozytywnych słowach, tym bardziej zaczynają [one] wpływać na inne obszary mózgu” — mówią Newberg i Waldman. „Funkcje w płacie ciemieniowym zaczynają się zmieniać, co z kolei wypływa na to, jak postrzegasz siebie i ludzi, z którymi wchodzisz w interakcje”.
Nie twierdzimy, że umieszczenie hasła „Nie martw się, bądź szczęśliwy” w biurze poprawi współpracę, ale pozytywna komunikacja pisemna z pewnością może się do tego przyczynić. Dokumentowanie komunikacji w Confluence zachęca wszystkich do zastanowienia się, jakie mają nastawienie do rozmowy.
Na przykład możesz zobaczyć grafikę i od razu pomyśleć: „Ojej, ale bałagan”, ale (miejmy nadzieję) nie wyrazisz tak ostrej i niekonstruktywnej krytyki we współdzielonym dokumencie. Zamiast tego można powiedzieć, „Lubię kolory, ale ta grafika ma wiele nakładających się elementów, co utrudnia odczytanie tekstu. Czy możemy zostawić więcej pustej przestrzeni?” Teraz projektant ma konstruktywne informacje zwrotne i prawdopodobnie bardziej pozytywnie postrzega także Ciebie jako współpracownika.
Nawet małe wspierające gesty mogą mieć duże znaczenie. W Confluence członkowie zespołu mogą polubić strony współpracowników, podobnie jak w aplikacjach portali społecznościowych. Przenieś uczucie perfekcyjnego, zbierającego polubienia selfie do miejsca pracy — polub strony Confluence swoich współpracowników, aby wyrazić swoje uznanie dla ich wkładu.
Komunikacja oparta na współpracy działa tylko wtedy, gdy każdy może bezpiecznie dzielić się swoimi opiniami. Wszystkie te współdzielone dokumenty, plany współpracy i publiczne konwersacje będą miały znacznie lepszy skutek, jeśli przyjmiesz pozytywne nastawienie.
Przyjmij postawę aktywnego słuchania do komunikacji asynchronicznej
