Kim jest lead projektu i czym się zajmuje?

Rola leada projektu

Lead projektu jest siłą napędową stojącą za realizacją projektu. Są oni praktycznymi liderami zespołów, którzy kierują codzienną pracą. W przeciwieństwie do kadry kierowniczej, która koncentruje się na strategii wysokiego szczebla, lead projektu współpracuje ze swoim zespołem, pomagając w rozwiązywaniu problemów i usuwaniu przeszkód.

Specjaliści ci odgrywają istotną rolę w podejmowaniu decyzji i planowaniu strategicznym, często ściśle współpracując z interesariuszami, aby zapewnić realizację projektów. Są aktywnymi uczestnikami, którzy zakasują rękawy i wnoszą bezpośredni wkład w pracę, jednocześnie codziennie będąc liderami i zapewniając dodatkowe wskazówki.

Różnica między leadem projektu a menedżerem projektu

Ludzie często mylą role leada projektu i menedżera projektu, ale są one zupełnie inne. Największą różnicą między leadem projektu a menedżerem projektu jest zakres ich obowiązków. Lead projektu zazwyczaj koncentruje się bardziej na przywództwie technicznym i praktycznych wskazówkach. Z kolei menedżerowie projektów koncentrują się na zadaniach administracyjnych i koordynacji zasobów.

Lead projektu jest jak kapitan drużyny, który gra u boku swoich kolegów z drużyny, jednocześnie nadając im kierunek. Z drugiej strony, menedżer projektu jest bardziej jak trener, który nadzoruje grę z boku. Organizacje mogą zdecydować się na obie role, gdy złożone projekty wymagają przywództwa technicznego i dedykowanego zarządzania projektami.

Kluczowe obowiązki leada projektu

Lead projektu żongluje wieloma obowiązkami, jednocześnie utrzymując koncentrację i produktywność zespołu. Jest częścią zespołu i jego liderem. Oto podstawowe obowiązki leada projektu:

• Kierowanie zespołem: lead projektu kieruje codziennymi działaniami, promuje współpracę i upewnia się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki. Do jego obowiązków należy podejmowanie krytycznych decyzji i usuwanie przeszkód, które mogą spowolnić pracę zespołu.
• Śledzenie kamieni milowych: leadowie projektu monitorują postępy na tle kluczowych elementów dostarczanych i dostosowują plany w razie potrzeby, aby zapewnić kontynuację prac. Wiąże się to z zarządzaniem zakresem projektu i ustalaniem priorytetów dla planowania zasobów, aby zapobiec powstawaniu wąskich gardeł.
• Zarządzanie interesariuszami: lead zespołu informuje wszystkie ważne osoby o statusie, wyzwaniach i sukcesach projektu. Regularne aktualizacje i jasna komunikacja z interesariuszami pomagają utrzymać zaufanie i wsparcie dla Twoich inicjatyw.
• Ocena ryzyka: leadowie projektu monitorują wyzwania techniczne i te związane z zespołem, aby wcześnie identyfikować potencjalne problemy i opracowywać praktyczne rozwiązania, zanim negatywnie wpłyną one na projekt.
• Kontrola jakości: lead projektu dba o to, aby elementy dostarczane spełniały wymagania, zachowując przy tym wysokie standardy przez cały okres realizacji projektu. Kontrola ta obejmuje weryfikację pracy i przekazywanie członkom zespołu konstruktywnej informacji zwrotnej.
  

Chcesz podjąć działanie w związku z tymi obowiązkami? Nasz szablon śledzenia projektu pomoże Ci zachować kontrolę.

Wypróbuj darmowy szablon śledzenia projektu

Zalety posiadania leada projektu

Dołączenie do zespołu leada projektu może radykalnie poprawić wyniki projektu i dynamikę zespołu. Oto główne korzyści, jakie on wnosi:

• Wyższa wydajność: lead projektu przyspiesza podejmowanie decyzji i ogranicza wąskie gardła dzięki szybkim, świadomym wyborom, zapewniając konsekwentną realizację projektów.
• Lepsza rozliczalność: lead projektu jasno określa odpowiedzialność za wyniki i dba o to, aby wszyscy znali swoje obowiązki. Śledzi postępy i pomaga członkom zespołu skupić się na swoich celach.
• Lepsza współpraca zespołu: leadowie projektu rozwijają środowisko, w którym członkowie zespołu efektywniej ze sobą współpracują. Pomagają eliminować izolację i zachęcają do dzielenia się wiedzą w całym zespole.
• Nadzór techniczny: dobry lead projektu przekazuje eksperckie wskazówki dotyczące złożonych kwestii i pomaga zespołowi podejmować lepsze decyzje techniczne.
• Koordynowanie interesariuszy: Twój lead projektu dba o to, aby wszyscy byli zgodni co do celów projektu, postępów i wyzwań. Regularna komunikacja pomaga utrzymać wsparcie i zarządzać oczekiwaniami.
• Ograniczanie ryzyka: leadowie projektu wcześnie identyfikują i rozwiązują potencjalne niedociągnięcia, zanim staną się poważnymi problemami. Wykorzystują swoje doświadczenie do wykrywania znaków ostrzegawczych i podejmowania działań zapobiegawczych.

Przywództwo i zarządzanie zespołem

Efektywne zarządzanie zespołem wykracza poza przypisywanie zadań. Leadowie projektów muszą rozumieć motywacje każdego członka zespołu i umieć go zachęcić do najlepszego wykonywania pracy. Oznacza to stworzenie środowiska, w którym ludzie czują się wspierani, a jednocześnie motywowani do rozwoju.

Leadowie muszą również równoważyć dążenie do wyników z utrzymywaniem morale zespołu. Polega to na rozpoznaniu, kiedy zespół potrzebuje przerwy, świętowaniu sukcesów (zarówno dużych, jak i małych) oraz wkraczaniu, gdy trzeba pomóc w dotrzymaniu terminów.

Zarządzanie czasem

Inteligentne zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Leadowie projektów muszą pomagać swoim zespołom skutecznie ustalać priorytety przy jednoczesnym dotrzymywaniu wszystkich krytycznych terminów.

Narzędzia takie jak oprogramowanie do planowania projektów mogą pomóc w śledzeniu terminów i zależności, ale leadowie projektów muszą również potrafić realistycznie przydzielać czas. Powinni uwzględniać nieoczekiwane opóźnienia i tworzyć bufor czasowy w przypadku złożonych zadań.

Komunikacja i negocjacje

Leadowie projektu muszą z równą swobodą wyjaśniać szczegóły techniczne kierownictwu, jak i omawiać status projektu z członkami zespołu. Muszą również doskonale słuchać i zbierać informacje od wszystkich interesariuszy.

Leadowie projektu powinni także umieć negocjować, zabezpieczając zasoby, rozwiązując konflikty czy dostosowując terminy. Najlepsi leadowie projektów wiedzą, jak znajdować korzystne dla obu stron rozwiązania, które zapewniają realizowanie projektów przy jednoczesnym utrzymaniu pozytywnych relacji.

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem jest niezbędnym elementem roli leada projektu. Oznacza ciągłe poszukiwanie potencjalnych problemów i opracowywanie planów ich rozwiązania, zanim wpłyną one na projekt. Chodzi o to, aby być przygotowanym, ale nie pozwolić się sparaliżować przez pytania typu „a co jeśli”.

Przykładowo lead projektu może zauważyć, że ważny członek zespołu wykazuje oznaki wypalenia zawodowego. Zamiast czekać, aż wywoła to kryzys, może aktywnie ponownie rozdzielić pracę lub zapewnić dodatkowe wsparcie, aby zapobiec opóźnieniom i utrzymać wydajność zespołu.

Rozwiązywanie problemów

Leadowie projektów potrzebują zaawansowanych umiejętności rozwiązywania problemów, aby radzić sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami. Muszą szybko analizować sytuacje, rozważać wiele rozwiązań i wybierać najlepszy sposób działania.

Kluczem jest zachowanie spokoju pod presją i podejmowanie świadomych decyzji, nawet w przypadku nieznajomości wszystkich faktów. Dobrzy leadowie projektu wiedzą, kiedy podejmować szybkie decyzje, a kiedy poświęcić więcej czasu na zebranie informacji od zespołu.

Wpływ leada projektu na sukces projektu

Wykwalifikowany lead projektu może radykalnie poprawić wyniki projektu dzięki połączeniu wiedzy technicznej z umiejętnościami przywódczymi. Pomaga zespołom efektywniej radzić sobie z wyzwaniami, jednocześnie koncentrując się na kluczowych elementach dostarczanych i standardach jakości. Dogłębne zrozumienie wymagań technicznych i dynamiki zespołu przez leada projektu pomaga mu podejmować decyzje, które utrzymują projekty na dobrej drodze.

Jego wpływ pomaga budować silniejsze zespoły przez wspieranie rozwoju umiejętności i tworzenie możliwości rozwoju, co prowadzi do lepszych wyników projektów w krótkim okresie i bardziej konkretnych zdolności organizacyjnych w dłuższej perspektywie. Leadowie projektów promują efektywną współpracę i ustanawiają jasne procesy, tworząc środowisko pracy, w którym zespoły mogą konsekwentnie realizować udane projekty.

Jak zostać leadem projektu

Większość leadów projektu zaczyna jako sprawni członkowie zespołu, którzy przyjmują większą odpowiedzialność. Jeśli chcesz zostać leadem projektu, oto jak możesz zacząć:

• Opanuj podstawy: zbuduj wysokie umiejętności techniczne w swojej dziedzinie i zyskaj dogłębne zrozumienie swojej branży. Skoncentruj się na tym, aby zostać ekspertem w swojej podstawowej dziedzinie, zanim przejmiesz rolę przywódczą.
• Przyjmuj dodatkowe obowiązki: zgłaszaj się na ochotnika do prowadzenia małych projektów lub pomocy w koordynowaniu inicjatyw zespołowych. Pozwoli Ci to zdobyć praktyczne doświadczenie w koordynowaniu projektów, a przy tym wykażesz się inicjatywą.
• Rozwijaj umiejętności przywódcze: pracuj nad umiejętnościami komunikacji, delegowania oraz rozwiązywania problemów. Szukaj okazji do bycia mentorem dla młodszych członków zespołu lub pomocy we wdrażaniu nowych współpracowników.
• Zdobywaj odpowiednie certyfikaty: rozważ uzyskanie certyfikatów z metodologii zarządzania projektami, takich jak PMP (Project Management Professional) lub PRINCE2, albo certyfikatów Agile, takich jak PSM (Professional Scrum Master) lub PMI-ACP (Agile Certified Practitioner).
• Zdobywaj doświadczenie w zarządzaniu interesariuszami: wprawiaj się, współpracując z różnymi działami i zarządzając relacjami z klientami. Wysokie umiejętności zarządzania interesariuszami są kluczowe dla leadów projektów.

Usprawnienie kierowania projektami dzięki Jirze

Leadowie projektów korzystają z Jiry, aby usprawniać codzienne przepływy pracy i utrzymywać zgodność w zespołach. Pozwala ona przypisywać zadania, śledzić postępy i zarządzać terminami w jednym miejscu.